Naar aanleiding van de antwoorden van de mutualiteiten op jullie facturatieaanvragen, kan het zijn dat u correcties dient uit te voeren op de zendingen. Via onderstaand stappenplan wordt u gegidst doorheen de correctieprocedure.
1. Onderscheiden type weigering
Vooreerst is het belangrijk om het type weigering te bepalen alvorens u de wijzigingen uitvoert
Gedeeltelijke weigering
: Een minderheid van de inhoud van de verzonden factuur werd geweigerd. U zal een creditnota en herfacturatie moeten uitvoeren om de nodige wijzigingen door te voeren.
Volledige weigering
: De volledige factuur werd verworpen. In principe zijn er geen creditnota’s nodig en kan u onmiddellijk een herfacturatie uitvoeren.
Klik hier voor het overzicht voor herfacturatie na volledige weigering.
2. Correcties Gedeeltelijke Weigering
:
2.1 Opstellen van de creditnota’s voor de geweigerde bedragen:
Via het scherm “Meldingen” kunt u rechtstreeks creditnota’s opstellen indien gewenst. Klik hiervoor op het potloodicoontje en selecteer “Niet aanvaard”. In het scherm dat opent, krijgt u een overzicht van alle aanvragen die geweigerd werden.
U kunt hier de residenten selecteren en klikken op “Creatie”. Voor de geselecteerde residenten zal er een lijn aangemaakt worden in het correctiescherm “Facturatie Iriscare”.
2.2 Opstellen van de herfacturatie:
Voordat de herfacturatie uitgestuurd kan worden, is het belangrijk te begrijpen waarom de facturatie in eerste instantie geweigerd werd. Consulteer hiervoor alvast onze richtlijnen in de opvolging van facturatie Iriscare.
Na de nodige analyse moet u als instelling de nodige wijzigingen aanbrengen aan het dossier alvorens u de facturatie opnieuw aanbiedt. Eenmaal u het nodige heeft gedaan, kunt u verder met het herfactureren
Navigeer naar Facturatie – Iriscare – Correcties
Selecteer de maand en het jaar waarin u de correcties wenst uit te voeren en klik op OK.
In het nieuwe scherm krijgt u een overzicht van de residenten:
Waarvoor er een CN werd aangemaakt via het scherm “Overzicht”.
Waarvoor er reeds eerder correcties werden uitgevoerd voor deze periode.
Links onderaan heeft u drie iconen waarop u kunt klikken:
Rode - : Stel een CN op voor één of meerdere residenten
Groene + : Stel een herfacturatie op voor één of meerdere residenten
Grijze regularisatieknop: Stel een volledige creditnota en herfacturatie op van een voorgaande facturatie
Klik op de groene knop om een selectie te maken van de residenten waarvoor u (na de nodige wijzigingen) een herfacturatie wenst op te stellen
U kan verschillende residenten selecteren door de Ctrl-toets ingedrukt te houden of via Shift-klik kan u een lange selectie in één keer uitvoeren.
.
Klik op Opslaan om voor de geselecteerde residenten de lijnen voor herfacturatie aan te maken. Het overzicht in het scherm bevat nu dus residenten waarvoor er:
Een CN werd aangemaakt via het scherm “Overzicht”.
Reeds eerder correcties werden uitgevoerd voor deze periode.
Een lijn aangemaakt werd voor herfacturatie.
Voordat u verder gaat, kunt u in dit scherm specificeren welke periode er gecrediteerd/geherfactureerd dient te worden voor de resident(en).
Indien de volledige periode gecrediteerd/geherfactureerd dient te worden, hoeft u niets te doen.Om een specifieke periode te selecteren, kunt u bij de resident op de lijn voor creditering/herfacturering dubbelklikken, waarna er zich een nieuw scherm opent.
Door de dagen te selecteren/deselecteren, kunt u de periode wijzigen waarvoor er een creditnota of herfacturatie zal worden aangemaakt.
De onderlijnde dagen zijn de geselecteerde dagen en worden dus mee in rekening genomen voor de volgende stappen. Klik op Opslaan om de aangebrachte wijzigingen te bevestigen.
2.3 Aanmaak van Creditnota’s en Herfacturatie:
Aanmaak Individuele Nota’s:
Net als bij de standaard facturatie gaat u als volgt te werk: Selecteer de residenten waarvoor u individuele nota’s wenst aan te maken, en klik op de knop Creatie. U wordt automatisch geleid naar het overzicht van de individuele nota’s.
Aanmaak van Verzamelkostennota’s
Selecteer de individuele nota’s en klik op Aanmaak Verzamelkostennota’s. U wordt automatisch doorverwezen naar het volgende scherm met het overzicht van:
De creditnota’s, per mutualiteit.
De herfacturaties, per mutualiteit.
Net als bij de facturatie kunt u in deze stap nog wijzigingen aanbrengen aan de inhoud van de factuur door residenten te verwijderen. (Om residenten toe te voegen, moet u terug naar stap één en herbeginnen; het factuurnummer wordt wel behouden).
Klik op Verder om de facturen en creditnota’s te bevestigen en definitief aan te maken.
Verzenden van de Creditnota’s en Herfacturatie
BELANGRIJK: Een creditnota dient enkel verzonden te worden naar de mutualiteiten indien er daadwerkelijk een bedrag foutief uitbetaald werd. Creëert u een creditnota om de boekhouding in balans te brengen?
Dan hoeft deze creditnota niet verzonden te worden naar de mutualiteit. Vink alle onderdelen aan die u wenst door te sturen naar de mutualiteiten.
Deze zullen beschikbaar worden in het overzicht “Elektronische Facturatie” met het icoon C+ en C-, wat aanduidt dat het om een correctie gaat.
3. Herfacturatie van volledig geweigerde facturen
:
Een volledig geweigerde zending kan geschrapt worden en na aanpassing, opnieuw aangeboden worden mét behoud van het factuurnummer.
Annulatie zending:
Navigeer naar “Facturatie – Iriscare – Elektronische facturatie”, selecteer de maand waarin de factuur verzonden werd en klik op OK. Open de tab “Annulatie zending” en selecteer de gewenste zending(en). Klik op Schrappen om de zending te schrappen.
Correctie facturatie:
Navigeer naar via “Facturatie – Iriscare – Facturatie”, selecteer de gewenste facturatiemaand, vink de optie “factuur” af! en klik op OK. Selecteer alle residenten en klik op het tabblad “Zending”. De schrapte zendingen kunnen in dit scherm afgevinkt worden, zodat ze beschikbaar worden om de nodige wijzigingen aan te brengen.
Via het tabblad “Verzamelnota” kan u één, meerdere of alle residenten verwijderen uit de factuur. Voorbeelden van mogelijke wijzigingen na weigering facturatie:
Volledige weigering t.g.v. >5% foutenmarge in de zending + geen wijzigingen mogelijk op dit moment:
Schrap in het overzicht van de verzamelnota de residenten die voor de foutmelding zorgen en klik op Verder. Volg vervolgens de gebruikelijke procedure voor facturatie Iriscare.
Volledige weigering t.g.v. >5% foutenmarge in de zending + wijzigingen mogelijk. Bijvoorbeeld, aanvraag uitgevoerd met verkeerde indicatiestelling.
Schrap in het overzicht van de verzamelnota de residenten die voor de foutmelding zorgen. Voer in de administratieve dossiers de nodige wijzigingen uit en navigeer terug naar het facturatiescherm. Start voor deze mutualiteit opnieuw vanaf stap 1, zodat de aangebrachte wijzigingen doorstromen naar de opgestelde factuur. Merk op dat het factuurnummer behouden blijft. Klik op Verder om de wijzigingen te vervolledigen. Volg vervolgens de gebruikelijke procedure voor facturatie Iriscare.