🔗 Source article (Salesforce): Click here

1. Workflows COS bestellingen
​2. Nieuwe bestelling
​3. Bestelling in voorbereiding
​4. Bestellingenter validatie
​5. Bestellingen te verzenden
​6. Bestellingen te ontvangen
​7. Historiek bestellingen

​
Via het Centralized Ordering System (COS) kan u een bestelling aanmaken en doorsturen naar leveranciers voor één of meerdere apotheken van uw groep, gebaseerd op de verkoopscijfers.
​
De centrale bestellingen kennen 5 onderdelen:
​
1. Nieuwe bestelling
2. Bestellingen in voorbereiding
3. Bestellingen ter validatie
4. Bestellingen te verzenden
5. Bestellingen te ontvangen
​
Daarnaast kan u ook een historiek van uw bestellingen raadplegen.
Via het startscherm heeft u toegang tot de meest gebruikte modules:
​
​

[ IMAGE: image.png ]

​
Via het menu heeft u toegang tot alle modules van het Centralized Ordering System:
​
​

[ IMAGE: image.png ]

​
Voor een COS-bestelling zijn er, afhankelijk van de werking in uw groep, verschillende workflows mogelijk. Voor meer informatie over deze workflows kan u op deze pagina terecht.
​
​1. Workflows COS bestellingen
2. Nieuwe bestelling
3. Bestelling in voorbereiding
4. Bestellingenter validatie
5. Bestellingen te verzenden
6. Bestellingen te ontvangen
7. Historiek bestellingen
​
​

​
Op de volgende pagina's kan u meer informatie vinden over de verschillende workflows voor COS-bestellingen voor uw groep:
​
COS-bestelling met levering in de apotheken
​
U maakt een globale bestelling aan in Pharmacy Group en laat de producten rechtstreeks leveren in de verschillende apotheken.
​
​

[ IMAGE: image.png ]

​
COS-bestelling met levering in het depot van de groep
​
U maakt een globale bestelling aan in Pharmacy Group en laat de producten centraal leveren (in 1 apotheek of depot). Na centrale ontvangst, stuurt u de producten door naar de verschillende apotheken.
​
​

[ IMAGE: image.png ]

​
COS-bestelling met levering in 1 apotheek/depot en doorfacturatie naar andere apotheken
​
U maakt een globale bestelling aan in Pharmacy Group en laat de producten centraal leveren (in 1 apotheek of depot). Na centrale ontvangst, stuurt u de producten door naar 1 apotheek/depot die op zijn beurt zal doorsturen (valideren) en factureren naar de andere apotheken.
​
​

[ IMAGE: image.png ]

​

Om een COS-bestelling aan te maken waarbij de artikelen rechtstreeks aan de deelnemende apotheken geleverd worden, dient u de volgende stappen uit te voeren:
​
1. Bij de aanmaak van een nieuwe bestelling selecteert u de apotheken die deelnemen aan de bestelling.
2. Bij de hoofding van de bestelling selecteert u de gegevens voor de bestelling (producent, periode, …). Onderaan staat de optie “Automatisch verzenden naar de apotheek” standaard aangevinkt. Hierdoor zal na het plaatsen van de bestelling deze automatisch naar de deelnemende apotheken worden doorgestuurd. De apotheken zien enkel de hoeveelheden die voor hen bestemd zijn.
3. U kiest de verschillende artikelen en hoeveelheden en stelt uw bestelling samen
4. U verzendt de bestelling (al dan niet met een voorafgaande publicatie naar de deelnemende apotheken) naar de producent.
​
Na het verzenden van de bestelling zal deze zich in CareConnect Pharmacy Group bevinden in de “Historiek van bestellingen”.
​
De apotheek zal deze bestelling in hun CareConnect Pharmacist terugvinden onder ‘Besteld’.
​
​

[ IMAGE: image.png ]

​
​

[ IMAGE: image.png ]

​
Hier kan u de volledige bestelling opslaan waardoor de stock in deze apotheek voor deze artikelen zal verhogen.
Aan deze workflow is geen facturatie gelinkt. We gaan er bij deze flow vanuit dat de producent rechtstreeks aan de apotheken levert en factureert.
​

​
Bij het aanmaken van een COS bestelling kan u ervoor kiezen om de volledige bestelling te laten leveren op 1 locatie, bijvoorbeeld het depot van de groep. Hier controleert u de bestelling en bevestigt u de ontvangen artikelen via CareConnect Pharmacy Group. Na de centrale ontvangst zullen de artikelen automatisch doorgestuurd worden naar de apotheken zodat zij de artikelen ook in stock kunnen opnemen.
​
Om een COS-bestelling met levering in het depot van de groep aan te maken volgt u volgende stappen:
​
1. Bij de aanmaak van een nieuwe bestelling selecteert u de apotheken die deelnemen aan de bestelling.
2. Bij de hoofding van de bestelling selecteert u de gegevens voor de bestelling (producent, periode, …). Vervolgens vinkt u onderaan de optie “Automatisch verzenden naar de apotheek” uit. Hierdoor zal u na het plaatsen van de bestelling deze eerst centraal ontvangen (via 2. COS – Bestellingen te ontvangen) om dan vervolgens de ontvangen hoeveelheden door te sturen naar de apotheken
3. U kiest de verschillende artikelen en hoeveelheden en stelt uw bestelling samen
4. U verzendt de bestelling (al dan niet met een voorafgaande publicatie naar de deelnemende apotheken) naar de producent.
​
Na het verzenden van de bestelling zal deze zich in CC Pharmacy Group bevinden in de “Bestellingen te Ontvangen”. Zodra de producten geleverd worden in het depot, kan u hier de ontvangen hoeveelheden ingeven. Om deze hoeveelheden door te sturen (in 1 of meerdere keren) naar de lokale apotheken kiest u voor “acties” “Hoeveelheid verzenden naar apotheken”.
​
(Telkens) wanneer u in CC Pharmacy Group op “Hoeveelheid verzenden naar apotheken” klikt, zal er in de CareConnect Pharmacist van de deelnemende apotheken onder “Besteld” een bestelling komen te staan met hierin de hoeveelheden bestemd voor deze apotheek.
​
​

[ IMAGE: image.png ]

​
​

[ IMAGE: image.png ]

​
Hier kan u de volledige bestelling opslaan waardoor de stock in deze apotheek voor deze artikelen zal verhogen.
Aan deze workflow is geen facturatie gelinkt. We gaan er bij deze flow vanuit dat de producent levert in 1 depot maar wel rechtsreeks factureert aan de apotheken.
​
​

Bij het aanmaken van een COS-bestelling kan u ervoor kiezen om de volledige bestelling te laten leveren aan één van de deelnemende apotheken, waarop deze de bestelling verder verdeelt aan de andere deelnemende apotheken, met een automatisch gelinkte inter-apotheek facturatie.
​
Om een COS-bestelling met facturatie aan te maken volgt u volgende stappen:
​
1. Bij de aanmaak van een nieuwe bestelling selecteert u de apotheken die deelnemen aan de bestelling.
2. Bij de hoofding van de bestelling selecteert u naast de gegevens voor de bestelling (producent, periode, …) ook welke van de deelnemende apotheken de facturerende apotheek zal zijn. Let wel, enkel apotheken werkend met CareConnect Pharmacist (aangeduid als zijnde “Deze apotheek maakt deel uit van de groep” in 2. Fiches – Apotheken) kunnen facturerende apotheek zijn. Wanneer u een facturerende apotheek kiest, dient u tevens de optie “Automatisch verzenden naar de apotheek” uit te vinken. Een COS-bestelling met facturatie zal steeds eerst centraal ontvangen worden (via 2. COS – Bestellingen te ontvangen) om dan vervolgens de ontvangen hoeveelheden door te sturen naar de facturatie apotheek, welke op zijn beurt zal doorsturen naar de andere apotheken.
3. U kiest de verschillende artikelen en hoeveelheden en stelt uw bestelling samen
4. U verzendt de bestelling (al dan niet met een voorafgaande publicatie naar de deelnemende apotheken) naar de producent.
​
Na het verzenden van de bestelling zal deze zich bevinden in de “Bestellingen te Ontvangen”. Zodra de producten geleverd worden, kan u hier de ontvangen hoeveelheden ingeven. Om deze hoeveelheden door te sturen (in 1 of meerdere keren) naar de lokale apotheken kiest u voor “acties” “Hoeveelheid verzenden naar apotheken”. Dit zal automatisch volgende acties teweegbrengen:
​
1. De volledige hoeveelheid van de ontvangen artikelen zal naar de facturerende apotheek doorgestuurd worden, d.w.z. de hoeveelheid bestemd voor deze apotheek + de hoeveelheden welke doorgefactureerd zullen worden naar de andere apotheken. In CC Pharmacist kan u deze bestelling terugvinden onder ‘Besteld’. Hier kan u de volledige bestelling opslaan waardoor (tijdelijk) de stock in deze apotheek te hoog zal staan.
2. Op hetzelfde moment ontvangt de facturerende apotheek een inter-apotheek bestelling van elke andere deelnemende apotheek met hierin hun gevraagde hoeveelheden (cfr. wat u in COS had ingegeven). In tussentijd kunnen de andere apotheken reeds zien wat er zal binnen komen door in de bestelmodule in CC Pharmacist te kijken bij “geen antwoord”.
​
Vervolgens dienen volgende acties te worden uitgevoerd in CC Pharmacist door de verschillende apotheken:
​
Facturerende apotheek:
​
1. Opslaan van de volledige COS-bestelling in de bestelmodule onder ‘Besteld’. Hierdoor zal de stock van de apotheek voor deze artikelen verhoogd worden.
​
​

[ IMAGE: image.png ]

​
​

[ IMAGE: image.png ]

​
​
2. Via “Tools – Facturerings tools – Beheer facturen buiten aflevering” haalt u de inter-apotheek bestellingen van de andere apotheken op door te klikken op “Bestellingen laden”.
​
​

[ IMAGE: image.png ]

​
U opent de bestelling en valideert de artikelen die u aan deze apotheek zal leveren.Nadien klikt u op “Opslaan”. Vervolgens klikt u op “De bestelling valideren en het antwoord verzenden”.
​
​

[ IMAGE: image.png ]

​
Op dit moment gaan de producten bij u uit stock en staan deze klaar voor facturatie. De apotheek waaraan u levert, zal nu uw “antwoord” doorkrijgen in zijn CC Pharmacist. Zijn bestelling zal van “geen antwoord” naar “besteld” gaan, zodat hij de producten op stock kan nemen.
​
Meer info over het valideren van inter-apotheek bestellingen vindt u in deze handleiding vanaf pagina 14.
​
3. De facturerende apotheek maakt de factuur voor de andere apotheken via Administratie – Facturatie.
​
Andere deelnemende apotheek:
​
Voor de andere deelnemende apotheken zal automatisch een inter-apotheek bestelling aangemaakt zijn na registratie van ontvangst van de artikelen in CC Pharmacy Group (zie boven). De inter-apotheek bestelling staat steeds op naam van de producent zoals gekozen in de hoofding van de COS-bestelling.
​
​
​

[ IMAGE: image.png ]

​
Deze bestelling zal in de bestelmodule in CC Pharmacist tijdelijk onder ‘Geen Antwoord’ staan tot de facturerende apotheek de levering van de artikelen bevestigd. Zolang de bestelling bij “geen antwoord” staat, moet u geen actie ondernemen.
​
Na bevestiging van de facturerende apotheek zal de bestelling automatisch van ‘Geen Antwoord’ naar ‘Besteld’ gaan in de bestelmodule van Greenock Pharmacy. Eens de producten daadwerkelijk bij u geleverd zijn, kan u de bestelling opslaan zodat deze bij u in stock komen te staan.
​

​
Om een nieuwe COS-bestelling aan te maken, kan u vertrekken vanuit twee locaties in de applicatie:
​
1. Menu: Via het menu-onderdeel COS - Nieuwe bestelling kan u een nieuwe COS-bestelling aanmaken.
2. Bestellingen in voorbereiding: U kan een nieuwe COS-bestelling aanmaken vertrekkende vanuit de bestellingen in voorbereiding. Hier klikt u rechts bovenaan op de knop 'Nieuwe bestelling'.
​
Procedure:
​
CareConnect Pharmacy Group zal u doorheen de verschillende stappen loodsen om een nieuwe bestelling aan te maken:
​

Nadien komt u in de bestelling waar u een overzicht heeft van de artikels en artikelen aan uw bestelling kunt toevoegen.
​
Pharmacies
​
Tijdens de eerste stap voor het aanmaken van een nieuwe COS-bestelling dient u de apotheken te selecteren voor wie u de bestelling wenst aan te maken.
​
Hiervoor kiest u links bovenaan de knop "Apotheek toevoegen". Een nieuw scherm zal zich openen.
​
U selecteert apotheken door deze aan te vinken. Bovenaan heeft u de optie om alle apotheken in 1 keer te selecteren.
​
Indien u de lijst met apotheken wenst te beperken kan u de criteria aan de linkerkant gebruiken om de lijst te filteren. U kan gebruik maken van volgende criteria:
⦁ Apotheek: Naam apotheek
⦁ APB nummer: APB nummer van de apotheek
⦁ Type cluster: Alle apotheken toebehorend aan een specifieke cluster
⦁ Clusters: Alle apotheken van een specifieke cluster
​
​
​

[ IMAGE: image.png ]

​
Indien u de gewenste apotheken heeft geselecteerd klikt u op Toevoegen om ze toe te voegen aan de lijst met apotheken voor de nieuwe COS-bestelling. Indien u geen wijzigingen wil aanbrengen verlaat u dit venster met de knop Annuleren.
​
​
​

[ IMAGE: image.png ]

​
Indien u een apotheek te veel toegevoegd heeft kan u deze selecteren met het vinkje voor het APB-nummer van de apotheek. Daarna klikt u bovenaan op de knop Acties en kiest u voor Verwijderen om de geselecteerde apothe(e)k(en) te verwijderen.
Indien u de lijst met apotheken heeft gekozen gaat u verder naar de Stap 2 (Hoofding bestelling instellen) met de knop 'Volgende' onderaan het scherm.
​
Hoofding
​
Nadat u voor uw nieuwe COS-bestelling de ⦁ apotheken heeft geselecteerd, dient u in deze tweede stap de hoofding voor uw bestelling in te stellen.
​
​
​

[ IMAGE: image.png ]

​
⦁ Producent
⦁ Hier kiest u het labo waarvoor u een COS-bestelling wenst aan te maken.
⦁ Facturatie apotheek
⦁ Enkel indien u de workflow “⦁ COS-bestelling met facturatie” wenst te volgen, dient u hier een facturatie apotheek aan te duiden.
⦁ Opgelet: U kan enkel een apotheek kiezen die u in de vorige stap heeft geselecteerd. Daarnaast moet de apotheek tijdens het aanmaken in ⦁ Fiches – Apotheek aangeduid zijn als “Deze apotheek maakt deel uit van de groep”.
⦁ Wanneer u een facturerende apotheek kiest zal de optie “Automatisch verzenden naar de apotheek” uitgevinkt worden. Na het verzenden van een bestelling met facturatie, zal u deze eerst in CareConnect Pharmacy Group moeten ontvangen (zie ⦁ ‘Bestellingen te ontvangen’). Vervolgens zal u de ontvangen hoeveelheden doorsturen naar de lokale apotheken.
​
Type transmissie
​
⦁ Hier bepaald u de manier waarop u de COS-bestelling zal versturen naar de producent.
⦁ Telefoon = fictief versturen (u hebt de bestelling bv reeds mondeling of op papier doorgegeven).
⦁ E-mail = de COS-bestelling zal per e-mail doorgestuurd worden naar de producent. U dient hiervoor wel eerst het e-mail adres van de producent in te vullen onder Fiches – Leverancier.
⦁ Automatisch verzenden naar apotheken
⦁ Deze optie zal u enkel aanvinken indien u werkt volgens de workflow “⦁ Centrale bestelling met levering in apotheken”
​
Samengevat
​
​

[ IMAGE: image.png ]

​
​
Verkoopprognose
​
Zodra de criteria zijn ingevuld, kan de software u op basis van de keuzes die u in dit venster maakt, een bestelvoorstel doen. Afhankelijk van uw keuzes zal een vermelding onder Berekeningsmodus aangeven waarop het voorstel gebaseerd zal worden. Klik op Voltooien wanneer u klaar bent.In Bestellingen in voorbereiding kunt u nu de bestelling wijzigen.
​
​

[ IMAGE: image.png ]

​

Nadat u voor uw nieuwe bestelling de apotheken, hoofding en verkoopprognose heeft ingesteld brengt CareConnect Pharmacy Group u naar het overzicht van de bestelling.
​
​A. Toevoegen / verwijderen artikels
​
Standaard staan er geen artikels in het voorstel van de bestellingen. U dient rechts bovenaan de knop Artikelen Toevoegen te gebruiken om artikels toe te voegen aan het bestelvoorstel.
Indien u een artikel uit het bestelvoorstel wenst te verwijderen selecteert u het gewenste artikel en klik u bovenaan op Acties. Vervolgens kiest u voor te optie 'Verwijderen'.
​
​B. Detail per artikel
​
Per artikel ziet u in het overzicht volgende info:
​
⦁ Naam artikel
⦁ CNK
⦁ Totale verkoop per jaar: Totale verkoop voor alle geselecteerde apotheken
⦁ Periode totale verkoop: Totale verkoop in de geselecteerde periode voor de verkoopprognose
⦁ Stock: Het aantal artikelen dat in de geselecteerde apotheken in stock zijn.
⦁ Retour: Aantal artikelen dat zich in de geselecteerde apotheken in de retourmodule bevindt
⦁ Voorstel: Het aantal artikelen dat u wenst te bestellen. Zie verder op deze pagina voor meer info
⦁ Gratis stuks: U kan hier ingeven hoeveel stuks u gratis krijgt van dit artikel
⦁ Korting %: U kan hier de korting die u voor het artikel (in %) krijgt invullen
⦁ Reële aankoopprijs: Deze wordt herberekend in functie van het aantal gratis stuks en de ingegeven korting.
​
​

[ IMAGE: image.png ]

​
​
In functie van parameter 126 worden standaard naast de bestelhoeveelheden al dan niet ook de Financiële details en de Verkoopprognose standaard mee getoond.
​
U kan steeds deze gegevens tonen of verbergen door links in het scherm onder de hoofding 'Tonen' de gewenste optie aan of uit te vinken. Deze wijziging ten opzichte van de parameter zal voor uw gebruiker onthouden worden voor al uw bestellingen in voorbereiding voor de huidige dag.
​
​C. Bestelvoorstel
​
Per artikel zal CC Pharmacy Group in functie van de periode totale verkoop, stock en hoeveelheid in retour een voorstel genereren voor het aantal artikel in totaal te bestellen.
​
Dit aantal artikelen is steeds de som voor alle apotheken en kan steeds door de gebruiker gewijzigd worden. Indien u dit wijzigt in het overzicht van de artikelen zal de hoeveelheid automatisch verdeeld worden over de verschillende apotheken in functie van de statistieken. U kan deze verdeling bekijken door uw muis op de naam van het artikel te zetten (zonder te klikken).
​
​

[ IMAGE: image.png ]

​
U kan ook het voorstel per apotheek wijzigen door op de naam van de artikelen te klikken. Zo zal het scherm voor het detail van de artikelen zich openen.
​
Daarnaast kan u op identieke wijze het aantal gratis stuks toevoegen. Door deze toe te voegen in het overzichtsscherm worden de gratis stuks volgens de statistieken verdeeld over de verschillende apotheken. Door het aantal gratis stuks toe te voegen in het detail van de artikelen kan u zelf kiezen waar deze hoeveelheden terecht komen.
​
Om een gedetailleerder zicht te hebben op de statistieken van de artikelen kan u aan de linkerkant van het scherm onder de hoofding 'Tonen' de optie Verkoopprognose aanvinken.
​
​D. Financieel
​
Per artikel kan u de verkregen korting (in %) toevoegen. Indien u aan de linkerkant van het scherm de Financiële details heeft aangevinkt kan u het kortingsbedrag ook in € ingeven. Daarnaast heeft u hiermee een zicht op de publieksprijs en officiële aankoopprijs, alsook de marge op het artikel.
​
Om aan meerdere artikelen tegelijkertijd een korting toe te kennen selecteert u de artikelen en klikt u bovenaan het scherm op Acties, waarna u kiest voor korting toevoegen. Een popup zal openen waar u voor de geselecteerde artikelen de korting in % of in € kan toevoegen. U kan ook een aantal gratis stuks (per artikel) ingeven.
​
Aan de linkerkant van het scherm heeft u bovenaan steeds een zicht op de financiële gegevens van de gehele bestelling in het onderdeel 'Samenvatting bestelling'.
​
​E. Acties
​
Na het samenstellen van uw bestellingkan u aan de linkerkant van het scherm bovenaan (in het onderdeel 'Samenvatting bestelling') kiezen voor verschillende acties.
​
​

[ IMAGE: image.png ]

​
1. Publiceren: Een e-mail versturen naar de deelnemende apotheken waarbij elke apotheek de optie krijgt om het bestelvoorstel te valideren of aan te passen. Hierdoor zal de bestelling ook verplaatst worden naar 1. 'Bestellingen ter validatie'.
2. Verzenden: Verzenden van de bestelling naar de apotheek volgens de ingestelde hoofding. Meer details over het verzenden van een bestelling via e-mail vindt u 2. hier.
3. Afdrukken: Hier kan u verschillende overzichten van uw bestelling afdrukken
4. Export: Hier kan u de gegevens van uw bestelling is CSV formaat exporteren. Indien u een exportbestand per apotheek maakt heeft zal het APB nummer in een aparte kolom staan om gemakkelijker het bestand te kunnen sorteren.
5. Annuleren: Het annuleren (verwijderen) van de volledige bestelling
6. Verwijderen van artikelen met hoeveelheid 0: Wanneer er artikelen in de bestelling zitten waarvoor geen aantal stuks besteld worden, zal CC Pharmacy Group een melding weergeven indien u de bestelling wenst te verzenden. Met deze optie kan u al deze artikelen in 1x verwijderen
7. Remove withdrawn articles: Verwijder alle artikelen die de status geschrapt van de markt hebben
​

​
Een nieuw scherm zal zich openen waarin standaard de artikelen tonen van de producent waarvan de stock beheerd wordt. Met de criteria aan de linkerkant kan u de lijst met artikelen aanpassen. U kan hiervoor gebruik maken van volgende zoekcriteria:
​
⦁ Naam artikel / CNK: Selecteer enkel artikelen met een bepaalde naam of CNK
⦁ Producent: Selecteer enkel artikelen van een bepaalde Producent. Standaard wordt de gekozen producent uit de hoofding van de bestelling voorgesteld maar deze kan naar wens gewijzigd worden.
⦁ Leverancier: Selecteer enkel artikelen van een bepaalde leverancier
⦁ De meest verkochte artikelen: Selecteer enkel de X aantal meest verkochte artikelen. Indien u hiervan gebruik wenst te maken dient u ook de criteria Periode verkopen van en Periode verkopen tot en met in te vullen
⦁ Producten verkocht tijdens de laatste maanden: Selecteer enkel producten verkocht tijdens de laatste X aantal maanden
⦁ Producten nooit eerder verkocht opnemen: Aan te vinken indien u artikelen die nog nooit werden verkocht ook wenst op te nemen
⦁ Bewaartemperatuur: Selecteer enkel producten die in specifieke temperatuurszone bewaard moeten worden
⦁ Producten die niet meer op de markt zijn: Aan te vinken indien u ook artikelen wil zien die geschrapt zijn van de markt
​
Daarnaast heeft u nog enkele andere opties ter beschikking:
​
⦁ Enkel producten tonen waarvoor de stock beheerd wordt: Aan te vinken indien u enkel artikelen wil tonen waarvoor de stock beheerd wordt (aantal in stock > 1 of artikelen met een minimumdrempel > 0)
⦁ Enkel producten tonen die reeds besteld werden voor dit labo: Aan te vinken als u enkel artikelen wil zien die u reeds bij dit labo heeft besteld
⦁ Verkoopsprognose tonen: Toon de verkoopscijfers per artikel
​
Aan de hand van bovenstaande criteria kan u artikelen laden en selecteren op volgende wijze:
​
1. Specifiek artikel aanvinken
2. Alle artikelen op de huidige pagina selecteren
3. Alle artikelen die aan de huidige zoekcriteria voldoen selecteren
​
​

[ IMAGE: image.png ]

​
Nadat u de gewenste artikelen geselecteerd hebt, klikt u links bovenaan op de knop "Artikelen toevoegen" om deze toe te te voegen aan uw bestelling.
​
Opgelet: Het scherm om artikelen toe te voegen sluit zich niet automatisch, zo kan u andere criteria selecteren om extra artikelen toe te voegen / ... . Indien u alle artikelen heeft toegevoegd aan de bestelling verlaat u het scherm voor artikelen toe te voegen via de knop Annuleren links bovenaan.
​
​

Door in het ⦁ overzicht van de artikelen van een COS bestelling te klikken op de naam van een artikel, zal het detail van dit artikel zich openen.
U kan dit scherm verplaatsen om de gegevens op de achtergrond te raadplegen door bovenaan op de hoofding te klikken en daarna naar de gewenste plaats te verslepen.
​
​A. Overzicht van het scherm
​
​
​

[ IMAGE: image.png ]

​
​B. Navigatie
​
Om naar een volgend artikel te gaan dient u dit venster niet te sluiten, met de knoppen links onderaan kan u door de artikelen navigeren. CareConnect Pharmacy Group geeft hierbij steeds weer op welk artikel u zich bevindt, ten opzichte van het totale aantal artikelen.
​
Indien u door het navigeren naar een andere pagina zou moeten gaan in het overzicht van de artikelen, zal CC Pharmacy Group dit automatisch voor u doen. Ook zal de selectielijn (blauw) steeds op het actieve artikel staan.
​
Om het scherm met het detail voor het artikel te verlaten en terug te keren naar het ⦁ overzicht van de artikelen, klikt u op de knop sluiten of "Esc".
​
​
Bestelling verzenden via mail
​
Wanneer u tijdens de aanmaak van een nieuwe COS-bestelling in de hoofding heeft aangegeven om de bestelling via e-mail te verzenden, zal na de keuze voor Verzenden in het ⦁ Overzicht van de artikelen een nieuw venster openen.
​
​A. Overzicht
​
​
​

[ IMAGE: image.png ]

​
​
Bovenaan dit scherm staat onder Van het e-mailadres ingevuld zoals werd ingevuld in de fiche van de groep (Fiches - Groep).
​
Indien voor de gekozen producent een e-mailadres werd ingegeven (via Fiches - Leverancier) zal dit ingevuld worden onder Aan. U kan echter ten allen tijde dit e-mailadres aanpassen of andere e-mailadressen invullen. Het is ook mogelijk om meerdere e-mail adressen in te geven. U dient deze dan de scheiden doormiddel van het ';' karakter.
Naast het onderwerp van de e-mail kan u de optie aanduiden om een PDF-bestand met het detail van de bestelling aan de mail toe te voegen, verdere info hierover vindt u verder in deze pagina terug.
De e-mail wordt volgens een standaard sjabloon opgesteld. U kan deze echter naar wens aanpassen.
​
​B. Detail bijlage
​
Wanneer u ervoor kiest om een detail van de bestelling als PDF toe te voegen aan de bestelling zal u volgend bestand in bijlage aan de verzonden mail kunnen terugvinden.
​
​

[ IMAGE: image.png ]

​
De gegevens van de groep en de producent zijn deze zoals ingegeven in de respectievelijke fiches.
De leverings- en betaaldata zijn deze zoals ingegeven in de ⦁ hoofding van de bestelling.
Het ordernummer bestaat uit een prefix, een volgnummer en een suffix. Het ordernummer is bepaald door Careconnect Pharmacy Group, maar de prefix en suffix kan u zelf instellen in de parameters. Hiervoor gaat u naar Configuratie - Parameters en past u respectievelijk parameter 206 & 207 aan.
Daarnaast vindt u per apotheek een overzicht van de bestelde artikelen, met zowel de bestelhoeveelheden alsook de financiële gegevens.
Onderaan het document vindt u een samenvatting van de volledige bestelling.
​
​Bestelling verzenden via PharmInTouch
​
Bestellingen via het online platform van Pharmintouch kunnen sneller en efficiënter aangemaakt worden wanneer u gebruik maakt van de COS. Hiervoor maakt u een bestelvoorstel aan dat u eventueel nog kan aanpassen of laten valideren alvorens het opgeladen wordt op de website van Pharmintouch.
​
U begint met het aanmaken van een nieuwe bestelling. Indien feedback gewenst is van de deelnemende apotheken moet u de bestelling eerst laten valideren. Wanneer de bestelling is afgerond (Via Configuratie: Parameters: Parameter 210 kan u met de actieknop aantallen < 3 verwijderen), exporteert u de gegevens in CSV formaat via de knoppen "Acties" -"export"- "Afdrukvoorbeeld" in het menu.
​
​
​

[ IMAGE: image.png ]

​
​
In het geëxporteerde csv staan een aantal kolommen waarvan enkel de kolommen "CNK" en "OrderedQTY" overgehouden moeten worden. Overbodige kolommen kunnen geschrapt worden door de ze te selecteren met de rechtermuisknop en vervolgens op verwijderen te klikken.
​
​
​

[ IMAGE: image.png ]

​
De bovenste rij bevat nog de hoofdingen. Deze zijn niet nodig en kan u verwijderen door de rij te selecteren met de rechter muisknop en op verwijderen te klikken.
​
​
​

[ IMAGE: image.png ]

​
Na de nodige aanpassingen slaat u het bestand op de gewenste locatie op. U kan nadien nog altijd wijzigingen in uw bestelling aanbrengen alvorens de bestelling definitief te verzenden naar de apotheken.
Let er bij het doorzenden wel op dat het type transmissie niet op e-mail hebt staat, om te vermijden dat de bestelling ook naar het desbetreffende labo wordt gemaild.
Na het aanmaken en opslaan van dit Excel-bestand, surft u naar de website van Pharmintouch. Na inloggen, kan u kiezen voor "Importeer nieuwe bestelling". Hier staat beschreven hoe u nu uw Excel-bestand kan opladen op hun platform.
​

De module bestellingen in voorbereiding toont u alle COS-bestellen die zijn aangemaakt, maar nog niet werden verstuurd naar de apothe(e)k(en) ter validatie of naar de leverancier.
​
​4. Bestellingen ter validatie
​
​

[ IMAGE: image.png ]

​
In dit venster ziet u de bestellingen die u naar de apotheken hebt verzonden en die nog moeten worden gevalideerd.
U kunt uw zoekopdracht Filteren op Producent en enkel de bestellingen weergeven waarvoor de Valideringsperiode afgelopen is.
De kolommen kunnen worden gesorteerd en tonen: het interne nummer van de bestelling, de Producent, de persoon die de bestelling aanmaakte en de datum waarop dat gebeurde, de Verzendingsdatum van de bestelling, de Einddatum validering, de hoeveelheid Artikelen, en de Antwoorden/Apotheken.
Klik op de Producent om de bestelling te openen, en op Antwoorden/Apotheken om de status van elk van de betreffende apotheken te bekijken (wie heeft en wanneer werd de bestelling gevalideerd; welke hoeveelheid werd gevalideerd).
​
De knop Acties biedt de volgende mogelijkheden:
​
⦁ Publicatie afsluiten: Hiermee sluit u de publicatie af die naar de apotheken werd verzonden. De apotheken kunnen de bestelling dan niet meer wijzigen of valideren.
⦁ Afdrukken: Hiermee kunt u een Afdrukvoorbeeld genereren, de bestelling afdrukken als overzicht Volgens apotheek of Volgens artikel, of een algemeen Overzicht van de bestelling.
​
Nadat u de validering hebt afgesloten, komt de bestelling terecht in Bestellingen te verzenden.
​

​

[ IMAGE: image.png ]

​
​
In dit venster ziet u de bestellingen die door de apotheken gevalideerd werden en die naar de Producent/Leverancier moeten worden verzonden.
U kunt uw zoekopdracht Filteren op Producent en zo enkel de bestellingen van die producenten weergeven.
​
De kolommen kunnen worden gesorteerd en tonen: het interne nummer van de bestelling, de Producent, de persoon die de bestelling aanmaakte en de datum waarop dat gebeurde, de Verzendingsdatum van de bestelling, de hoeveelheid Artikelen, het aantal Apotheken, en de voorgestelde en gevalideerde hoeveelheid.
​
Klik op de Producent om de bestelling te openen, en op Antwoorden/Apotheken om de status van elk van de betreffende apotheken (wie heeft en wanneer werd de bestelling gevalideerd; welke hoeveelheid werd gevalideerd), het Aantal opmerkingen, en de Totale bestelde hoeveelheid te bekijken.
​
De knop Acties biedt de volgende mogelijkheden:
⦁ Verzenden: Hiermee verzendt u de bestelling naar de betreffende apotheken.
⦁ Afdrukvoorbeeld: Hiermee kunt u een Afdrukvoorbeeld genereren.
​
​

Wanneer u tijdens het opmaken van een COS-bestelling (Hoofding bestelling) heeft gekozen deze niet automatisch te verzenden naar de apotheek (Workflows: COS-bestelling met levering in depot of COS-bestelling met facturatie)), zal de bestelling na het verzenden terecht komen in "Bestellingen te ontvangen" in Greenock Central Web.
​
U kan deze module openen via het menu (COS - Bestellingen te ontvangen) of door in het startscherm te klikken op "Bestellingen te ontvangen"
U ziet hier een overzicht van alle bestellingen welke centraal (in 1 apotheek of depot) geleverd zullen worden. Zodra de producten geleverd zijn, opent u de desbetreffende bestelling en vult u de ontvangen hoeveelheden in.
​
​Overzicht
​
​

[ IMAGE: image.png ]

​
In dit overzicht ziet u per bestelling volgende gegevens:
​
⦁ #: Ordernummer van de bestelling
⦁ Producent
⦁ Opgesteld door: Naam van gebruiker die bestelling heeft opgesteld
⦁ Verzondern door: Naam van gebruiker die bestelling heeft verzonden
⦁ Datum verzending van de bestelling: Aangegeven datum in hoofding bestelling voor het verzenden van de bestelling
⦁ Verzonden op: Effectieve datum van verzenden van bestelling
⦁ Artikelen: Aantal verschillende referenties in de bestelling
⦁ Apotheken: Aantal apotheken voor wie bestelling werd opgesteld
⦁ Hoeveelheid besteld: Totaal aantal bestelde artikelen
⦁ Leveringsdatum: Leveringsdatum voor de bestelling, indien ingevuld in hoofding bestelling
⦁ Betalingsdatum: Betalingsdatum voor de bestelling, indien ingevuld in hoofding bestelling
​
Standaard staan alle openstaande bestellingen in de lijst weergegeven, gerangschikt volgens 'Verzonden op'. Door op de hoofdingen van de kolommen te klikken kan u de bestellingen volgens een andere volgorde sorteren, bv 'Leveringsdatum'.
​
Aan de linkerkant van het scherm kan u de lijst filteren op Producent.
​
Door op de naam van de producent te klikken op een bestellingslijn, opent u de bestelling om deze te ontvangen / aan te passen.
​
​Centraal ontvangen van een COS-bestelling
​
Door in de lijst van de te ontvangen bestellingen op de naam van de producent van een bestelling te klikken, opent u het detail van de bestelling om deze te ontvangen.
​
​A. Overzicht
​
In dit scherm ziet u aan de linkerkant de financiële samenvatting van de bestelling, de hoofding van de bestelling en de gekozen verkoopprognose voor de bestelling.
​
​
​

[ IMAGE: image.png ]

​
​
Aan de rechterkant van het scherm heeft u het detail van de bestelling met alle artikelen. Standaard staan deze artikelen op alfabetische volgorde gesorteerd maar u kan de artikelen naar wens sorteren door bovenaan op de hoofding van de kolom naar keuze te klikken.
​
Per artikel worden de volgende gegevens weergegeven:
​
⦁ Naam artikel: Door op de naam van het artikel te klikken opent u het detailvenster per apotheek waar u specifiek per apotheek wijzigingen kan doorvoeren (zie verder). Door met de muis op de naam te staan zonder te klikken kan u kort het detail weergeven.
⦁ CNK
⦁ Stock: Stock van het artikel in de verschillende apotheken van deze bestelling.
⦁ Hoeveelheid te bestellen: Totaal aantal stuks die van het artikel besteld zijn
⦁ Te ontvangen: Aantal stuks die nog te ontvangen zijn
⦁ Ontvangen hoeveelheid: Aantal stuks dat u nu ontvangt van de producent
⦁ Ontvangen in apotheek: Aantal stuks dat reeds ontvangen werd doorgestuurd naar de apotheken
⦁ Gratis stuks: Totaal aantal gratis stuks te ontvangen
⦁ Gratis stuks te ontvangen: Totaal aantal gratis stuks nog te ontvangen
⦁ Gratis stuks ontvangen: Aantal gratis stuks die u nu ontvangt van de producent
⦁ Gratis stuks ontvangen in apotheek: Aantal gratis stuks reeds ontvangen in de apotheek
​
​B. Ontvangen artikelen registreren
​
Bij (partiële) levering van de artikelen kan u deze registreren door de ontvangen hoeveelheid in te vullen.
​
​

[ IMAGE: image.png ]

​
Wanneer u de ontvangen hoeveelheid invult in het overzichtsscherm zal CareConnect Pharmacy Group deze automatisch over de verschillende deelnemende apotheken verspreiden. U kan hier zelf wijzigingen in aanbrengen door op de naam van het artikel te klikken om naar het detail van dit artikel te gaan. Hier kan u dan specifiek de ontvangen hoeveelheid per apotheek gaan wijzigen.
​
​

[ IMAGE: image.png ]

​
Nadat u de ontvangen hoeveelheden heeft geregistreerd, kan u deze wijzigingen bevestigen door links via de knop ‘Acties’ te kiezen voor “Hoeveelheid verzenden naar apotheken”.
​
Indien u de workflow "COS-bestelling met levering in het depot van de groep" volgt, zullen de ontvangen hoeveelheden naar de apotheken verstuurd worden als een bestelling, terug te vinden onder ‘Besteld’ in de bestelmodule van CareConnect Pharmacist. Door deze bestelling te registreren zal dan de stock van de apotheek verhoogd worden.
​
Indien u de workflow "COS-bestelling met facturatie" volgt, zal de volledige bestelling naar de facturerende apotheek verstuurd worden (terug te vinden bij "Besteld"), en zal deze facturerende apotheek ook automatisch inter-apotheek bestellingen van de andere apotheken ontvangen, welke hij dan dient te valideren. Voor meer info over deze bestelling kan u op deze pagina terecht.
​
Opgelet: Telkens wanneer u kiest voor “Hoeveelheid verzenden naar apotheken” zal voor de ontvangen artikelen een aparte bestelling verstuurd worden naar de apotheken. We raden u aan om het gebruik van deze actie te beperken.
​
Nadat u alle geleverde artikelen heeft geregistreerd en deze naar de apotheken hebt verzonden, sluit u de bestelling af via Acties – Bestelling sluiten. Zo zal de bestelling verplaatst worden naar de historiek van bestellingen.
​

Via het menu COS - Historiek bestellingen kan u uw bestellingen uit het verleden opnieuw opladen om na te kijken.
​
Aan de linkerkant heeft u enkele criteria om de lijst van resultaten te filteren:
​
​1. Prepared between: Via deze optie kan u de periode kiezen waarin de bestelling werd opgesteld. Standaard staat deze periode op Deze Maand. Door op het veld te klikken opent een kalender waarin u op verschillende wijzen de periode kan selecteren.
​
​

[ IMAGE: image.png ]

​
⦁ Aan de linkerkant kan u de gewenste periode uit de lijst selecteren (Gisteren, Deze Week, Vorige Week, Deze Maand, Vorige Maand, Dit Jaar, Vorig Jaar)
⦁ In de velden bovenaan kan u de begin- en einddatum kiezen
⦁ In de kalender kan u de begin- en einddatum selecteren
​
Na op de door u gewenste manier de periode te kiezen klikt u op Apply om deze toe te passen.
​
​2. Producent: Selecteer enkel bestellingen voor een bepaalde producent
​3. Opgesteld door: Selecteer enkel bestellingen die werden aangemaakt door een bepaalde gebruiker
​4. Verzonden door: Selecteer enkel bestellingen die werden verzonden door een bepaalde gebruiker
​5. Ontvangen door: Selecteer enkel bestellingen die werden ontvangen door een bepaalde gebruiker. Opgelet: enkel van toepassing op bestellingen die centraal werden ontvangen.