Vanaf 1 januari 2026 moeten alle facturen die worden uitgewisseld tussen ondernemingen die onderworpen zijn aan de BTW in België (B2B) worden verzonden in een gestructureerd elektronisch formaat, bij voorkeur via het Peppol-netwerk.
Daarnaast moeten ook facturen die gericht zijn aan overheidsinstanties (B2G) via het Peppol-netwerk worden verzonden.
Vanaf versie 1.37 patch 13 wordt er een eerste stap gezet richting het verzenden van facturen via Peppol vanuit CareConnect Pharmacist.
In CareConnect Pharmacist zal het enkel mogelijk zijn om facturen te verzenden via Peppol.
Het ontvangen van facturen via Peppol zal NIET mogelijk zijn, dit dient te gebeuren via het platform van uw boekhouder.
CareConnect Pharmacist verstuurt de factuurgegevens (bedragen, btw, enz.), maar zonder detailinformatie zoals de naam van de patiënt of het artikel.
Wat betekenen B2B en B2G?
B2B (business-to-business): verwijst naar transacties tussen twee ondernemingen of professionals die onderworpen zijn aan de btw.
B2G (business-to-government): heeft betrekking op transacties waarbij een onderneming goederen of diensten levert aan een overheidsinstantie of publieke administratie.
Fiche Apotheek
Uw apotheek wordt herkend bij Peppol op basis van uw rekeningnummer die in de fiche van uw apotheek staat.
Ga naar Fiches - Apotheek - tabblad Bankrekeningen om uw gekend bankrekeningnummer te controleren.
Fiche Factureringsadres en fiche Patient:
Om de verzending van facturen via Peppol mogelijk te maken, werden in de fiche van het factureringsadres en fiche patient enkele nieuwe velden toegevoegd.
Tabblad administratief
BTW-plichtig: dit veld is standaard aangevinkt.
Als er een btw-nummer is ingevoerd (en geen KBO-nummer), wordt toch geprobeerd om via Peppol te verzenden, tenzij u aangeeft dat Peppol niet voor deze instelling zal worden gebruikt via "Peppol niet gebruiken".
Indien het factureringsadres niet BTW-plichtig is, verwijder dan het vinkje.
U kan deze informatie opvragen bij uw klant of de website van de KBO raadplegen: https://kbopub.economie.fgov.be/kbopub/zoeknummerform.html?lang=nl
KBO: In België gebruikt Peppol het KBO-nummer als basis om te controleren of een geldig btw-nummer aanwezig is.
Een KBO nummer bestaat in België meestal uit het BTW nummer zonder de Prefix "BE".
Sinds P13 hebben we geprobeerd om het KBO-nummer automatisch in te vullen op basis van het ingevoerde btw-nummer,
op voorwaarde dat we een geldig KBO-nummer kunnen ‘detecteren’ in het btw-veld.
Let op: we hebben dit ALLEEN gedaan voor adressen in België!
TIP: Maak voor uzelf een overzicht van alle facturatieadressen waar u vorig jaar aan heeft gefactureerd.
Dit kan u snel en efficient doen via onderstaande stappen:
Ga naar Administratie - Facturering - kies type rapport: Facturen per klant
Selecteer volgende Criteria:
Periode: Geef hier de periode van 01/01/2024 tot en met 31/12/2025 in.
Klik op Laden
Print deze lijst af en markeer voor welke facturatieadressen u via Peppol moet versturen.
Voor deze facturatieadressen kan u reeds het KBO nummer en/of indien op specifieke vraag van de klant het Peppol ID opvragen.
Peppol-ID/GLN nummer: Een Peppol ID is het identificatienummer dat binnen het Peppol-netwerk wordt gebruikt om elektronische documenten te verzenden en te ontvangen.
Een GLN-nummer is een uniek nummer dat een apotheek of locatie identificeert. In België begint een GLN meestal met 54 (landcode België).
Bij het versturen van Peppol-facturen naar een WZC (Woonzorgcentrum) met één btw-nummer maar meerdere afdelingen, is het cruciaal om het specifieke Peppol-adres of de unieke code van de afdeling (vaak een GLN-nummer) te gebruiken.
Hoewel het btw-nummer identiek is, zorgen deze afdelingscodes via het Peppol-netwerk voor de juiste aflevering.
Vraag het WZC om de juiste GLN-nummer of Peppol-ID per afdeling om facturatiefouten te voorkomen
Voorbeeld GLN nummer:
GLN: 5412345000008 ( wordt steeds gecombineerd met schema 0088: als Peppol ID) - schema gevolgd door GLN nummer geeft u dan in bij Peppol ID = 0088:5412345000008
Peppol niet gebruiken: Vink dit vakje aan als u geen facturen via Peppol wilt verzenden voor dit specifieke factureringsadres.
Wanneer het selectievakje niet is aangevinkt en de verzending via Peppol mislukt (bijvoorbeeld omdat de ontvanger niet bij Peppol is geregistreerd of nog niet verplicht is om het netwerk te gebruiken),
verschijnt er een waarschuwingsmelding dat de factuur niet kon worden verzonden. Om deze meldingen te voorkomen, adviseren wij om het vakje aan te vinken wanneer de ontvanger geen gebruik maakt van Peppol.
Bij het versturen van een factuur via Peppol controleert het systeem eerst het Peppol-ID en vervolgens het KBO-nummer.
Als deze velden niet zijn ingevuld, wordt automatisch het BTW-nummer gebruikt.
U kunt bovenstaande opties ook aanduiden In Aflevering:
Aankoopordernummer
Aan het tabblad Facturering is een nieuwe functie toegevoegd: Aankoopordernummer verplicht.
Deze optie is standaard niet aangevinkt.
Wat: Een aankoopordernummer komt overeen met het nummer van de offerte die de apotheker van de klant ontvangt om de link met de bestelling te leggen.
Indien u wil dat er verplicht een aankoopordernummer wordt ingevoerd bij het aanmaken van een factuur, kunt u dit aanvinken.
Deze optie is zowel in Fiche van het factureringsadres en fiche patiënt toegevoegd aan tabblad facturering:
U kan bovenstaade opties ook aanduiden In Aflevering via tab Facturatie:
Ingeven aankoopordernummer in Aflevering:
Indien er in de fiche is aangeduid dat een aankoopordernummer is verplicht en u hebt deze niet ingevuld, krijgt u een blokkerende melding
Selecteer deze melding en uw wordt herleidt naar het venster "Detail totaal".
Vul het aankoopodernummer in en bevestig met de zwarte vink om de Aflevering daarna verder af te sluiten.
Beveiliging aankoopordernummer
U kan enkel als admin gebruiker deze verplichting klantordernummer uitschakelen.
Dit kan u doen via Configuratie - Beveiliging - tab Aflevering - Verkoopafsluiting toestaan?? zonder aankoopordernummer
Vanaf Cloud versie 1.41 heb u de mogelijkheid om Peppol te activeren.- klik hier voor de volledige handleiding Peppol configuratie in de Cloud.
Ga naar Tools - Beheer Artikelen - Margematrix
OF via:
Selecteer rechtsboven uw naam en klik op Configuratie
Ga naar Mijn Apotheek
Vul het e-mailadres van de apotheek in onder ‘Mijn Apotheek’.
Ga terug en Selecteer Instellingen applicatie
Selecteer nu in de linkse kolom Rechtspersoon
Vul het email adres en adres in van de apotheek
Hier kan u het e-mailadres van uw boekhouder invullen.
Wanneer dit veld is ingevuld, worden alle facturen die via Peppol worden verstuurd automatisch ook naar uw boekhouder verzonden.
momenteel geldt dit enkel voor facturen die via Peppol worden verstuurd.
Om het KBO nummer in te vullen (= 10 cijfers van het btw-nummer zonder de letters BE), klikt u op bijwerken
Geef uw KBO nummer in
Bevestig dit nummer
Klik op KBO opslaan.
Om Peppol te activeren, volstaat het de schuiver naar rechts te zetten.
Zodra Peppol is geactiveerd is het niet meer mogelijk om facturen te schrappen.
Indien u na de activatie een factuur heeft afgesloten en u wenst deze te wijzigen is dit niet meer mogelijk.
Voor deze factuur dient u een kredietnota op te maken.
Hoe facturen versturen?
Ga naar tab Administratie – Facturering- facturering
Selecteer volgende criteria:
Periode: Geef hier de facturatie periode in
Selecteer een klant: Geef hier het facturatieadres of patientnaam in die u wenst te factureren.
Klik op laden als alle gegevens zijn ingevuld.
Aanpassing lay-out module facturatie
Factuur afsluiten
Printen/ Verzenden via Peppol
Printen op…/ verzenden via Peppol:
Wanneer je op één van de drie knoppen klikt en de factuur moet via Peppol worden verzonden, dan gebeurt dat automatisch!
Nadat u op één van deze 3 opties hebt geklikt zal een pop up verschijnen met de volgende indeling:
Facturen die via peppol succesvol zijn verzonden
Samenvatting van alle facturen die succesvol zijn verstuurd via Peppol.
Waarschuwingen (Factuur opgeslagen maar niet verzonden)
Facturen die boekhoudkundig zijn afgeslotenmaar niet via peppol zijn verzonden.
In dit venster ziet u een bericht waarin wordt aangegeven waarom.
(vb ontbrekend identificatie nummer – dan kan u dit nummer nog ingeven in de fiche en daarna opnieuw versturen via peppol)
Kritieke fout (factuur is niet opgeslagen)
Facturen die niet boekhoudkundig zijn afgesloten vanwege een technische fout.
(dit komt zelden voor, maar kan bijvoorbeeld gebeuren als de cloud niet meer toegankelijk is of als Digiteal niet werkt).
In dat geval moet u later opnieuw proberen de factuur aan te maken.
Fiche facturatieadres / Patient betaalwijze Directe betaling met afdruk factuur
Indien u in fiche Facturatieadres / Patiënt gebruik maakt van betaalwijze "Directe betaling met afdruk factuur.
Zal de factuur in aflevering automatisch boekhoudkundig worden afgesloten en zal er indien er een BTW nummer en/of KBO nummer aanwezig is in de fiche verstuurd worden via Peppol.
LET OP! U krijgt op deze manier geen popup te zien met melding of uw factuur succesvol is verzonden via Peppol.
Wanneer een factuur (nog) niet werd verzonden of door een fout opnieuw moet worden verstuurd via Peppol, kan u dit doen via:
Administratie - Facturering - Opvolging Facturen
Vul de gewenste zoekcriteria in om de juiste factuur(facturen) te vinden.
Periode: geef de gewenste periode in
Klik op laden
Zet een vinkje in de kolom Verzenden via Peppol bij het factuurnummer die nog via Peppol moet verzonden worden.
Klik vervolgens op “Verzenden via Peppol”.
De geselecteerde facturen worden opnieuw via Peppol verzonden.
U kan elke factuur maar één keer versturen via Peppol.
Indien de factuur reeds is verzonden tijdens het afsluiten zal u in Opvolging facturen geen mogelijkheid hebben om "verzenden via Peppol" te selecteren.
Welke soorten identificatienummers zijn er gekend voor Peppol?
In dit hoofdstuk leggen we uit welke identificatienummers er bestaan om documenten via Peppol te verzenden en hoe deze correct ingevuld worden.
BTW-nummer (BTW-identificatienummer)
Wat: Het identificatienummer voor btw-doeleinden
Gebruik: Optioneel, maar vaak gebruikt voor buitenlandse bedrijven of als alternatief voor het KBO-nummer.
Structuur: In België bestaat het btw-nummer uit het KBO nummer voorafgegaan door “BE”.
Elk Belgisch btw-nummer is gebaseerd op een KBO-nummer.
vb. BE1234567890
KBO-nummer:
Wat: In België gebruikt Peppol het KBO-nummer als basis om te controleren of een geldig btw-nummer aanwezig is.
Gebruik: Om Peppol te gebruiken, moet u ALTIJD het KBO-nummer invullen, omdat wordt gecontroleerd of de ingevoerde waarde overeenkomt met een geldig KBO-nummer (en met een KBO-nummer wordt het btw-nummer afgeleid).
U kunt natuurlijk niets invullen voor het KBO-nummer en enkel het btw-nummer invullen, maar de waarde tijdens het verzenden wordt dan niet gecontroleerd en mag niet dubbel voorkomen, dus dit wordt echt afgeraden.
Structuur: BTW nummer zonder BE
GLN:
Wat: Een internationaal, uniek nummer met 13 cijfers, die een een organisatie of fysieke locatie identiceerd.
In België begint een GLN meestal met 54 (landcode belgie)Gebruik: Een uniek nummer dat een apotheek of locatie identificeert.
Bij het versturen van Peppol-facturen naar een WZC (Woonzorgcentrum) met één btw-nummer maar meerdere afdelingen, is het cruciaal om het specifieke Peppol-adres of de unieke code van de afdeling (vaak een GLN-nummer) te gebruiken.
Hoewel het btw-nummer identiek is, zorgen deze afdelingscodes via het Peppol-netwerk voor de juiste aflevering.
Vraag het WZC om de juiste GLN-nummer of Peppol-ID per afdeling om facturatiefouten te voorkomen
(schema 0088:)
Peppol ID:
Wat: Een Peppol ID is een unieke identificatiecode waarmee een organisatie of locatie binnen het Peppol-netwerk wordt herkend.
Gebruik: Op basis van dit Peppol ID weet Peppol naar wie elektronische documenten (zoals facturen) moeten worden verzonden.
U kan verzenden zonder apart een Peppol ID in te vullen, zolang het KBO-nummer aanwezig is.
Als er een KBO-nummer bekend is, wordt dit automatisch gebruikt als Peppol ID voor de verzending.
Het invullen van een apart Peppol ID is dus niet nodig tenzij de klant dit specifiek vraagt
(schema 0208:)