Een correcte facturatie Iriscare is essentieel voor de financiering van de instelling.
Deze handleiding omvat een correcte stappenplan om de facturatie correct op te stellen en een adequate opvolging uit te voeren.
1. Controle Verzekerbaarheid Voorbereiding Dossier Resident
Via de stappen Bestanden– Voor opname – Controle Memberdata kunt u de verzekerbaarheid van een resident nagaan voordat deze aanwezig is in de instelling.
Hiermee kunt u het dossier correct opbouwen of indien nodig de nodige stappen ondernemen om de verzekerbaarheid van de resident in orde te brengen.
Het is belangrijk om in deze stap zowel de mutualiteit als de CG1/CG2-code correct in te voeren in het administratief dossier van de resident, omdat foutieve gegevens kunnen leiden tot een weigering van een facturatie.
2. Facturatie Iriscare: Stappenplan
2.1 Controle Verzekerbaarheid
De controle verzekerbaarheid van de residenten kan in bulk uitgevoerd worden voor de huidige facturatiemaand. Volg deze stappen:
Navigeer naar Facturatie – Iriscare – Facturatie.
Selecteer via de kalender de gewenste maand en bevestig via OK.
Selecteer alle residenten en klik rechts onderaan op de blauwe knop Controle verzekerbaarheid.
Na aanvraag van de controle verzekerbaarheid hebben de mutualiteiten 72 uur de tijd om een antwoord te voorzien. Voor residenten waarvan het antwoord van de mutualiteiten niet in overeenstemming is met de gegevens ingevoerd in het administratief dossier, krijgt u een melding in het overzicht "Actielijst verzekerbaarheid".
Overloop deze lijst alvorens de facturatie uit te voeren. Een lege lijst toont aan dat alle dossiers van de residenten in orde zijn.
2.2 Opstellen Facturatiebestanden
Via het scherm Facturatie – Iriscare – Facturatie kunt u na selectie van de facturatiemaand de individuele kostennota’s van de residenten opstellen
Selecteer de residenten waarvoor u een individuele nota wenst aan te maken. Residenten waarvoor u nog geen akkoord heeft ontvangen
of waarvan de verzekerbaarheid niet in orde is, kunt u hier best uitsluiten om weigeringen in de facturatie te vermijden.Na selectie van de gewenste residenten kunt u klikken op de blauwe knop "Aanmaken" om de individuele nota’s op te stellen.
U wordt automatisch geleid naar de volgende stap. In het nieuwe scherm kunt u rechts onderaan klikken op de printer om de nota’s (elektronisch) af te drukken.
In het overzicht van de individuele nota’s kunt u na selectie van de nota’s rechts onderaan klikken op de blauwe knop "Maak verzamelnota".
U wordt automatisch geleid naar het volgende scherm waar u een overzicht krijgt van de aangemaakte verzamelnota’s.
Merk op dat de verzamelnota’s op dit moment nog geen nummer toegewezen kregen.Controleer of de verzamelkosten nota’s de juiste inhoud bevatten. Indien in de nota’s residenten aanwezig zijn die niet gefactureerd mogen worden, kunt u deze verwijderen door ze te selecteren en te klikken op het kruis-icoon rechts onderaan. De geselecteerde lijnen worden uit de factuur verwijderd en zullen niet aangeboden worden aan de mutualiteiten.
Klik op "Verder" om de nota’s definitief aan te maken.
In het overzicht Zendingen krijgt u een overzicht van de nota’s die u zopas heeft aangemaakt. Rechts kunt u aan de hand van een vinkje de factuur bevestigen als klaar voor verzending. Door de nota aan te vinken versleutelt u de factuur.
Er kunnen zolang het vinkje actief staat geen wijzigingen meer aangebracht worden in de factuur.
2.3 Versturen van de Nota’s naar de Mutualiteiten
Verzeker u ervan dat in het overzicht Zendingen alle nota’s die u wenst te versturen afgesloten werden door deze te voorzien van een vinkje.
Navigeer naar "Facturatie – Iriscare – Elektronische facturatie" om de zending uit te voeren.
Selecteer aan de hand van de kalender de gewenste facturatieperiode en klik op OK.
In het scherm krijgt u een overzicht van alle verzamelnota’s die klaar staan voor verzending en binnen deze periode verzonden kunnen worden. Dit overzicht bevat de facturen die u zonet heeft bevestigd voor verzending, maar ook eventuele correcties van voorgaande facturatiemaanden.Klik op "Versturen" om de facturatie definitief door te sturen naar de mutualiteiten.