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Le Centralised Order System est le moyen de commander des articles pour plusieurs officines en une fois.
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Les options sont séparées en plusieurs parties : Création d’une Nouvelle commande, Commandes en préparation, Commandes en validation, Commandes à envoyer, Commande à réceptionner, Anciennes commandes.
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Sur la page d’accueil vous avez déjà un raccourci vers les parties les plus utilisées : Commandes en préparation, Commandes en validation, Commande à envoyer, Commandes à réceptionner.
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Pour chacune, vous visualiserez la quantité de commandes.
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Autrement vous devez passer par le menu afin de trouver l’entièreté des différentes options :
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1. Nouvelle commande,
2. Commandes en préparation,
3. Commandes en validation,
4. Commandes à envoyer,
5. Commandes à réceptionner,
6. Historique des commandes.
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Sur les pages suivantes vous pouvez trouver plus d'informations sur les différentes modes de travail avec les commandes COS pour votre groupe:
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Vous créez une commande globale dans CareConnect Pharmacy Group et laissez livrer les produits directement dans les différentes pharmacies.
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Vous créez une commande globale dans CareConnect Pharmacy Group et laissez livrer les produits de manière centralisée (dans 1 pharmacie ou dépôt). Après réception centralisée, vous envoyez les produits vers les différentes pharmacies.
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Vous créez une commande globale dans CareConnect Pharmacy Group et laissez livrer les produits de manière centralisée (dans 1 pharmacie ou dépôt). Après réception centralisée, vous envoyez les produits vers 1 pharmacie/dépôt qui, à son tour, enverra (validera) et facturera aux autres pharmacies.
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Pour faire une commande COS dans laquelle les articles sont livrés directement aux pharmacies participantes, vous devez suivre les étapes suivantes :
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1. Lors de la création d’une nouvelle commande, vous sélectionnez les pharmacies participantes à la commande.
2. Dans l’en-tête de la commande, vous sélectionnez les données pour la commande (fabricant, période, …). Plus bas, se trouve l’option cochée par défaut “envoyer automatiquement à la pharmacie”. Celle-ci sera transmise automatiquement aux pharmacies participantes après l’avoir passée. Les pharmacies verront uniquement les quantités qui leur sont destinées.
3. Vous choisissez les différents articles et les quantités puis vous composez votre commande.
4. Vous envoyez la commande au fabricant (avec ou sans publication préalable dans les pharmacies participantes).
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Après l’envoi de la commande, celle-ci se trouvera dans “Historique commandes” de CareConnect Pharmacy Group.
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La pharmacie retrouvera cette commande dans CareConnect Pharmacist sous “A approv.”.
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Vous pouvez enregistrer ici la commande complète, laquelle augmentera le stock dans cette pharmacie pour ces articles.
Aucune facturation n’est liée à ce workflow. Nous supposons de ce flux que le fabricant livre et facture directement aux pharmacies.
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Lors de la création d'une commande COS, vous pouvez choisir de faire livrer la commande complète à un seul endroit, par exemple au dépôt du groupe. Là, vous vérifiez la commande et vous confirmez les articles reçus via CareConnect Pharmacy Group. Après réception Central, les articles seront automatiquement transmis aux pharmacies afin qu'ils puissent également enregistrer les articles dans leur stock.
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Pour créer une commande COS avec livraison dans le dépôt du groupe, procédez comme suit :
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1. Lors de la création d’une nouvelles commande, vous sélectionnez les pharmacies participantes à la commande.
2. Dans l’en-tête de la commande vous sélectionnez les données pour la commande (fabricant, période, …). Après vous cochez l’option “Envoyer automatiquement à la pharmacie”. Ainsi, après avoir passé la commande, vous la recevrez dansCC Pharmacy Group (via COS - Commandes à réceptionner) pour ensuite envoyer les quantités reçues aux pharmacies.
3. Vous choisissez les différents articles et quantités puis vous composez votre commande.
4. Vous envoyez la commande au fabricant (avec ou sans une publication préalable dans les pharmacies participantes).
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Après l'envoi de la commande, celle-ci se trouvera dans CC Pharmacy Group dans "Commandes à réceptionner". Dès que les produits sont livrés dans le dépôt, vous pouvez introduire les quantités reçues. Pour transmettre ces quantités (en une ou plusieurs fois) aux pharmacies locales, vous sélectionnez "Actions" "Envoyer la quantité aux pharmacies"
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(À chaque fois) lorsque vous cliquez sur “Envoyer la quantité aux pharmacies” dans CC Pharmacy Group, une commande sera placée dans CareConnect Pharmacist des pharmacies participantes sous “A approv.“ avec les quantités prévues pour cette pharmacie.
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Vous pouvez enregistrer ici la commande complète ce qui augmentera le stock dans cette pharmacie pour ces articles.
Aucune facturation n’est liée à ce workflow. Nous supposons par ce flow que le fabricant livre dans 1 dépôt mais facture bien directement aux pharmacies.
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Lors de la création d'une commande COS, vous pouvez choisir de laisser livrer l’entièreté de la commande à l'une des pharmacies participantes, dont une de celle-ci distribuera la commande aux autres pharmacies participantes, avec un lien automatique de facturation inter-officine.
Pour créer une commande COS avec facturation, procédez comme suit:
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1. Lors de la création d'une nouvelle commande, vous sélectionnez les pharmacies qui participent à la commande.
2. Dans l’entête de la commande, vous sélectionnez les données pour la commande (fabricant, période, ...) ainsi que la pharmacie de facturation dans les pharmacies participantes. Attention, seules les pharmacies travaillant avec CareConnect Pharmacist (désigné comme “ Appartient au groupe ” dans 2. Signalétiques – Pharmacies) peuvent être des pharmacies de facturation. Lorsque vous choisissez une pharmacie de facturation, vous devez également décocher l'option " Envoyer automatiquement à la pharmacie". Une commande COS avec facturation sera toujours reçue de manière centralisée (via 2. COS - Commandes à réceptionner) pour ensuite envoyer les quantités reçues à la pharmacie de facturation, qui à son tour transmettra aux autres pharmacies.
3. Vous choisissez les différents articles et quantités et composez votre commande
4. Vous envoyez la commande (avec ou sans publication préalable aux pharmacies participantes) vers le fabricant.
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Après l'envoi de la commande, celle-ci se trouvera dans "Commandes à réceptionner". Dès que les produits sont livrés, vous pouvez entrer les quantités reçues. Pour envoyer ces quantités (en 1 ou plusieurs fois) aux pharmacies locales, vous choisissez “Actions” “Envoyer la quantité aux pharmacies”. Cela déclenchera automatiquement les actions suivantes:
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1. La quantité totale des articles reçus sera envoyée à la pharmacie de facturation, c'est-à-dire la quantité destinée à cette pharmacie + les quantités qui seront facturées aux autres pharmacies. Dans CC Pharmacist, vous pouvez retrouver cette commande sous "A approv.". Vous pouvez enregistrer l’entièreté de la commande de sorte que le stock de cette pharmacie sera (temporairement) plus élevé.
2. Au même moment, la pharmacie de facturation reçoit une commande inter-officine de chaque autre pharmacie participante avec leurs quantités demandées (Cfr. Ce que vous aviez introduit dans COS). Entre-temps, les autres pharmacies peuvent déjà voir ce qui arrivera dans le module de commande dans CC Pharmacist dans "En attente".
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Pharmacie de facturation:
1. Enregistrez la Commande COS complète dans le module de commande sous 'A approv.'. Cela permettra d'augmenter le stock de la pharmacie pour ces articles.
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2. Via "Utilitaires – Gestion facture – Gestion des factures hors délivrance" vous pouvez obtenir les commandes inter-officine des autres pharmacies en cliquant sur "Charger cmd".
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Vous ouvrez la commande et validez les articles que vous livrerez à cette pharmacie. Ensuite, vous cliquez sur "Enregistrer". Puis vous cliquez sur "valider la commande et envoyer la réponse".
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A ce moment, les produits sont retirer de votre stock et ils sont prêts pour la facturation.
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La pharmacie que vous fournissez obtiendra maintenant votre “réponse” dans sa CC Pharmacist. Sa commande passera de "En attente" à "A approv." afin qu'il puisse mettre les produits en stock.
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Vous trouverez plus d'informations sur la validation des commandes inter-officine dans ce manuel.
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3. La pharmacie de facturation fait la facture pour les autres pharmacies via Exploitation - Facturation.
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Autres pharmacies participantes:
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Pour les autres pharmacies participantes, une commande inter-officine sera automatiquement créée après l'enregistrement de la réception des articles dans CareConnect Pharmacy Group (voir ci-dessus). La commande inter-officine se trouve toujours sur le nom du fabricant tel qu'il a été choisi dans l’entête de la Commande COS.
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Cette commande sera temporairement sous "En attente" dans le module de commande de CC Pharmacist jusqu'à ce que la pharmacie de facturation confirme la livraison des articles.
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Aussi longtemps que la commande se trouve sur "En attente", vous ne devez pas entreprendre d’action.
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Après confirmation de la pharmacie de facturation, la commande ira automatiquement de "En attente" à "A approv." dans le module de commande CC Pharmacist. Une fois que les produits vous ont été effectivement livrés, vous pouvez enregistrer la commande afin que ceux-ci se trouvent dans votre stock.
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Pour créer une nouvelle commande COS, vous pouvez partir de deux endroits dans l'application:
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1. Menu: Via la partie de menu COS-Nouvelle commande, vous pouvez créer une nouvelle Commande COS.
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2. Commandes en préparation: Vous pouvez créer une nouvelle commande COS en partant des ⦁ commandes en préparation. Là, vous cliquez sur le bouton 'Nouvelle commande' situé en haut à droite.
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Procédure:
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CareConnect Pharmacy Group vous guidera à travers les différentes étapes pour créer une nouvelle commande:
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• Sélection des pharmacies
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• Sélection de l’en-tête (Fabricant, type de transmission, facturation...)
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• Sélection des prévisions de ventes
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Ensuite, vous arrivez dans la commande où vous avez un aperçu des articles et des articles que vous pouvez ajouter à votre commande.

Pharmacies
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Afin de créer une commande il sera nécessaire de sélectionner les pharmacies pour lesquels vous allez passer commande, définir avec quel fournisseur vous allez travailler et enfin définir les critères pour générer ou non une proposition de commande.
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Dans la fenêtre de création de commande, utilisez le bouton Ajouter une pharmacie afin de sélectionner les pharmacies pour lesquels vous voulez passer commande.
Il est possible d’effacer des pharmacies via le bouton Actions.
Lorsque votre sélection est faite vous pouvez passer à la fenêtre suivante via le bouton Suivant.
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Entêtes
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Après que vous avez sélectionné les ⦁ pharmacies pour votre nouvelle commande COS, vous devez définir dans cette deuxième étape l’en-tête de votre commande.
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Fabricant
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Vous choisissez ici le laboratoire pour lequel vous souhaitez créer une commande COS.
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Pharmacie de facturation
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Seulement si vous souhaitez suivre le workflow "Commande COS avec facturation", vous devez indiquer une pharmacie de facturation.
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Type de transmission
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Vous déterminez ici la manière dont vous enverrez la commande COS au fabricant.
⦁ Téléphone = envoi fictif (par exemple, vous avez déjà transmis la commande oralement ou sur papier).
⦁ E-mail = la commande COS sera envoyée par e-mail au fabricant. Vous devez d'abord entrer l'adresse e-mail du fabricant sous Signalétiques - Fournisseur.
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Envoyer automatiquement à la pharmacie
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Cette option ne sera cochée que si vous travaillez selon le workflow "Commande centrale avec livraison dans les pharmacies"
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En résumé
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Prévision des ventes
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Les critères établis, désormais le logiciel peut vous faire une proposition de commande en fonction des choix que vous allez définir dans cette nouvelle fenêtre. En fonction de ceux-ci, une phrase en dessous du Mode de calcul vous explique sur quoi il va se baser. Lorsque vous aurez terminé, cliquez sur Terminer. Vous voici désormais dans la modification de commande, dans les commandes en préparation.
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Résumé des articles
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Une fois que vous avez défini les pharmacies, l'intitulé et le prévision de ventes pour votre nouvelle commande, CareConnect Pharmacy Group vous dirige vers un aperçu de la commande.
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A. Ajout / suppression d'articles
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Par défaut, aucun article ne figure dans la proposition de commande. Vous devez utiliser le bouton Ajouter des articles en haut à droite pour ajouter des articles à la proposition de commande.
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Si vous souhaitez supprimer un article de la proposition de commande, sélectionnez l'article en question et cliquez en haut sur Actions. Choisissez ensuite l'option "supprimer".
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B. Détail par article
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Dans l'aperçu, vous trouvez pour chaque article les infos suivantes:
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⦁ Nom de l'article
⦁ CNK
⦁ Ventes totales année : Ventes totales pour les pharmacies sélectionnées
⦁ Ventes totales période : Ventes totales au cours de la période sélectionnée pour le prévision de ventes
⦁ Stock: Nombre d'articles en stock dans les pharmacies sélectionnées.
⦁ Retour: Nombre d'articles qui se trouvent dans le module de retour dans les pharmacies sélectionnées
⦁ Proposition: Nombre d'articles que vous voulez commander. Pour plus d'infos, voir plus loin sur cette page
⦁ Pièces gratuites : Vous pouvez introduire ici le nombre de pièces gratuites que vous recevez de cet article
⦁ Pourcentage de ristourne : Vous pouvez introduire ici la ristourne (en %) que vous recevez pour l'article
⦁ Prix d'achat réel : Celui-ci est recalculé en fonction du nombre de pièces gratuites et de la ristourne introduite.
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En fonction du paramètre 126, en plus des quantités commandées, les détails financiers et le prévision de vente sont affichés ou non par défaut.
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Vous pouvez afficher ou masquer ces données en cochant ou décochant l'option souhaitée à gauche de l'écran sous l'intitulé "Afficher". Ce changement de paramètre sera enregistré pour votre utilisateur pour toutes vos commandes en préparation de la journée en cours.
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C. Proposition de commande
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Pour chaque article, en fonction de la période de ventes totales, du stock et de la quantité en retour, CC Pharmacy Group générera une proposition de quantité d'articles à commander au total.
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Ce nombre d'articles est toujours la somme de toutes les pharmacies et peut toujours être modifié par l'utilisateur. Si vous le modifiez dans l'aperçu des articles, la quantité sera automatiquement répartie dans les différentes pharmacies en fonction des statistiques. Vous pourrez examiner cette répartition en plaçant votre souris sur le nom de l'article (sans cliquer).
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Vous pouvez aussi modifier la proposition par pharmacie en cliquant sur le nom des articles. Cela ouvrira l'écran du détail des articles.
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Vous pouvez aussi, de la même manière, ajouter le nombre de pièces gratuites. En ajoutant celui-ci dans l'écran d'aperçu, les pièces gratuites seront réparties en fonction des statistiques dans les différentes pharmacies. En ajoutant le nombre de pièces gratuites dans le détail des articles, vous pouvez vous-même choisir où ces quantités doivent être affectées.
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Pour avoir une vue détaillée des statistiques des articles, vous pouvez cocher l'option Prévision de vente à gauche de l'écran sous l'intitulé "Afficher".
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D. Détails financiers
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Pour chaque article, vous pouvez ajouter la ristourne obtenue (en %). Si vous avez coché, à gauche de l'écran, les Détails financiers, vous pouvez aussi introduire le montant de la ristourne en €. Vous avez ainsi une vue sur le prix public et le prix d'achat officiel, ainsi que sur la marge sur l'article.
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Pour attribuer une ristourne à plusieurs articles en même temps, sélectionnez les articles et cliquez en haut de l'écran sur Actions. Choisissez ensuite Ajouter ristourne. Une fenêtre pop-up s'ouvre, dans laquelle vous pouvez ajouter la ristourne en % ou en € pour les articles sélectionnés. Vous pouvez introduire un nombre de pièces gratuites (par article).
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À gauche de l'écran, vous avez en outre toujours une vue des données financières de l'ensemble de la commande dans la partie "Résumé de la commande".
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E. Actions
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Après avoir composé votre commande, vous pouvez opter pour différentes actions en haut à gauche de l'écran (dans la partie "Résumé de la commande").
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1. Publier : Envoyer un e-mail aux pharmacies participantes, donnant à chacune l'option de valider ou adapter la proposition de commande. La commande sera ainsi déplacée vers "Commandes à valider".
2. Envoyer : Envoyer la commande à la pharmacie sous l'intitulé défini. Vous trouverez plus de détails sur l'envoi d'une commande par e-mail.
3. Imprimer : Vous pouvez ici imprimer différents aperçus de votre commande
4. Exporter : Vous pouvez ici exporter les données de votre commande en format CSV. Si vous créez un fichier d'exportation pour chaque pharmacie, le numéro APB se trouvera dans une colonne à part, pour permettre de trier plus facilement le fichier.
5. Annuler : L'annulation (suppression) de l'ensemble de la commande
6. Supprimer un article avec la quantité 0 : Lorsque des articles sans nombre de pièces se trouvent dans la commande, CC Pharmacy Group affiche une notification vous demandant si vous voulez envoyer la commande. Cette option vous permet de supprimer en une fois tous ces articles
7. Retirer les articles retirés du marché : Supprimer tous les articles dont le statut est "retiré du marché"
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Un nouvel écran s'ouvre, dans lequel, par défaut, les articles du producteur dont le stock est géré apparaissent. Vous pouvez adapter la liste avec des articles, grâce aux critères qui apparaissent à gauche. Vous pouvez pour cela utiliser les critères de recherche suivants :
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⦁ Nom de l'article / CNK : Sélectionnez uniquement les articles qui portent un certain nom ou CNK.
⦁ Fabricant: Sélectionnez uniquement les articles d'un certain Fabricant. Par défaut, le Fabricant choisi dans l'intitulé de la commande est proposé, mais il peut être modifié si on le souhaite.
⦁ Fournisseur : Sélectionnez uniquement les articles d'un certain fournisseur.
⦁ Articles les mieux vendus : Sélectionnez uniquement les X articles les plus vendus. Si vous choisissez ce critère, vous devez aussi compléter les critères Période de vente de et Période de vente à (inclus).
⦁ Produits vendus dans les derniers mois : Sélectionnez uniquement les produits vendus au cours des X derniers mois.
⦁ Inclure les produits jamais vendus dans le passé : Cochez si vous voulez inclure les articles qui n'ont encore jamais été vendus auparavant.
⦁ Température de stockage : Sélectionnez uniquement les produits qui doivent être conservés dans une zone de température spécifique.
⦁ Afficher les produits retirés : Cochez si vous voulez aussi voir les articles qui ont été retirés du marché.
⦁ Retiré dans les derniers mois : Définissez depuis combien de mois, le produit est retiré.
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Vous pouvez aussi opter pour d'autres options :
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⦁ Afficher uniquement les produits gérés en stock : Cochez si vous ne voulez afficher que les articles dont le stock est géré (nombre en stock > 1 ou articles avec un seuil minimum > 0).
⦁ Afficher uniquement les produits déjà commandés pour ce labo : Cochez si vous ne voulez voir que les articles que vous avez déjà commandés à ce labo
⦁ Afficher les prévisions de ventes : Afficher les chiffres de ventes par article
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Sur la base des critères ci-dessus, vous pouvez charger et sélectionner des articles de la façon suivante :
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1. Cochez un article spécifique
2. Sélectionnez tous les articles sur la page actuelle
3. Sélectionnez tous les articles satisfaisant aux critères de recherche actuels
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Après avoir sélectionné des articles, ajoutez-les à la commande en cliquant en haut à gauche sur le bouton Ajouter des articles.
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Attention : L'écran permettant d'ajouter des articles ne se ferme pas automatiquement. Vous pouvez ainsi sélectionner d'autres critères pour ajouter d'autres articles, ... Si vous avez ajouté tous les articles à la commande, quittez l'écran à l'aide du bouton Annuler en haut à gauche.
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En cliquant sur le nom d'un article dans ⦁ l'aperçu des articles d'une commande COS, les détails de cet article s'ouvrent.
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Vous pouvez déplacer cet écran pour consulter les données en arrière-plan. Cliquez pour cela en haut sur l'intitulé et faites glisser vers l'endroit souhaité.
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A. Aperçu de l'écran
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B. Navigation
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Pour aller à l'article suivant, vous ne devez pas fermer cette fenêtre. Avec les boutons en bas à gauche, vous pouvez naviguer entre les articles. CC Pharmacy Group indique pour cela toujours sur quel article vous vous trouvez, par rapport au nombre total d'articles.
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Si, en navigant, vous devez vous rendre sur une autre page dans l'aperçu des articles, CC Pharmacy Group le fera automatiquement pour vous. La ligne de sélection (bleue) sera toujours sur l'article actif.
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Pour quitter l'écran des détails de l'article et revenir à l'aperçu des articles, cliquez sur le bouton fermer ou la touche "Esc".
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Si pendant la création d'une nouvelle commande COS, vous avez indiqué dans l'intitulé d'envoyer la commande par e-mail, après avoir choisi Envoyer via le bouton Actions dans ⦁ l'Aperçu des articles, une nouvelle fenêtre s'ouvre.
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A. Aperçu
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En haut de cet écran, dans le premier champs, l'adresse e-mail est introduite telle qu'elle a été indiquée dans la fiche du groupe (Fiches - Groupe).
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Si une adresse e-mail a été introduite pour le Fabricant choisi (via Fiches - Fournisseur), elle sera complétée dans À. Vous pouvez cependant à tout moment adapter cette adresse e-mail ou en introduire une autre. Si vous le désirez, il est possible d'introduire plusieurs adresses email en utilisant entre les adresses le caractère ";".
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À côté de l'objet de l'e-mail, vous pouvez sélectionner l'option permettant d'ajouter à l'e-mail un fichier PDF contenant les détails de la commande. Vous trouverez plus d'infos à ce sujet plus loin sur cette page.
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L'e-mail est créé selon un modèle standard. Vous pouvez cependant le modifier à souhait.
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B. Détails en annexe
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Lorsque vous choisissez d'ajouter un détail en PDF à la commande, le fichier suivant sera annexé à l'e-mail envoyé.
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Les données du groupe et du Fabricant sont celles introduites dans les fiches respectives.
Les données de livraison et de paiement sont celles indiquées dans ⦁ l'intitulé de la commande.
Le numéro de commande est constitué d'un préfixe, d'un numéro d'ordre et d'un suffixe. Le numéro d'ordre est déterminé par CareConnect Pharmacy Group, mais vous pouvez vous-même définir le préfixe et le suffixe dans les paramètres. Rendez-vous pour cela dans Configuration - Paramètres et adaptez respectivement les paramètres 206 et 207.
Vous trouverez en outre pour chaque pharmacie un aperçu des articles commandés, avec tant les quantités commandées que les données financières.
En bas du document, vous trouverez un résumé de l'ensemble de la commande.
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La gestion des commandes via la plateforme en ligne Pharmintouch, peut être plus efficace et plus rapide que le système COS. Pour cela, vous devrez d'abord créer une commande et éventuellement l'ajuster afin de la charger sur le site Pharmintouch.
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Commencez par créer une nouvelle commande, si vous utilisez le méthode de validation, il est nécessaire de d'abord demander la validation des pharmacies participantes. Lorsque la commande est finalisée (Via Configuration: Paramètres: Paramètre 210, vous pouvez supprimer les quantitées <3), vous pouvez l'envoyer vers la plateforme Pharmintouch après avoir exporté les informations au format ".CSV" via le menu "Actions" - "Export" - "Aperçu avant impression"
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Dans le fichier exporté, vous découvrirez un certains nombres de colonnes en fonction de votre utilisation. Seul les colonnes "CNK" et "OrderedQty" sont nécessaires. Vous pouvez supprimer les colonnes inutilisées via un clique droit de la souris sur la colonne et l'option "Supprimer".
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La première ligne contient les intitulés des colonnes, cette ligne peut également être supprimée via un clique droit de la souris sur la ligne et l'option "Supprimer".
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Une fois les modifications apportées, enregistrez le fichier à l'emplacement souhaité. Il vous est toujours possible d'apporter des modifications à la commande par la suite avant d'envoyer définitivement à la pharmacie.
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Attention de bien vérifier la méthode de transmission de la commande (exemple via email) afin que la commande ne soit pas envoyée au fournisseur préférentiel.
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Après avoir créé et sauvegardé ce fichier Excel, vous devez aller au site web de Pharmintouch. Ici vous pouvez choisir "Importer une nouvelle commande". Sur cette page est bien décrit comment vous pouvez télécharger votre fichier Excel sur leur plate-forme.
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Le menu vous affiche :
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⦁ Le Résumé de votre commande avec les Actions possible pour cette commande.
⦁ Les options pour Montrer les Détails financiers et les Prévisions de vente.
⦁ L’Entête de commande vous indique le Fabricant, le Fournisseur, le Type de transmission qui peuvent être modifiés via cet icône Image ou en cliquant dessus.
⦁ Idem pour les Prévisions de vente qui vous affiche la Prévisions en mois, la date de Commencement et le Mode de calcul.
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Pour démarrer votre commande il est nécessaire d’Ajouter des articles via le bouton dans le coin supérieur droit. Via le menu, vous pouvez Rechercher / Filtrer &certains produits, lorsque vous les avez trouvés, vous pouvez sélectionner produit par produit, en sélectionnant les produits affichés sur la page ou encore l’entièreté des produits via la phrase « Tout sélectionner XX éléments ». Une fois les produits désirés sélectionnés, utiliser le bouton Ajouter des articles pour les ajouter.
Lorsque vous avez ajouté vos produits, il est possible de les supprimer via le bouton Actions.
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Le bouton d’Actions vous permet de :
⦁ Publier : Afin de publier la commande vers les pharmacies concernées afin qu’elles apportent des modifications et approuve la commande.
⦁ Envoyer : Envoyer la commande directement au Fabricant, Fournisseur.
⦁ Imprimer et Exporter : Afin d’avoir un Aperçu avant impression l’export, d’imprimer ou d’exporter la commande sous forme d’un résumé Par pharmacie ou Par article, ou alors de sortir un Résumé global de votre commande.
⦁ Annuler : Afin d’annuler la commande créée.
⦁ Retirer les articles dont la quantité est à 0 :Afin d’éliminer les articles dont la quantité est de 0 pour vider votre commande.
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Cette fenêtre permet de voir les commandes que vous avez envoyées vers les pharmacies et qui sont en attentes de validation.
Il est possible de Filtrer votre recherche par Fabricant et de n’afficher que les commandes où la Période de validation est terminée.
Les colonnes peuvent être triées et vous affichent : le numéro interne de la commande, le Fabricant, la date et la personne qui a créé la commande, la Date d’envoi de la commande, La validation se termine, la quantité d’Articles, les Réponses/Pharmacies.
Cliquez sur le Fabricant pour rentrer dans la commande et sur les Réponses/Pharmacies afin de voir le statut de chacune des pharmacies concernées (Qui et quand la commande a-t-elle été validée, quelle quantité a été validée).
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Le bouton d’Actions vous permet de :
⦁ Clôturer la publication : Afin de clôturer la publication envoyée aux pharmacies. Les pharmacies ne pourront donc plus apporter de modification à la commande ou la valider.
⦁ Imprimer : Cela vous permet d’avoir un Aperçu avant impression, d’imprimer la commande en imprimant un résumé Par pharmacie ou Par article, ou alors de sortir un Résumé global de votre commande.
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Après avoir clôturé la validation, la commande sera transférée dans les « Commandes à envoyer ».
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Le menu vous affiche :
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Cette fenêtre permet de voir les commandes qui ont été validées par les pharmacies et qui doivent être envoyées au Fabricant/Fournisseur.
Vous pouvez Filtrer votre recherche par Fabricant et n’afficher que les commandes de ces fabricants.
Les colonnes peuvent être triées et vous affichent : le numéro interne de la commande, le Fabricant, la date et la personne qui a créé la commande, la Date d’envoi de la commande, la quantité d’Articles, le nombre de Pharmacies, la comparaison entre le nombre de pièces proposées et validées.
Cliquez sur le Fabricant pour rentrer dans la commande et sur les Réponses/Pharmacies afin de voir le statut de chacune des pharmacies concernées (Qui et quand la commande a-t-elle été validée, quelle quantité a été validée), le Nombre de remarques, le Total des quantités commandées.
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Le bouton d’Actions vous permet de :
⦁ Envoyer : Afin d’envoyer la commande aux pharmacies concernées.
⦁ Aperçu avant impression : Cela vous permet d’avoir un Aperçu avant impression.
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Lorsque vous avez choisi pendant la création de la commande COS (entête commande) que celle-ci ne sera pas envoyée automatiquement vers les pharmacies (procédure standard en cas de commande avec facturation), la commande arrivera après l’envoi dans "Commandes à réceptionner" dans Greenock Central Web.
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Vous pouvez accéder à ce module via le menu (COS - Commandes à réceptionner) ou en cliquant dans l’écran de démarrage sur "Commandes à réceptionner "
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Là, vous voyez un aperçu de toutes les commandes qui seront livrées en central (dans 1 pharmacie). Dès que les produits sont livrés, vous ouvrez la commande correspondante et remplissez les quantités reçues.
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Dans cet aperçu, vous pouvez voir les informations suivantes par commande:
⦁ #: Numéro d’ordre de la commande
⦁ Fabricant
⦁ Préparé par: Nom de l'utilisateur qui a créé la commande
⦁ Envoyé par: Nom de l'utilisateur qui a envoyé la commande
⦁ Date d'envoi de la commande: Date déclarée dans l'en-tête de commande pour l'envoi de la commande
⦁ Envoyé le: Date effective de l’envoi de la commande
⦁ Articles: Nombre de références différentes dans la commande
⦁ Pharmacies: Nombre de pharmacies pour lesquelles la commande a été rédigée
⦁ Quantité commandée: Nombre total d'articles commandés
⦁ Date de livraison: Date de livraison de la commande, si complétée dans l’en-tête de commande
⦁ Date de paiement: Date de paiement de la commande, si complétée dans l’en-tête de commande
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Par défaut, toutes les commandes ouvertes apparaissent dans la liste, classées selon 'Envoyé le'. En cliquant sur le titre des colonnes, vous pouvez trier les commandes selon un ordre différent, par exemple 'date de livraison'.
Sur le côté gauche de l'écran, vous pouvez trier la liste sur Fabricant.
En cliquant sur le nom du fabricant, vous ouvrez la commande pour la recevoir/la modifier.
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En cliquant sur le nom du fabricant d'une commande dans la liste des commandes à réceptionner, vous ouvrez le détail de la commande pour recevoir celle-ci.
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A. Aperçu
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Dans cet écran, vous verrez sur le côté gauche le résumé financier de la commande, l’en-tête de la commande et les prévisions de ventes choisies pour la commande.
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Sur le côté droit de l'écran, vous avez le détail de la commande avec tous les articles. Par défaut, ces articles sont triés par ordre alphabétique, mais vous pouvez trier les articles comme vous le souhaitez en cliquant sur l'en-tête de la colonne de votre choix.
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Les informations suivantes sont affichées pour chaque article:
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⦁ Nom de l'article: En cliquant sur le nom de l'article, vous ouvrez la fenêtre détails par pharmacie où vous pouvez apporter des modifications de manière spécifique pour chaque pharmacie (voir ci-dessous). En se positionnant avec la souris sur le nom sans cliquer, vous pouvez afficher brièvement le détail.
⦁ CNK
⦁ Stock: Stock de l'article dans les différentes pharmacies de cette commande.
⦁ Quantité à commander: Nombre total de pièces qui sont commandées de l’article
⦁ A recevoir: Nombre de pièces qui sont encore à recevoir
⦁ Quantité reçue: Nombre de pièces que vous recevez maintenant du fabricant
⦁ Reçu en pharmacie: Nombre de pièces qui ont déjà été envoyées aux pharmacies
⦁ Pièces gratuites: Nombre total de pièces gratuites à recevoir
⦁ Pièces gratuites à recevoir: Nombre total de pièces encore à recevoir
⦁ Pièces gratuites reçues: Nombre de pièces gratuites que vous recevez maintenant du fabricant
⦁ Pièces gratuites reçues en pharmacie: Nombre de pièces gratuites déjà reçues en pharmacie
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B. Enregistrer les quantités reçues
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Dans le cas de livraison (partielle) des articles, vous pouvez enregistrer ceux-ci en remplissant la quantité reçue.
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Lorsque vous remplissez la quantité reçue dans l'écran d'aperçu, CareConnect Pharmacy Group la distribuera automatiquement dans les différentes pharmacies participantes. Vous pouvez effectuer vos propres modifications en cliquant sur le nom de l'article pour accéder aux détails de cet article. Ici, vous pouvez alors modifier de manière spécifique la quantité reçue par pharmacie.
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Après que vous avez enregistré les quantités reçues, vous pouvez confirmer ces changements en sélectionnant "Envoyer la quantité aux pharmacies" via le bouton ‘Actions’ à gauche.
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Par conséquent, si vous suivez le workflow « Commandes COS avec livraison dans le dépôt du groupe », les quantités reçues seront envoyées vers les pharmacies comme une commande, à retrouver sous 'A approv.' dans le module de commande de CareConnect Pharmacist. En enregistrant cette commande, le stock de la pharmacie sera augmenté.
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Si vous suivez le workflow « Commandes COS avec facturation », la commande complète sera envoyée à la pharmacie de facturation (dans les commandes « à approv. »), et celle-ci recevra à son automatiquement des commandes inter-officine des autres pharmacies (à valider dans « gestion des factures hors délivrance »).
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Attention: Chaque fois que vous choisissez " Envoyer la quantité aux pharmacies", une commande séparée sera envoyée aux pharmacies pour les articles reçus. Nous vous conseillons de limiter l'utilisation de cette action.
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Après que vous avez enregistré tous les articles livrés et les avez envoyés aux pharmacies, fermez la commande via Actions – Clôturer la commande. Ainsi, la commande sera déplacée dans l’historique des commandes.
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Il vous est possible de retourner dans des Anciennes commandes via le menu COS – Anciennes commandes.
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Une page s’affiche alors avec toutes vos anciennes commandes. Il est possible de Rechercher une commande en utilisant les critères suivant : Préparé le, Préparé pour. Vous pouvez également Filtrer par Fabricant, Préparé par, Envoyé par, Reçu par.
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Le résultat s’affiche sous forme d’un tableau avec différentes colonnes que vous pouvez trier comme : le numéro interne de la commande, le Fabricant. Sur 2 lignes séparées, vous pouvez retrouver les informations suivantes : Préparé le, Préparé par, Envoyée par, Reçu par, Articles, Pharmacies, Date de livraison, Date de paiement et Quantité commandées, Total des quantités commandes, Prix d’achat total, Total prix public, Montant de ristourne total, Total de pièces gratuites, Total du taux de marge, Marge total (montant HTVA).