In dit artikel leest u hoe u Peppol configureert voor uw apotheek, zowel in CCP als in de Cloud, zodat u facturen via het Peppol-netwerk kunt verzenden.

Peppol herkent uw apotheek op basis van het rekeningnummer dat in de fiche van uw apotheek staat. Ga naar "Fiches" - "Apotheek" - tab "Bankrekeningen" om het geregistreerde bankrekeningnummer te controleren.

Fiche factureringsadres en fiche patiënt

Om facturen via Peppol te kunnen verzenden, zijn in de fiche van het factureringsadres en de fiche patiënt enkele nieuwe velden toegevoegd.

Tabblad administratief

Het tabblad "Administratief" bevat de velden die u nodig hebt om Peppol correct te configureren, zoals BTW-plicht, KBO-nummer, Peppol-ID/GLN-nummer en de optie om Peppol niet te gebruiken.

Het veld "BTW-plichtig" is standaard aangevinkt. Als er een btw-nummer is ingevoerd (en geen KBO-nummer), wordt er toch geprobeerd om via Peppol te verzenden, tenzij u via de optie "Peppol niet gebruiken" aangeeft dat Peppol niet voor deze instelling gebruikt mag worden. ​

Als het factureringsadres niet btw-plichtig is, verwijder dan het vinkje bij "BTW-plichtig".

Controleer of het btw-nummer het juiste formaat heeft (10 cijfers).

U kunt deze informatie opvragen bij uw klant of raadplegen via het zoekformulier van de KBO.

In België gebruikt Peppol het KBO-nummer als basis om te controleren of er een geldig btw-nummer aanwezig is.

Sinds P13 wordt het KBO-nummer automatisch ingevuld op basis van het ingevoerde btw-nummer, op voorwaarde dat er een geldig KBO-nummer herkend kan worden in het btw-veld. Let op: dit gebeurt alleen voor adressen in België.

Tip: Maak voor uzelf een overzicht van alle facturatieadressen waaraan u vorig jaar hebt gefactureerd. Dit kunt u snel en efficiënt doen via de volgende stappen:

Print deze lijst af en markeer voor welke facturatieadressen u via Peppol moet verzenden.

Voor deze facturatieadressen kunt u alvast het KBO-nummer opvragen, en indien de klant hier specifiek om vraagt, ook het Peppol-ID. ​

Een "Peppol-ID" is het identificatienummer dat binnen het Peppol-netwerk wordt gebruikt om elektronische documenten te verzenden en te ontvangen. Een "GLN-nummer" is een uniek nummer dat een apotheek of locatie identificeert. In België begint een GLN meestal met 54 (landcode België).

Voorbeeld:

Als de ontvanger u een GLN bezorgt, moet u dit invullen in het veld "Peppol-ID" in het formaat 0208:GLN-nummer. Het is altijd de ontvanger van de factuur die vraagt om naar een GLN te verzenden. Daarnaast moet ook het KBO-nummer of btw-nummer van de ontvanger worden ingevuld.

Vink het vakje "Peppol niet gebruiken" aan als u voor dit specifieke factureringsadres geen facturen via Peppol wilt verzenden.

Wanneer dit selectievakje niet is aangevinkt en de verzending via Peppol mislukt (bijvoorbeeld omdat de ontvanger niet bij Peppol is geregistreerd of het netwerk nog niet verplicht moet gebruiken), verschijnt een waarschuwingsmelding dat de factuur niet kon worden verzonden. Om deze meldingen te voorkomen, raden wij aan het vakje "Peppol niet gebruiken" aan te vinken wanneer de ontvanger geen gebruik maakt van Peppol.

Bij het verzenden van een factuur via Peppol controleert het systeem eerst het Peppol-ID en vervolgens het KBO-nummer. Als deze velden niet zijn ingevuld, wordt automatisch het btw-nummer gebruikt.

U kunt deze opties ook instellen in "Aflevering":

Aankoopordernummer

Aan het tabblad "Facturering" is een nieuwe functie toegevoegd: "Aankoopordernummer verplicht". Deze optie staat standaard niet aangevinkt.

Wat is een aankoopordernummer? Een aankoopordernummer komt overeen met het nummer van de offerte die de apotheker van de klant ontvangt, om de link met de bestelling te leggen. Als u wilt dat er verplicht een aankoopordernummer wordt ingevoerd bij het aanmaken van een factuur, kunt u deze optie aanvinken.

Deze optie is toegevoegd aan het tabblad "Facturering" in zowel de fiche van het factureringsadres als de fiche patiënt:

U kunt deze opties ook instellen in "Aflevering", via het tabblad "Facturatie":

Aankoopordernummer ingeven in Aflevering

Als in de fiche is aangeduid dat een aankoopordernummer verplicht is en u dit niet hebt ingevuld, krijgt u een blokkerende melding.

Selecteer deze melding; u wordt doorverwezen naar het venster "Detail totaal".

Vul het aankoopordernummer in en bevestig met de zwarte vink om de aflevering vervolgens af te sluiten.

Beveiliging aankoopordernummer

Alleen een gebruiker met het "admin"-profiel kan deze verplichting voor het klantordernummer uitschakelen. ​

Dit kunt u doen via "Configuratie" - "Beveiliging" - tabblad "Aflevering" - optie "Verkoopafsluiting toestaan zonder aankoopordernummer".

Vanaf Cloudversie 1.41 kunt u de Peppol-configuratie voor uw apotheek instellen in de Cloud.

Volg onderstaande stappen om de cloudconfiguratie in te stellen voor een apotheek die geen deel uitmaakt van een groep.

Ga naar "Tools" - "Beheer Artikelen" - "Margematrix".

OF: ga via de knop "Webportaal" op uw startpagina.

Selecteer rechtsboven uw naam en klik op "Configuratie".

Ga naar "Mijn Apotheek".

Vul het e-mailadres van de apotheek in onder "Mijn Apotheek".

Ga terug via het pijltje linksboven naar "Instellingen applicatie".

Selecteer in de linkerkolom "Rechtspersoon".

Ziet u hier niet het juiste e-mailadres, voeg dit dan eerst toe via "Mijn Apotheek" en keer daarna terug naar "Instellingen applicatie". ​
​

​ 2. Selecteer de gewenste adresgegevens. Dit werkt op dezelfde manier als bij het e-mailadres. 3. Klik op de knop "KBO instellen".

Via de handleiding Peppol-identificatie opzoeken kunt u het KBO-nummer van uw apotheek opzoeken. ​

- Geef het KBO-nummer in. - Bevestig dit een tweede maal. - Kies "KBO opslaan". 4. Geef hier het e-mailadres in van uw boekhoudkantoor als u wilt dat alle facturen die via Peppol worden verstuurd automatisch ook naar uw boekhoudkantoor worden gestuurd. U kunt dit e-mailadres gewoon invullen.

Tip: als het e-mailadres van uw boekhouder is ingevuld bij "Rechtspersoon" van de apotheek, wordt de PDF van de factuur tegelijkertijd per e-mail naar hem of haar gestuurd.

Tip: in eerste instantie worden alleen de facturen die via Peppol worden verstuurd, tegelijk naar uw boekhouder verzonden. 5. Selecteer de taal. 6. Activeer Peppol door de schuifknop naar rechts te schuiven. 7. Klik op de knop "Instellingen opslaan" om alle gegevens op te slaan.

Belangrijk: controleer ten slotte in CCP bij "Fiches" uw rekeningnummer onder "Apotheek" – "Bankrekeningen". Zorg dat dit rekeningnummer begint met het voorvoegsel "BE" gevolgd door twee cijfers (in hoofdletters en zonder spatie tussen voorvoegsel en nummer), en controleer of uw BICC correct is ingevuld (in hoofdletters en zonder spaties tussen de letters).

Start hierna uw programma opnieuw op om facturen via het Peppol-platform te kunnen versturen. ​

Deze sectie beschrijft hoe u de cloudconfiguratie instelt voor apotheken die deel uitmaken van een groep.

Belangrijk: sla deze stap volledig over en activeer Peppol niet in de groepscloud als de apotheken in uw groep elk andere gegevens gebruiken (ander adres, ander KBO-nummer, ander e-mailadres). Als elke apotheek andere gegevens gebruikt, moet u dit lokaal per apotheek afzonderlijk invoeren. Zie hiervoor verder 2.2 Lokale instellingen per apotheek in de groep.

Als alle apotheken binnen de groep hetzelfde KBO-nummer, adres enzovoort hebben, kunt u de standaardwaarden gebruiken. ​

Om standaardwaarden in te stellen, meldt u zich als groepsbeheerder aan bij de cloudomgeving van uw groep via pharma.careconnect.be. Meld u aan met uw eID en selecteer uw groep.

Klik rechtsboven op uw naam en selecteer "Configuratie".

U komt nu op het scherm "Algemeen" terecht.

Ga naar "Instellingen applicatie" – "Rechtspersoon".

Volg onderstaande stappen om standaardwaarden voor de apotheken binnen uw groep in te stellen.

Klik op de knop "KBO instellen". ​

- Geef het KBO-nummer in. - Bevestig dit een tweede maal. - Kies "KBO opslaan". 4. Geef hier het e-mailadres in van uw boekhoudkantoor als u wilt dat alle facturen die via Peppol worden verstuurd automatisch ook naar uw boekhoudkantoor worden gestuurd. U kunt dit e-mailadres gewoon invullen. 5. Selecteer de taal. 6. Activeer Peppol door de schuifknop naar rechts te schuiven. 7. Gebruik de knop "De standaardwaarden toepassen op alle apotheken" alleen als al uw apotheken binnen de groep de standaardwaarden gebruiken.

Belangrijk: start hierna uw programma opnieuw op om facturen via het Peppol-platform te kunnen versturen.

Belangrijk: Als de apotheken binnen uw groep elk individueel andere gegevens gebruiken (ander adres, ander KBO-nummer, ander e-mailadres), geeft u deze gegevens niet in via de groepscloud, maar lokaal per apotheek in de Cloud.

Elke apotheek binnen de groep voert de volgende stappen lokaal uit:

Ga naar "Margematrix - Configuratie - Instellingen applicatie" en klik in de linkerkolom op "Rechtspersoon". ​

4. Geef het KBO-nummer in. 5. Bevestig het KBO-nummer een tweede maal. 6. Kies "KBO opslaan". 7. Geef het e-mailadres in van uw boekhoudkantoor of van de persoon die uw facturen beheert, als u wilt dat alle facturen die via Peppol worden verstuurd automatisch ook naar uw boekhoudkantoor worden gestuurd. U kan dit e-mailadres gewoon intypen. 8. Selecteer de taal. 9. Activeer Peppol door de schuif naar rechts te schuiven en klik op "Opslaan".

Belangrijk: Voer deze stappen lokaal uit voor elke apotheek. Sluit CareConnect Pharmacist (CCP) af nadat u de configuratie hebt opgeslagen, en log opnieuw in. U kan nu facturen versturen via Peppol.

Bij de toegangsrechten voor elektronische facturatie geeft u aan of de apotheken binnen de groep de Peppol-instellingen kunnen aanpassen of enkel kunnen bekijken.

Ga naar het scherm "Algemeen" en kies "Beveiliging en toegang - Rechtspersoon - Toegangsrechten". ​

Belangrijk: Controleer ten slotte in CCP bij "Fiches" uw rekeningnummer onder "Apotheek - Bankrekeningen". Zorg dat dit rekeningnummer begint met het prefix BEXX (in hoofdletters en zonder spatie tussen prefix en getal) en controleer of uw BICC correct is ingevuld (in hoofdletters en zonder spaties tussen de letters).

Herstart daarna uw programma om facturen via het Peppol-platform te kunnen versturen.