🔗 Source article (Salesforce): Click here
a. Parameters m.b.t. homebestelling en stocklocatie Multidose
b. Etiketten afdrukken
c. Speciale bestelling voor levering aan het home
a. Tabblad “Simulatie rusthuis bestelling‘
b. Tabblad “Bereidingen”
c. Tabblad “Producten”
d. Tabblad “AttestInformatie”
e. Tabblad “Patiënten”
1. Toegang tot module homebestelling
2. Voorbereiding van een homebestelling
3. Wijzigingen tijdens de voorbereiding
4. Gedeeltelijke levering
5. Manueel een homebestelling aanmaken
6. Validatie van uw homebestelling
7. Validatie wijzigen
8. Rapporten
9. Facturering
10. Verwerken van Multidose artikelen
11. Stockbeheer in CareConnect Pharmacist
12. Stockbeheer in CareConnect Multidose
a. Ophaling van barcodes via Beheer: Multidose
b. Wijziging status naar ‘Geen barcode’
c. Wijziging status naar ‘UBC niet-geleverd’
A. Introductie
Via de module Homelink kan u bestellingen die u ontvangt van een rusthuis/home eenvoudig controleren. Na controle kan u een Picking lijst afdrukken, producten uit de robot laten komen, etiketten afdrukken en uiteindelijk de bestellingen importeren in CareConnect Pharmacist.
Vervolgens verwerkt u deze bestellingen in 2 stappen: De eerste stap noemen we de “Voorbereiding”, waarbij per patiënt de producten (en barcodes) gescand worden. De tweede stap bestaat uit het Valideren van de voorschriften. Hierbij maakt u de verschillende voorschriften aan zodat deze klaar zijn voor tarificatie. Factureren gebeurt na het leveren van de producten en/of het valideren van de voorschriften.
U kan ook manueel een homebestelling aanmaken in CareConnect Pharmacist om deze vervolgens op dezelfde manier te verwerken.
B. Configuratie
1. Configuratie in de module Homelink
Bij installatie van de module Homelink zullen de juiste parameters, instellingen en, indien nodig, substitutielijst voor u geconfigureerd worden. Indien u uw configuratie wil wijzigen, raden wij u aan een ticket aan te maken voor onze helpdesk.
Indien u dit wenst, kan u de locatie van uw homelink bestanden aanpassen. Dit doet u door de juiste URL te selecteren of in te geven bij locatie nieuwe bestanden, locatie foutieve bestanden en locatie archief:
[ IMAGE: image.png ]
Wanneer u automatisch wilt substitueren of uw files automatisch wil laten ophalen, dienen de vinkjes Ophalen Therapielink en Automatisch substitueren geselecteerd te worden. In het vak Locatie therapielink files geeft u de juiste URL in.
[ IMAGE: image.png ]
Om deze automatisch op te halen dient Hector ingeschakeld te worden, het vakje Enable moet aangevinkt staan:
[ IMAGE: image.png ]
Vervolgens voegt u elke instelling toe waarvoor u HomeLink (OR)- of TherapieLink (TH)-bestanden wilt importeren:
[ IMAGE: image.png ]
Onder Customer ID geeft u het RIZIV-nummer van de instelling (met het type MR: 110 of 210) in. Het RIZIV-nummer dat door Hector wordt gebruikt (te beginnen met 7), moet worden ingevuld in het vak Hector_rizivnr. Wanneer u bestanden ontvangt via sFTP, dan vult u de juiste gegevens in de kolommen die FTP bevatten.
Indien u bestanden via sFTP wenst te ontvangen, dan vult u de nodige gegevens in (server, login, wachtwoord), en u vinkt SFTP aan. Vergeet niet onderaan op Bewaren te klikken om uw gegevens op te slaan.
Voor de Picking (apotheek of robot) kan u selecteren of al dan niet de Multidose-producten (robotvlag) geselecteerd worden. De overige opties (bestellen e.d.) werden geconfigureerd voor Pharmawin en zijn niet meer van toepassing.
De vervangingslijst wordt opgeladen door onze helpdesk. Vragen en wijzigingen worden door hen behandeld.
Met de knop Afdrukken in het tabblad print, kan u de inhoud van een openstaand tabblad afdrukken (deze afdruk wordt gemaakt met de printer die standaard ingesteld staat in windows). In onderstaand voorbeeld wordt de lijst afgedrukt die we terugvonden onder picking apotheek in het menu Picking:
[ IMAGE: image.png ]
2. Configuratie in CareConnect Pharmacist
Om Homelink en CareConnect Pharmacist (CCP) gegevens met elkaar te laten uitwisselen, dienen de instellingen aangemaakt worden als Factureringsadres in CCP ( via Fiches > Factureringsadres). Hierbij is het belangrijk om onder het tabblad Administratief het referentienummer van Homelink in te vullen:
[ IMAGE: image.png ]
Dit referentienummer kan u terugvinden in de naam van het bestand dat geïmporteerd werd in Homelink:
[ IMAGE: image.png ]
Dit nummer bestaat uit 16 karakters en is meestal opgebouwd uit het BTW-nummer van het Home voorafgegaan door een aantal nullen.
a. Parameters m.b.t. homebestelling en stocklocatie Multidose
Via parameter 147 bepaalt u hoe u de bestellingen voorbereidt: ofwel scant u systematisch producten (per stuk), ofwel valideert u bestellingen globaal (globaal).
[ IMAGE: image.png ]
Via parameter 242 kan u instellen of u de Multidosis vlag volgt die met de Therapielink wordt meegegeven ofwel om deze te controleren in CareConnect Pharmacist. Parameter 243 laat u toe al dan niet de artikelen met Multidosis vlag weer te geven tijdens de voorbereiding van uw home bestelling:
[ IMAGE: image.png ]
Via parameter 117 stelt u in of de stock van de artikelen met Multidosis vlag al dan niet beheerd wordt in CareConnect Pharmacist: Indien u deze stock beheert in CCP, dan zal deze verminderen bij de voorbereiding van uw homebestelling:
[ IMAGE: image.png ]
Wanneer u een homebestelling krijgt met een TPE-artikel dat niet beheerd wordt in Multidosis en dit artikel is niet beschikbaar, opent het scherm Stockanomalie zich. Op die manier kan u dit artikel makkelijker in reservatie plaatsen als u parameter 214 heeft geactiveerd:
[ IMAGE: image.png ]
In functie van parameters 22 en 25 zal er bij de voorbereiding van een homebestelling een melding komen wanneer er interacties en/of contra-indicaties zijn in deze verkoop of voor deze patiënt. Om te vermijden dat u bij elke aflevering of bij elke voorbereiding van een homebestelling dezelfde meldingen omtrent interacties en contra-indicaties keer op keer dient te valideren werd ook parameter 240 toegevoegd:
[ IMAGE: image.png ]
b. Etiketten afdrukken
Tijdens de voorbereiding van uw bestelling kan u patiënt- en productlabels automatisch laten afdrukken. Hiervoor vinkt u deze opties aan in het tabblad “Facturering” van de fiche van uw factureringsadres:
[ IMAGE: image.png ]
Bij de ingave van een Multidosisartikel in verkoop of levering aan een patiënt van een facturatieadres, worden deze niet afgedrukt. Vanaf nu wordt volgende volgorde toegepast:
Afdruk label patiënt 1, gevolgd door de product labels patiënt 1
Afdruk label patiënt 2, gevolgd door de product labels patiënt 2
De Korte naam van de instelling (in te geven in het tabblad “Identificatie”) wordt vermeld op het product label:
[ IMAGE: image.png ]
Via de opties Afdruk ticket bij bestelling en Afdruk van een ticket gereserveerd bij levering kan u aangeven of er al dan niet een ticket of een reservatie bon dient afgedrukt te worden bij de voorbereiding van een homebestelling. Vinkt u beide opties aan, dan zal bij het voorbereiden van uw homebestelling een ticket afgedrukt worden met de afgeleverde artikelen, en ook een reservatiebon met de gereserveerd niet betaalde artikelen. Op het kasticket worden noch de Multidosis artikelen, noch de artikelen gereserveerd niet betaald afgedrukt:
[ IMAGE: image.png ]
c. Speciale bestelling voor levering aan het home
Bij de voorbereiding van de levering is het gemakkelijker om een bestelling te ontvangen die alleen de producten bevat die aan het home moeten worden geleverd. Daarom kunt u een automatische bestelling maken die alleen deze producten bevat:
Parameter 157 stelt u in staat om te kiezen of de voorraad in aanmerking wordt genomen bij het maken van uw bestelling. CareConnect Pharmacist stelt u standaard voor om rekening te houden met de voorraad voor het maken van een bestelling (parameter op Ja), maar als u liever alle artikelen bestelt, kan de parameter worden gewijzigd (parameter op nee).
[ IMAGE: image.png ]
Ga hiervoor naar Configuratie > Agenda, klik op Toevoegen en kies een opdracht van het type Bestelling. Configureer de taak zoals het voorbeeld hieronder en kies uw leverancier:
[ IMAGE: image.png ]
Bovenstaande bestelling bevat alleen artikelen die door het rusthuis besteld zijn, met uitzondering van de artikelen die worden geleverd door een voorkeursleverancier.
Geef in het tabblad activering de frequentie van de taakuitvoering op. Bijvoorbeeld: elke week om 9 uur, door aan te duiden op welke dagen van de week de bestelling moet worden geleverd (de bestelling wordt alleen verzonden als er producten te bestellen zijn).
Opgelet: deze bestelling moet worden geplaatst na het importeren van de bestellingen in CareConnect Pharmacist en VÓÓR het verzenden van de volgende automatische bestelling.
Er verschijnt een nieuw type tabblad in het voorstel voor bestelling Het ‘kleine huisje‘ geeft aan dat het een home bestelling is:
[ IMAGE: image.png ]
Wanneer de bestelling wordt geplaatst, raden wij u aan om deze niet te accepteren, dit zal automatisch gebeuren tijdens de voorbereidingsfase.
C. Verwerking in de module Homelink
1. Ophalen van nieuwe bestellingen
Wij raden u aan om één keer per dag na te gaan of er nieuwe bestellingen zijn verzonden door het rusthuis. Dit doet u in twee stappen: bestellingen ophalen en vervolgens importeren in CareConnect Pharmacist.
Wanneer Homelink opgestart is, wordt op de achtergrond automatisch gekeken of er nieuwe bestellingen opgehaald kunnen worden. Nieuwe bestellingen worden weergegeven in het bovenste venster van de sectie Laden.
U kan hier aparte bestellingen selecteren voor verwerking door op Inladen te klikken. Alle bestellingen kunnen in één keer worden geïmporteerd in homelink door te klikken op Alle inladen.
[ IMAGE: image.png ]
De bestellingen verschijnen nu in het onderste kader. In dit stadium is het mogelijk om meerdere bestellingen samen te voegen door ze te selecteren en op Samenvoegen te klikken. Wanneer u een bestelling toch niet wenst te verwerken, dan selecteert u deze en vervolgens klikt u op schrappen.
2. Simulatie
Alvorens de bestelling in CareConnect Pharmacist te importeren kan u een simulatie uitvoeren om de inhoud van de bestelling te zien. Hiervoor gaat u naar het menu Simulatie, u selecteert het rusthuis en de bestelling, en klikt op de knop Simuleer.
Opgelet: u kan maar 1 bestelling tegelijk simuleren. Indien u een simulatie wenst van meerdere bestellingen, dan moet u deze eerst samenvoegen onder laden.
[ IMAGE: image.png ]
Verschillende tabbladen geven u informatie over de volledige inhoud van de bestelling: product- en stockinfo, magistrale bereidingen, de patiënten, attest informatie, …
[ IMAGE: image.png ]
Gegevens die in het rood worden weergegeven wijzen op een probleem. In het tabblad Stock kan dit er bijvoorbeeld op wijzen dat er onvoldoende stock van dit product aanwezig is in de apotheek om deze bestelling te kunnen leveren. In het tabblad attest informatie kan dit een attestnummer zijn waarvan nog geen geldigheidsduur werd ingegeven.
a. Tabblad “Simulatie rusthuis bestelling‘
Te bestellen: Artikelen in de bestelling die niet op voorraad zijn
Deze lijst kan u afdrukken met de knop de “Print”, om de bestelling manueel in te geven in CareConnect Pharmacist. Wij raden u aan een aparte bestelling te configureren voor uw leveringen in CareConnect Pharmacist. Onze helpdesk kan u hierbij helpen.
Probleemproducten: De CNK is niet bekend in CareConnect Pharmacist of werd uit handel genomen.
Het is mogelijk om de CNK te corrigeren of om deze producten te schrappen zodat ze niet in CareConnect Pharmacist worden geïmporteerd. U kan deze lijst ook afdrukken om aan het rusthuis mee te geven voor correctie.
Geschrapte probleemproducten: Probleemproducten die geschrapt werden.
Ook deze lijst kan worden afgedrukt zodat aan het rusthuis kan worden gevraagd om de producten te controleren.
Stocksimulatie: Producten besteld met de aanwezige voorraad in CareConnect Pharmacist
Door op + te klikken, ziet u in detail de locaties en toegewezen stock van het product.
Robotproducten: Producten die zich in de stocklocatie robot bevinden in CareConnect Pharmacist
Overzicht attesten: Een kort overzicht van de attest plichtige producten
b. Tabblad “Bereidingen”
[ IMAGE: image.png ]
Dit tabblad geeft de verschillende magistrale bereidingen weer die door het rusthuis zijn besteld. Ze worden weergegeven met de naam van de patiënt, de CNK (toegekend in overeenstemming met uw formularium), het nummer van de magistrale bereiding (indien toegekend), de beschrijving (indien toegekend), de hoeveelheid en of deze bereiding de vlag Multidose (robot) meekreeg. Om etiketten af te drukken klikt u op de knop Labels, voor een bereidingsfiche klikt u op Maak product.
c. Tabblad “Producten”
[ IMAGE: image.png ]
Dit tabblad toont details van alle producten in uw homebestelling: De hoeveelheid, gemarkeerd als VOS (DCI), uit handel (UH), of het werd vervangen door automatische substitutie (CNK origineel product), het kamernummer en of er een Multidose vlag (robot) werd toegekend door het rusthuis. Kompressen zijn in deze rubriek terug te vinden (en niet onder bereidingen), omdat ze als producten worden beschouwd.
Als het vakje MD is aangevinkt, dan wordt het product via Multidose geleverd. Rode lijnen geven een tegenstrijdigheid aan tussen de Multidose-vlag en het formularium in CareConnect Pharmacist: Het artikel staat niet in het apotheekformularium.
Door een detail aan te klikken, kan u gegevens corrigeren indien nodig.
Let er op dat u wijzigingen doorgeeft aan het rusthuis om bij een volgende bestelling niet dezelfde aanpassingen te moeten maken. Indien nodig, kan de helpdesk u helpen om de parameters (242 en 243) met betrekking tot de Multidosis vlag in CareConnect Pharmacist te optimaliseren.
Gebruik de knop Bewaar om (gewijzigde) informatie op te slaan, Substitueer om op dit moment een substitutie toe te passen in het geval de automatische substitutie niet geconfigureerd werd, en Schrappen om een product uit de bestelling te verwijderen.
d. Tabblad “AttestInformatie”
[ IMAGE: image.png ]
Tijdens de simulatie worden bestaande en nieuwe attesten uit CareConnect Pharmacist weergegeven, waarbij beroep gedaan wordt op hoofdstuk IV. Attesten die zonder geldigheidsdatum werden verzonden worden hier in het rood weergegeven.
e. Tabblad “Patiënten”
[ IMAGE: image.png ]
Dit tabblad geeft de patiënten uit het bestand weer, met de huidig beschikbare informatie: Naam, voornaam, INSZ, verzekeringsgegevens, geboortedatum, geslacht, locatie gegevens (indien beschikbaar), MyCareNet-check en de vlag voor kortverblijf. Door op een detail te klikken kan u dit eventueel corrigeren door na uw wijzigingen op Bewaar te klikken.
3. Importeren van de bestelling in CareConnect Pharmacist
Om uw homebestelling(en) in CareConnect Pharmacist te importeren gaat u, na uw controle en wijzigingen onder Simulatie naar het menu Import. U selecteert de gewenste bestelling (Naam van de instelling, gevolgd door het volgnummer van het order) en vervolgens klikt u op Import naast de opdrachtregel:
[ IMAGE: image.png ]
Bij het importeren worden de artikelen met vlag Zonder voorschrift geïmporteerd op een vrije verkoop bij de voorbereiding. Op die manier moeten deze artikelen niet meer gevalideerd worden.
4. Samenvoegen
Dit menu maakt het mogelijk om verschillende homebestellingen (orders) samen te voegen nadat ze werden ingeladen.
Na het selecteren van een instelling wordt een order geselecteerd, die met de + knop aan de lijst wordt toegevoegd. U kunt een order verwijderen met de - knop. Wanneer de home bestellingen zijn samengevoegd, kunt u op de knop Samenvoegen klikken
Met de ++ knop kunt u, na het selecteren van een instelling, alle bestellingen van deze instelling samenvoegen.
5. Picken
Na importeren kan u onder Picken een lijst afdrukken van producten die u uit voorraad moet nemen om de homebestelling klaar te maken. Nadat u het rusthuis en de bestelling hebt geselecteerd, klikt u op Picking apotheek.
[ IMAGE: image.png ]
In het scherm dat zich opent, vindt u de lijst met producten terug die u in de apotheek moeten picken:
[ IMAGE: image.png ]
Met de knop Picking robot kan u producten uitwerpen die zich in de stocklocatie robot bevinden. De picking per robot gebeurt per afdeling, en u kan de poort (PickChannel) kiezen langs waar de producten uitgeworpen worden.
[ IMAGE: image.png ]
Nadat een bestelling aan de wachtrij werd toegevoegd, kan deze naar de robot worden gestuurd door op Verstuur te klikken.
U kunt de productenlijst afdrukken door in het tabblad “Print” op “Afdrukken“ te klikken.
D. Verwerking in CareConnect Pharmacist
1. Toegang tot module homebestelling
De toegang tot een homebestelling vindt plaats via Levering of Bestelling, door op het tabblad Levering onderaan het scherm te drukken:
[ IMAGE: image.png ]
[ IMAGE: image.png ]
Wanneer u in dit venster komt, zijn er verschillende acties mogelijk:
[ IMAGE: image.png ]
Manueel een homebestelling aanmaken
[ IMAGE: image.png ]
Een homebestelling voorbereiden
[ IMAGE: image.png ]
Een homebestelling valideren
[ IMAGE: image.png ]
Een klantenbestelling voorbereiden
2. Voorbereiding van een homebestelling
Door op Voorb. H. te klikken, kan u via een pop-upscherm de homebestelling die u wenst voor te bereiden selecteren via de selectiecriteria Insteling, Afdeling en Patiënt:
[ IMAGE: image.png ]
In dit venster kan u ook nog filteren: Specialiteiten selecteren met/zonder de vlag Multidose, af te leveren of niet; afzonderlijke bestellingen zien die nog niet, gedeeltelijk of volledig zijn voorbereid.
De bestellingen die nog moeten worden voorbereid, zijn deze waarvoor nog geen producten uit voorraad werden genomen. Gedeeltelijk voorbereidde deze waarvan al een deel van de producten werd geleverd, en voorbereidde, niet-gevalideerde bestellingen die waarbij alle artikelen uit voorraad werden genomen.
Wanneer u uw selectie valideert, verschijnt een lijst met patiënten waarvoor een bestelling moet worden voorbereid. Na het selecteren van een patiënt ziet u de details van de bestelling. Wanneer uw home bestelling 1 patiënt bevat, gaat u meteen door naar dit detail :
[ IMAGE: image.png ]
In het venster Gedetailleerde ontvangst is de geleverde hoeveelheid standaard 0. Deze zal toenemen bij elke doos die u scant. Op dezelfde manier zal de gereserveerde hoeveelheid verminderen. Als u een deel van de producten niet levert, blijft er een gereserveerde hoeveelheid over die later kan worden geleverd.
Bij globale ontvangst is de geleverde hoeveelheid gelijk aan de gevraagde hoeveelheid. U moet wel de barcodes scannen (de hoeveelheid neemt niet toe) om deze te registreren. Als u ze niet scant, dan vraagt CareConnect Pharmacist u om ze in te voeren. Als u niet alle producten levert, kan de geleverde hoeveelheid worden gewijzigd, waardoor de te leveren hoeveelheid toeneemt (gereserveerd).
[ IMAGE: image.png ]
Bij vermindering van de geleverde hoeveelheid zal de te leveren hoeveelheid toenemen. Bij de validatie van het venster wordt de wijziging in rekening gebracht. De te leveren hoeveelheid wordt gereserveerd.
[ IMAGE: image.png ]
De pop-up om een pathologie te linken aan een patiënt verschijnt enkel bij de voorbereiding van een homebestelling, de velden Pathologie en Farmaceutische zorg zijn aanklikbaar tijdens Voorbereiding en Validatie:
[ IMAGE: image.png ]
Als het te leveren product zich in het type Homebestelling bevindt, verschijnt een pictogram om aan te geven dat het product uit de bak van de groothandel moet worden genomen.
[ IMAGE: image.png ]
Door op het vakje te klikken, ziet u of een deel van de dozen uit voorraad moet worden genomen.
Bij de voorbereiding van een homebestelling zal het scherm van de vervaldata openen wanneer er een vervaldatum dient geselecteerd te worden of als er een vervaldatum dient ingegeven te worden.
3. Wijzigingen tijdens de voorbereiding
U kunt een product toevoegen door het te scannen of door erop te klikken. Via de knop Vrije verkoop kan u ook manueel een vrije verkoop ingeven met uitgestelde betaling. Deze vrije verkopen dienen niet meer gevalideerd te worden.
Als u een specialiteit niet wilt leveren, dan selecteert u deze, en klikt u op Niet leverbaar. De gevraagde hoeveelheid wijzigt dan naar 0.
Als u slechts een deel levert en de rest niet (ook niet later) , geef dan de Te leveren hoeveelheid in en klik vervolgens op niet leverbaar. De gevraagde hoeveelheid neemt de waarde van de geleverde hoeveelheid over en de te leveren hoeveelheid gaat naar 0.
Het aantal tabbladen zal afhangen van het aantal voorschriften dat door het rusthuis werd ingevoerd, maar er zal altijd een tabblad Contant zijn. Via de Transferknop kan u een product dat niet zal worden terugbetaald totdat de voorschriften zijn geregulariseerd, verplaatsen naar deze sectie Contant. Als u factureert voordat u de voorschriften hebt ontvangen en u niet zeker bent dat een product zal worden terugbetaald, kunt u het factureren aan de volledige prijs door het te verplaatsen naar dit tabblad Contant:
[ IMAGE: image.png ]
Wanneer voor een specialiteit een attest moet worden afgeleverd, zal CareConnect Pharmacist controleren of er een geldig attest aanwezig is voor deze patiënt. Indien dit het geval is, zal de specialiteit worden terugbetaald, indien dit niet het geval is, zal de volledige prijs worden aangerekend. Het attest kan echter nog worden geregistreerd bij de validatie van voorschriften.
Het rusthuis kan een nummer van het attest sturen voor de specialiteiten die een dergelijk attest nodig hebben. In dit geval zal, als het nog niet bestaat, het attest worden aangemaakt en zal de specialiteit worden aangerekend aan verlaagd terugbetalingstarief. Als de geldigheidsdatums door het rusthuis echter niet werden doorgegeven (rode lijnen in Homelink), zullen ze opnieuw moeten worden ingevoerd tijdens de validatie van de verkoop.
Wanneer een magistrale bereiding door het rusthuis wordt doorgestuurd, dan wordt deze weergegeven als vrije tekst die verwijderd kan worden en vervangen door de chemische samenstelling. Als het rusthuis de bereiding heeft ingevoerd met het juist nummer, is het voldoende om de bereiding te openen en het nummer, gecommuniceerd door het rusthuis, opnieuw in te lezen.
Wanneer een zeer dure inwisselbare specialiteit wordt besteld, zal CareConnect Pharmacist deze automatisch vervangen door een specialiteit uit dezelfde cluster. Er wordt een specialiteit voorgesteld die op de goedkoopste lijst staat, op voorraad is en de beste marge heeft.
Tijdens de voorbereiding van een geïmporteerde homebestelling kan u zelf nog een sectie (vrije verkoop of voorschrift), specialiteit, magistrale bereiding of een vrije tekst toevoegen.
Als u een robot heeft, dan worden de producten die zich in de robot bevinden op dezelfde manier uitgeworpen als bij aflevering (parameter 74)
4 . Gedeeltelijke levering
Het is mogelijk dat u niet alle producten in één keer aflevert. Als u van plan bent deze producten later te leveren, dient u de Geleverde hoeveelheid te verminderen zodat de Te leveren hoeveelheid toeneemt. Bij het opslaan van de levering worden reservatiebonnen afgedrukt om de regularisatie te vergemakkelijken.
Reserveringen van een homebestelling zijn gemakkelijk te herkennen aan het pictogram van een instelling:
[ IMAGE: image.png ]
[ IMAGE: image.png ]
Wanneer u deze wenst te regulariseren heeft u verschillende mogelijkheden:
u scant de reservatiebon
u heropent de voorbereiding van de bestelling.
u selecteert de reservatie in de schuldfiche van de patiënt door zijn naam in te voeren
Opgelet: de regularisatie gebeurt enkel in de factureringsmodule!
5. Manueel een homebestelling aanmaken
Door op Aanmaken Homebestelling te klikken, kan u via een pop-upscherm de instelling (en afdeling) ingeven waarvoor u een manuele homebestelling wil aanmaken:
[ IMAGE: image.png ]
Een scherm vergelijkbaar met dat van levering verschijnt:
[ IMAGE: image.png ]
Er verschijnt een lege sectie met voorschriften, zodat u de patiënten en de specialiteiten meteen kan invoeren. Bij het invoeren van patiënten wordt de zoekactie alleen uitgevoerd bij patiënten die tot deze instelling behoren.
Vervolgens kan u de gewenste specialiteiten handmatig scannen of invoeren. Door op de geleverde hoeveelheid te klikken kan u deze wijzigen.
Als de patiënt verzekerd is, wordt het product weergegeven aan terugbetalingstarief.
Als u specialiteiten ingeeft waarvoor een barcode nodig is, dan moet deze worden gescand.
Wanneer een specialiteit wordt ingevoegd, verschijnt de volgende informatie:
de naam van de specialiteit
de gevraagde hoeveelheid: aantal door de patiënt gevraagde dozen
de geleverde hoeveelheid: aantal dozen die voor levering uit voorraad werden genomen
te leveren hoeveelheid: aantal nog te leveren dozen (bij het plaatsen van een bestelling is wijziging van deze hoeveelheid nog niet mogelijk)
de publieksprijs per eenheid en de betaalde prijs
andere informatie (eerste afgifte...)
Met de F1-toets kan u een nieuwe sectie van het type Vrije verkoop aanmaken. Vervolgens kan u de patiënt en producten invoeren.
Met de F2-toets kan u een nieuwe sectie van het type Voorschrift aanmaken.Deze nieuwe secties kunnen op naam van dezelfde patiënt of op naam van een andere patiënt van de instelling gemaakt worden, het is echter aan te raden om tussen elke nieuwe patiënt uw leveringen op te slaan. Op die manier wordt een individueel ticket afgedrukt en wordt een nieuwe lege sectie geopend, maar altijd op naam van de instelling.
Met de knop Stop voorb. kan de registratie van de bestelling worden gestopt wanneer u klaar bent of wanneer u wenst over te gaan naar de invoer voor een andere instelling.
Door op Totaal te klikken, krijgt u onmiddellijk toegang tot de vaste gegevens van de instelling
Bij het invoeren van een specialiteit wordt de gevraagde hoeveelheid gewijzigd naar 1 en de geleverde hoeveelheid ook. Na het opslaan wordt het product uit voorraad genomen.
Wanneer u manueel een homebestelling aanmaakt en u geeft meerdere stuks in van een artikel, worden er evenveel schulden gecreëerd als er verpakkingen worden geleverd van het artikel. Op die manier kan u de schulden op verschillende voorschriften regulariseren. Na het opslaan van dit voorschrift worden er 2 schulden Homebestelling aangemaakt.
Om een artikel te kunnen reserveren configureert u via Configuratie > Interface gebruiker, de knoppen in het scherm Voorbereiding homebestelling / Selectie:
[ IMAGE: image.png ]
6. Validatie van uw homebestelling
Validatie wordt gebruikt om de registratie van voorschriften te voltooien zodat ze klaar zijn voor tarifering. U kan dit vanuit aflevering doen ((volledig of gedeeltelijk), via de schuldfiche van één bepaalde patiënt, of vanuit de leveringsmodule (geheel of gedeeltelijk):
Door op Val. Home te klikken, kan u via een pop-upscherm de instelling (en afdeling) en periode ingeven van de homebestellingen die u wenst te valideren. U kan aanvinken of u zelf de patiënten wilt ingeven in het opzoekveld:
[ IMAGE: image.png ]
U kan een bepaalde besteldatum selecteren of alle datums in één keer. Door het venster te valideren, verschijnt de lijst met patiënten. Door de optie Na selectie van het home, de patiënten manueel opzoeken op naam in het opzoekveld aan te vinken, kunt u de naam van de patiënt invoeren en onbesliste voorraad openen om de verkoop te valideren. Als een patiënt uit de lijst wordt geselecteerd, kunt u de verkoop zien die overeenkomt met de bestelling. Alleen de nodige informatie moet nog worden ingevuld zodat alles in orde is (voorschrijver, attest...).
[ IMAGE: image.png ]
Het scherm voor validatie is hetzelfde als het scherm voor aflevering, behalve dat de producten niet uit voorraad worden genomen wanneer de verkoop wordt geregistreerd. Zo kan u specialiteiten nog op een ander voorschrift zetten, en zullen alle automatische controles uitgevoerd worden. Voor specialiteiten met attest, kan u het nummer en de geldigheid ingeven indien deze niet werd meegegeven tijdens de import of voorbereiding.
Na het opslaan gaat u direct naar de bestelling van de volgende patiënt. U kunt terugkeren naar de lijst met patiënten door op de knop Laatste Lst. te klikken.
Wanneer u in aflevering een specialiteit aflevert waarvoor er reeds een home bestelling is gecreëerd, krijgt u een waarschuwing dat deze patiënt voor deze specialiteit u nog een voorschrift verschuldigd is en dat dit dient geregulariseerd te worden in de module Levering.
U heeft 2 opties:
Toch afleveren: zonder de schuld te regulariseren
Niet afleveren
Wanneer u bij uw validatie een bepaald voorschrift niet opslaat, zal dit nummer hergebruikt worden. Bij validatie door opzoeking van de patiënt, werden in dit geval de voorschriftnummers reeds gerecupereerd.
7. Validatie wijzigen
Tijdens de validatie kan u op elk moment nog een specialiteit (scannend of manueel), bereiding of vrije tekst, toevoegen. Het is hier ook mogelijk om nieuwe tabbladen van het type Voorschrift of Vrije verkoop toe te voegen via de knoppen:
[ IMAGE: image.png ]
Als u geen voorschrift heeft ontvangen, kunt u het voorschrift altijd wijzigen naar vrije verkoop door op de hoofding van de sectie te klikken. U kan dan een ander Type sectie aanvinken:
[ IMAGE: image.png ]
8. Rapporten
a. Pickinglijst van de homebestellingen
Dit rapport vindt u onder Administratie > Rapporten > Schulden / Onafgewerkt. Het laat u toe om een pickinglijst af te printen van de specialiteiten die behoren tot een homebestelling, Zodat deze klaargezet of uitgeworpen kunnen worden om te leveren aan het home.
b. Homebestelling
Dit rapport vindt u onder Administratie > Facturering. Het geeft u een overzicht van de stand van zaken van de homebestellingen: Welke artikelen moeten nog geleverd, gefactureerd of getarifeerd worden.
c. Verzendnota met substitutie
Dit rapport vindt u onder Administratie > Facturering. Hierop kan u zien welke producten gesubstitueerd werden. U ziet het oorspronkelijk voorgeschreven product en het substitutieproduct dat afgeleverd werd.
9. Facturering
U kan op 2 manieren factureren :
U factureert alles in 1 keer na het leveren van de producten en het valideren van de verkopen.
U factureert meteen na levering en vervolgens, indien nodig, factureert u opnieuw na de validatie van de verkopen indien dit prijswijzigingen teweeg zou hebben gebracht.
De facturering gebeurt via Administratie > Facturering
10. Verwerken van Multidose artikelen
Indien de apotheek bepaalde specialiteiten via CareConnect Multidosis aflevert, kan een instelling deze specialiteiten aanduiden met een Multidosis vlag (robotvlag). Deze specialiteiten zullen in CareConnect Pharmacist het Multidose icoon in de cel Info krijgen:
[ IMAGE: image.png ]
Het is mogelijk dat de instelling, bij het doorzenden van de voorschriften, bepaalde specialiteiten aanduidt als zijnde Multidose specialiteiten, terwijl deze in CareConnect Pharmacist nog niet gekend zijn als dusdanig. Indien we een specialiteit ontvangen met Multidosis vlag, terwijl het factureringsadres, de patiënt of de specialiteit niet aangeduid zijn als Multidosis, zal er een melding verschijnen om u hierop attent te maken. U kan dan het volgende doen om de aflevering goed te laten verlopen:
In de Voorbereiding verwijdert u de vlag door de lijn te selecteren en vervolgens in de cel Info te klikken, en de vlag te verwijderen.
U kan het factureringsadres, de patiënt of de specialiteit aanduiden als zijnde Multidosis
11. Stockbeheer in CareConnect Pharmacist
Als de voorraad in de apotheek wordt beheerd, wordt de stock bij de voorbereiding van uw homebestelling verminderd en moet de barcode worden gescand.
12. Stockbeheer in CareConnect Multidose
Indien de stock beheerd wordt in CareConnect Multidose, dan wordt de stock niet verminderd tijdens de voorbereiding, en zal de barcode later opgehaald worden. Daarom zal de cel Barcode de status geen code krijgen:
Deze status zal ook zichtbaar zijn bij het nakijken van de voorschriften. De voorschriften zonder barcode zijn opgeschort voor tarificatie: Wanneer u via Administratie > Tarifering, de lijsten voor de tarificatie laadt, zal u bij de opgeschorte voorschriften ook deze met een ontbrekende barcode zien staan.
Voor het ophalen van uw barcodes heeft u 3 mogelijkheden:
[ IMAGE: image.png ]
a. Ophaling van barcodes via Beheer: Multidose
Ophalen van de barcodes gebeurt via het menu Tools > Beheer Multidose > Barcode. Door te filteren op periode zal Multidose alle barcodes die corresponderen met die periode verzenden, en ze koppelen aan de overeenstemmende voorschriften.
b. Wijziging status naar ‘Geen barcode’
Als u het artikel zonder barcode wil tariferen, wijzigt u de status naar Geen barcode. Na het opslaan word dit voorschrift gedeblokkeerd voor de tarifering en worden alle bestellingen getarifeerd.
c. Wijziging status naar ‘UBC niet-geleverd’
Indien u niet wilt dat het product zonder barcode in het tarificatiebestand wordt opgenomen, maar dat de rest van het voorschrift wel wordt getarifeerd, zet u de status van het artikel om naar UBC niet-geleverd. Na opslaan wordt het voorschrift gedeblokkeerd en worden alle producten BEHALVE het product waarvoor de ontbrekende UBC-status is ingesteld, getarifeerd.
Het artikel zal dus aan het rusthuis worden gefactureerd aan terugbetalingstarief, maar de derde-betalersregel zal niet worden aangevraagd aan het RIZIV.