EyeFile maakt het eenvoudig om de facturatie van prestaties te beheren. De software ondersteunt verschillende scenario’s,
afhankelijk van de status van de patiënt, het therapeutisch karakter van de prestatie en de terugbetalingsmodaliteiten.

EyeFile ondersteunt twee systemen voor elektronische tarifering:

eAttest: de patiënt betaalt het volledige bedrag aan de arts, en de attestatie wordt elektronisch naar de mutualiteit gestuurd,
die rechtstreeks aan de patiënt terugbetaalt.
eFact: systeem van derdebetaler. De mutualiteit betaalt rechtstreeks aan de arts.
De patiënt betaalt enkel het remgeld en eventuele supplementen.

Beide systemen kunnen onafhankelijk van elkaar gebruikt worden, afhankelijk van de situatie.
Sommige specifieke gevallen (arbeidsongevallen, privéverzekeringen, patiënten die niet aangesloten zijn bij een Belgische mutualiteit,
niet-therapeutische prestaties…) vereisen een manuele attestatie, een geprinte factuur of een ereloonnota.

Deze handleiding beschrijft stap voor stap de verschillende tariferingsopties in EyeFile.

Beheer van prestaties en supplementen

In EyeFile kun je eigen combinaties van prestatiecodes (RIZIV of gepersonaliseerd) aanmaken met een naam en bedrag.
In het consultatiescherm klik je op Prestaties.

Deze combinaties kunnen vervolgens snel geselecteerd worden tijdens de consultatie voor een efficiënte en consistente facturatie.
Ze zijn beschikbaar voor snelle selectie bij het invullen van de attestatie.
Je kunt ook extra prestaties toevoegen (supplementen, niet-terugbetaalde onderzoeken…).
Elke gebruiker kan eigen combinaties aanmaken, wijzigen, kopiëren naar een andere gebruiker of delen met het hele team.
Er zijn geavanceerde opties beschikbaar, zoals het afdrukken van betalingsbewijzen, het toevoegen van specifieke supplementen,
het aanmaken van pseudocodes of het toevoegen van transparantiecodes.

👉 Voor meer details, raadpleeg de handleiding:
Combinaties van prestatiecodes snel ingeven op het getuigschrift

Elektronische facturatie: eFact en eAttest

Om elektronisch te factureren (eAttest of eFact), moet de patiënt aangesloten zijn bij een Belgische mutualiteit en beschikken over een NISS- of BIS-nummer.
Als aan één van deze voorwaarden niet voldaan is, moet je het volledige bedrag aan de patiënt vragen en een papieren attestatie of geprinte factuur via EyeFile bezorgen.

Configuratie

In het consultatiescherm klik je op Prestaties, vervolgens op het tandwielicoon om de instellingen te openen. Activeer de volgende opties:

Gebruik altijd eAttest voor officiële prestaties zonder *
Gebruik altijd eFact voor officiële prestaties met *
Volg de bedragen van derdebetalers in EyeFile

eAttest

eAttest = De patiënt betaalt jou het volledige bedrag (ereloon en supplementen).
De mutualiteit stort het terugbetalingsbedrag op de rekening van de patiënt.
Raadpleeg de RIZIV-pagina voor de meest recente informatie over eAttest.
Je registreert een elektronische attestatie en verstuurt die via de eAttest-dienst naar de mutualiteit van je patiënt.
Enkele seconden later ontvang je een ontvangstbevestiging van de mutualiteit.
Na aanvaarding van de aanvraag stort de mutualiteit het terugbetalingsbedrag op de bankrekening van je patiënt.
Belangrijk: Je moet de elektronische attestatie versturen op de datum van het contact met de patiënt.
Je mag dus geen attestatie in de toekomst of het verleden versturen. Als je dat toch doet, wordt ze altijd geweigerd.

Selecteer de combinatie van prestatiecodes of vul je de gewenste codes in.
Indien gewenst kun je een betalingsbewijs afdrukken via een selectievakje
Klik op de knop Maak Attest (eAttest)
Enkel codes zonder sterretje (*) worden automatisch geattesteerd via eAttest

eFact

eFact = Systeem van derdebetaler. De patiënt betaalt enkel het remgeld.
De mutualiteit betaalt het interventiebedrag rechtstreeks aan jou.

Bij toepassing van het derdebetalerssysteem worden de prestaties dus in twee delen betaald:

Door de patiënt: het remgeld (TM) en eventueel een supplement (niet-geconventioneerd)
Door de mutualiteit

In het consultatiescherm klik je op Prestaties
In het venster dat opent, selecteer je de combinatie van prestatiecodes of vul je de gewenste codes in.
Indien gewenst kun je een betalingsbewijs afdrukken via een selectievakje
Klik op Via derdebetaler, EyeFile zet de attestatie om naar een derdebetaler-attestatie (eFact)
Het totaalbedrag wordt automatisch verdeeld tussen het deel ten laste van de mutualiteit (derdebetaler) en dat van de patiënt (remgeld + supplementen)
Het factuurbedrag kan ook handmatig aangepast worden
De knop onderaan verandert in eFact, klik op Attest maken (eFact) om te versturen

Enkel codes met een sterretje (*) worden automatisch geattesteerd via eFact.

Gelijktijdige facturatie van prestaties ten laste van patiënt en mutualiteit

Het is mogelijk om bij één contact zowel een eFact als een eAttest te genereren,
bijvoorbeeld: consultatie gefactureerd aan de patiënt (eAttest) en een technische handeling gefactureerd aan de mutualiteit (eFact).

In het consultatiescherm klik je op Prestaties
In het venster dat opent, selecteer je de combinatie van prestatiecodes of vul je de gewenste codes in
Codes met een sterretje (*) worden geattesteerd via eFact
Codes zonder sterretje (*) worden geattesteerd via eAttest
Klik op de knop eAttest / eFact
De eAttest (voor de patiënt) wordt aangemaakt
Vervolgens opent automatisch een tweede tarificatiesessie voor het eFact-gedeelte

Elektronische facturatie via CareConnect Tarificatie of EyeFile

Gebruikers die werken met CareConnect Tarificatie kunnen blijven factureren zoals gewoonlijk.
Tarificatie via EyeFile is beschikbaar vanaf versie 5.8.18.
De volgende stappen worden uitgelegd in de handleiding:
E- facturatie in EyeFile

Raadpleeg ook:

Situaties uitgesloten van elektronische facturatie

In sommige gevallen is het niet mogelijk of niet relevant om een elektronische attestatie (eAttest of eFact) te gebruiken,
meestal omdat de mutualiteit geen tussenkomst voorziet.

De meest voorkomende situaties zijn:

Arbeidsongeval of facturatie bestemd voor een verzekeringsmaatschappij of werkgever:
deze prestaties vallen niet onder de ziekteverzekering en moeten rechtstreeks
aan de betrokken instantie gefactureerd worden (via een factuur vanuit EyeFile).
Buitenlandse patiënt, zonder NISS/BIS-nummer of niet aangesloten bij een Belgische mutualiteit:
het is onmogelijk om een elektronische attestatie te versturen. De patiënt moet het volledige bedrag betalen.
Niet-therapeutische prestatie (bv. attest voor chauffeur, piloot, esthetische ingreep):
deze worden niet terugbetaald door de mutualiteit en zijn soms onderworpen aan btw.

In deze gevallen biedt EyeFile de mogelijkheid om eenvoudig:

Een factuur op te stellen (voor een derde partij of de patiënt)
Een ereloonnota te maken
Of een papieren attestatie af te drukken (via de matrixprinter, voor intern gebruik of om mee te geven aan de patiënt).

Ereloon nota
Uitgebreid bewijsstuk
Factuur (voor externe contactpersoon)
Ander document

Duplicaat maken via de matrixprinter

(Papieren) attestaties kunnen geraadpleegd worden in een consultatie via de knop Prestaties in de linkerkolom.
Om een duplicaat te maken van een reeds uitgegeven attestatie, klik je met de rechtermuisknop op de betreffende attestatie.
Via hetzelfde menu kun je ook een attestatie verwijderen of het nummer ervan aanpassen.

Lijsten van papieren attestaties weergeven

Vanuit een geopend patiëntendossier kun je de lijst van alle papieren attestaties van die patiënt bekijken via het menu:
Patiënt > Toon prestatiebriefjes

Je kunt ook een globaal overzicht krijgen van alle aangemaakte of verwijderde attestaties via de menu’s:

Databeheer > Fiscaliteit > Toon geschrapte briefjes
Databeheer > Fiscaliteit > Toon lijst prestatiebriefjes

Voor verdere verdieping in tarificatie via EyeFile, raadpleeg ook:

Overzicht van de verschillende tariferingsmogelijkheden in EyeFile.