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Si vous utilisez l'agenda en ligne, vous pouvez utiliser immédiatement les options pendant la période d'essai, telles que l'envoi d'e-mails de confirmation et de rappel. Il est également possible pour les patients d'annuler leur rendez-vous par e-mail. Vous pouvez définir dans l'agenda jusqu'à quand les patients peuvent annuler leur rendez-vous, par exemple un maximum de 24 heures avant le rendez-vous. Ce paramètre peut être trouvé via Paramètres < eMails.
Les patients vous signalent qu'ils n'ont pas reçu de confirmation ou de rappel ?
Pas d'affichage
Point d'interrogation
L'e-mail s'est retrouvé dans 'spam' ou 'courrier indésirable'
Le patient a-t-il reçu un e-mail de confirmation et/ou de rappel pour son rendez-vous ?
Vérifiez le statut dans la liste des rendez-vous en cliquant sur l’icône d’enveloppe :
E-mail délivré : L’e-mail a bien été envoyé depuis nos serveurs. Si le patient ne l’a pas reçu, il est recommandé de vérifier les paramètres de son serveur de messagerie.
Statut "dropped" : Les e-mails de Progenda peuvent avoir été signalés comme indésirables. Faites-nous savoir et communiquez-nous l’adresse e-mail du patient afin que nous puissions la débloquer.
Statut "bounced" : Ces e-mails ont également été rejetés (les raisons peuvent varier selon les paramètres de la boîte mail du patient). Faites-nous savoir et communiquez-nous l’adresse e-mail du patient afin que nous puissions la débloquer.
Afficher plus de détails sur les e-mails et SMS envoyés via "Voir liste de rendez-vous" :
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Cliquez sur l'icône de l'enveloppe pour afficher les détails.
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Mauvaise adresse e-mail du patient
Une autre possibilité est qu'en raison d'une faute de frappe, l'adresse e-mail était incorrecte lors de la prise de rendez-vous en ligne, de sorte que l'e-mail n'a pas pu être envoyé.
Il est recommandé de lier le contact au bon patient dans votre DMI.
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Mauvais heure dans l'e-mail
La configuration du fuseau horaire pour votre agenda Progenda se fait automatiquement lors de sa création et de son installation. Il sera donc défini sur Timezone : Europe/Brussels.
Si vous recevez des remarques de la part des patients indiquant qu'ils reçoivent une heure erronée, cela est souvent lié au format de la pièce jointe .ics qui est automatiquement incluse dans les e-mails de confirmation de Progenda. Cela permet aux patients d'ajouter plus facilement le rendez-vous à leur agenda personnel.
Si l'heure indiquée dans le fichier .ics diffère de celle dans l'e-mail lui-même (e-mail standard), cela signifie que le fuseau horaire de la boîte de réception du patient est mal réglé. Cela sera plus perceptible lorsque le patient ouvre l'e-mail sur une vue smartphone, car cette pièce jointe est souvent affichée en haut.
Si le patient utilise Gmail, il peut ajuster le fuseau horaire en suivant ce guide.
Le patient peut également voir l'indication du fuseau horaire dans le fichier .ics joint.
La Belgique est en UTC + 1.
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Paramètres dans votre agenda
Si l'option e-mails est désactivée dans les paramètres de votre agenda, aucun e-mail de confirmation et aucun e-mail de rappel ne sera envoyé. Cela peut être vu comme "pas d'affichage" via l'icône d'enveloppe.
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Exemple : Pas d'affichage
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Dans le rendez-vous, un point d' interrogation indique que le message n'a pas été reçu :
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