Overzicht elektronische facturatie
In CareConnect Admin maak en verstuur je facturen elektronisch naar de mutualiteiten via WalCareNet of Iriscare, afhankelijk van de regio. De volledige facturatiestroom is voor beide systemen vrijwel identiek. Je gebruikt deze functie wanneer je overschakelt van papieren trimestriële facturatie naar maandelijkse elektronische verzending.
De elektronische verzending verkort de doorlooptijd, verhoogt de nauwkeurigheid en vervangt papieren documenten volledig.
Voor een correcte verzending moeten de basisinstellingen juist staan:
Startdatum elektronische facturatie (1 april of 1 oktober 2026)
Koppeling van elke mutualiteit met de correcte nationale landsbond.
Correcte residentgegevens: rijksregisternummer, mutualiteit, CT1/CT2
Een correcte facturatie is essentieel voor de financiering van je voorziening. Het facturatieproces bestaat uit 5 vaste delen:
Verzekerbaarheid controleren
Aanmaak van individuele nota's
Aanmaak van verzamelkostennota's
Facturen afsluiten
Elektronische verzending uitvoeren
In het scherm meldingen volg je nadien de verzonden facturen en de antwoorden van de mutualiteiten.
Stappen voor facturatie WalCareNet en IriscareNet
1. Assurabiliteit controleren
Ga naar Facturatie > WalCareNet > Facturatie.
Selecteer de maand.
Klik op OK.
Selecteer alle residenten.
Klik op Controle verzekerbaarheid.
Wacht tot de antwoorden beschikbaar zijn (max. 72 uur).
Open de Actielijst (Facturatie > WalCareNet > Actielijst documenten) om meldingen te controleren en eventueel te corrigeren
Open een resident, ga naar Mutualiteit > Historiek en voeg een nieuwe historieklijn toe met correcte CT1/CT2.
Markeer de actie als afgehandeld in de lijst.
Een lege lijst betekent dat alle dossiers correct zijn.
2. Individuele nota’s maken
Ga naar terug naar Facturatie > WalCareNet > Facturatie
Selecteer de maand en klik op OK.
Selecteer alle residenten die je mag factureren.
Laat residenten zonder akkoord uitgevinkt.
Klik op Aanmaken om individuele nota’s te maken.
Controleer de inhoud onderaan het scherm.
Gebruik de printerknop indien je de nota’s wilt bewaren.
3. Verzamelkostennota’s maken
Bewaar de individuele nota’s.
Het scherm met de verzamelkostennota’s opent vervolgens automatisch. Deze hebben in dit stadium nog geen factuurnummer.
Selecteer de gewenste nota’s.
Klik op Maak verzamelkostennota.
Controleer de inhoud per landsbond en verwijder eventueel bewoners zonder akkoord. U kunt deze verwijderen door ze te selecteren en op het kruisje rechtsonderaan te klikken.
Selecteer alle verzamelkostennota's en klik op Verder.
4. verzamelkostennota's afsluiten
Open het overzicht van verzendingen.
Vink elke nota aan om ze af te sluiten.
Een gevinkte nota is vergrendeld en klaar voor verzending.
5. Elektronische verzending
Ga naar Facturatie > WalCareNet > Elektronische Facturatie. Dit overzicht bevat facturen die u zojuist hebt bevestigd voor verzending, alsook eventuele correcties van voorgaande facturatiemaanden.
Kies de maand.
Selecteer alle afgesloten verzamelkostennota’s.
Klik op Verzenden.
CC Admin verzendt alle enveloppen en registreert deze automatisch.
Aandachtspunten en uitzonderingen
Factureer nooit een resident zonder akkoord van de mutualiteit. Laat deze openstaan totdat het dossier correct is.
Een enveloppe per landsbond per maand is verplicht.
Controleer de verzekerbaarheid elke maand vóór de facturatie.
Gebruik Opvragen Memberdata vóór opname om fouten te vermijden.
CT1/CT2‑code pas je altijd handmatig aan via een historieklijn.
Je kunt een afgesloten enveloppe tijdelijk annuleren via Annulatie verzending als je een fout ontdekt.
Bewoners die je moest uitsluiten, factureer je later mee in een volgende maand zodra het akkoord binnen is.
Volg dagelijks de Actielijst Documenten op om gewijzigde mutualiteitsgegevens op te pikken.
Het overzicht Faturatie > WalCareNet > Meldingen toont alle verzonden enveloppen en de antwoorden van de mutualiteiten.
Bewaar altijd dezelfde werkwijze voor IriscareNet en WalCareNet: de stappen zijn inhoudelijk identiek.