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En tant que prestataire de soins, il est possible que vous travailliez à plusieurs endroits. Cet article vous apprendra, en trois étapes, comment configurer correctement votre agenda afin de vous assurer que les patients se présentent à la bonne adresse pour leur rendez-vous.
Étape 1 : Supprimer l'adresse générale
Le plus souvent, l'agenda affiche le nom du prestataire de soins ainsi que celui de l'agenda. Attention : si vous souhaitez permettre la prise de rendez-vous en ligne pour plusieurs lieux en même temps, il est nécessaire de créer un agenda supplémentaire, ce qui peut entraîner des frais. Dans ce cas, il est recommandé de contacter le responsable commercial de votre région. Exception : les agendas synchronisés, car il n'est pas toujours possible d'ajouter plusieurs agendas pour un même utilisateur.
Dans cet exemple fictif, nous utiliserons le Dr. X, qui travaille à Bruxelles et à Anvers. Les patients prennent des rendez-vous via le site web personnel du cabinet, et il souhaite clairement communiquer la nouvelle adresse aux patients.
Dans les Paramètres -> Coordonnées, vous ne pouvez ajouter qu'une seule adresse pour l'agenda. Cette adresse est utilisée pour l'affichage sur 'Google Maps' dans la vue du site web et dans le formulaire de rendez-vous lors de la réservation d’un rendez-vous, ainsi que dans les e-mails de confirmation et de rappel.
Supprimez l'adresse générale via Paramètres -> Coordonnées dans l'agenda et demandez au service d'assistance de désactiver la fonctionnalité Google Maps. Cette étape est nécessaire, car sinon, les patients continueront à voir la mauvaise adresse lors de la prise de rendez-vous et dans les e-mails. Cette action est nécessaire uniquement si une adresse est déjà enregistrée.
Étape 2 : Les types de rendez-vous
Ajoutez des types de rendez-vous spécifiques à chaque lieu. Allez dans Paramètres > Types de rendez-vous et modifiez-les.
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Cliquez sur le bouton Avancé pour ajouter l'adresse du lieu. Cela est essentiel pour que l'adresse correcte apparaisse également dans les e-mails envoyés aux patients. Remplissez le champ texte avec les informations dans la langue appropriée et/ou fournissez des traductions si nécessaire. Vous pouvez également ajouter une pièce jointe si vous le souhaitez.
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Étape 3 : Le calendrier
Attribuez les bons types de rendez-vous aux créneaux horaires dans le calendrier. Allez dans Paramètres > Horaire et cliquez sur le bouton Avancé pour limiter les types de rendez-vous. Cela garantira que l'emplacement correct sera affiché dans les e-mails de confirmation et de rappel envoyés aux patients.
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Supplémentaire : Configurer des filtres d’agenda
Il est possible de configurer des filtres pour afficher clairement les différents lieux. Selon le choix du patient, les agendas affichent les créneaux disponibles pour le lieu sélectionné. Consultez ici comment configurer un filtre d'agenda en détail.
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