Wanneer u de facturen heeft aangemaakt en gecontroleerd, is het belangrijk om deze af te sluiten. Dit proces "bevriest" de facturen, zodat ze niet meer aangepast kunnen worden. Aanpassingen aan een reeds verzonden factuur zijn namelijk niet toegestaan.
Het afsluiten van facturen kan op twee manieren:
Afsluiten zonder overdracht: Geschikt als er geen directe koppeling met een boekhoudprogramma is of als de facturen niet naar de boekhouding gestuurd hoeven te worden.
Overdracht naar de boekhouding: Te gebruiken als er een directe koppeling met een boekhoudprogramma is.
Meer details hierover vindt u in de volgende secties.
1 Afsluiten van facturen zonder overdracht
Als u geen koppeling heeft met een boekhoudprogramma, kunt u de facturen in CareConnect Admin afsluiten. Dit zorgt ervoor dat facturen niet meer gewijzigd kunnen worden.
Stappenplan:
Ga naar: Facturatie > Afsluiten (zonder overdracht).
Selecteer de gewenste instellingen:
Controleer:
Afsluiten:
Soort: Kies het type facturen (bijvoorbeeld residentfacturen).
Facturatiemaand/Jaar en Periode: Vul de facturatiemaand in die u wilt afsluiten.
Factuurnummers: Geef specifieke factuurnummers op of laat op "0" staan om alle facturen af te sluiten.
Klik op de knop Overzicht. Het programma controleert op eventuele fouten.
Bij fouten verschijnt een rapport met details over de problemen en de betreffende facturen.
Als er geen problemen zijn, ziet u een overzicht van alle facturen en het hulpdagboek.
Klik op Transfert om de afsluiting te voltooien.
2 Overdracht van facturen naar de boekhouding
Met een koppeling naar een boekhoudprogramma kunt u facturen direct overdragen. Dit gebeurt door een bestand aan te maken dat in de boekhoudsoftware wordt ingelezen.
Stappenplan:
Ga naar: Facturatie > Overdracht naar [boekhoudprogramma].
Selecteer de gewenste instellingen:
Controleer:
Overdracht:
Soort: Kies het type facturen (bijvoorbeeld residentfacturen).
Facturatiemaand/Jaar en Periode: Vul de facturatiemaand en eventuele boekhoudperiode in.
Factuur: Geef specifieke factuurnummers op of laat op "0" staan om alle facturen door te sturen.
Klik op Overzicht. Het programma controleert op fouten.
Bij fouten verschijnt een rapport met details over de problemen.
Als er geen problemen zijn, ziet u een overzicht van alle facturen en het hulpdagboek.
Klik op Transfert om de overdracht te starten.
3 Controle op niet-gefactureerde supplementen
CareConnect Admin controleert tijdens de overdracht of er niet-gefactureerde gegevens in het systeem staan. Als dit het geval is, ontvangt u een melding en kunt u een lijst met deze gegevens afdrukken. Dit is geen blokkade; u kunt de overdracht alsnog voltooien.
Extra optie:
Print een overzicht via: Afdrukken > Facturatie Residenten > Na Facturatie > Niet-gefactureerde supplementen.
4 Ventilatielijst
In uw dossier kunt u kiezen voor een specifiek type boeking, afhankelijk van uw voorkeur:
Type I: Boeking per kost of facturatiecode. (Dit is de standaardinstelling van de sotware.)
Type II: Boeking per betaler.
Wanneer u een type kiest, worden de gegevens bij de overdracht automatisch volgens dit type geboekt.
Wilt u dezelfde gegevens ook volgens het andere type registreren?
Hiervoor kunt u de ventilatielijst gebruiken. Deze lijst geeft u een overzicht van de gegevens, zodat u ze handmatig volgens het andere type kunt boeken. Vergeet niet om het totaalbedrag vervolgens tegen te boeken. Dit is belangrijk om te voorkomen dat uw omzet dubbel in de boekhouding wordt opgenomen.
Stappenplan:
Ga naar: Facturatie > Ventilatielijst.
Selecteer de gewenste instellingen:
Overzicht en verwerking:
Facturatiemaand/Jaar: Vul de facturatiemaand en het jaar in.
Factuurnummers: Specificeer de nummers of kies "Alle" voor alle facturen.
Het programma stelt automatisch het type voor dat niet bij de automatische overdracht wordt gebruikt.
Gebruik de lijst om gegevens handmatig te boeken en zorg voor tegenboekingen om dubbele omzet te voorkomen.