Vanaf 1 september 2025 wordt elektronische facturatie verplicht voor alle ambulante prestaties in België, zowel in het kader van de derdebetalersregeling (eFact) als voor elektronische attesten (eAttest).
Deze gids legt stap voor stap uit hoe je EyeFile configureert om eAttest en eFact te activeren en te gebruiken, hoe je omgaat met weigeringen, je betalingen opvolgt en je volledige elektronische facturatie optimaliseert.

Initiële configuratie van eAttest / eFact

Voor het gebruik van elektronische facturatie is het noodzakelijk om:

Online te werken via EyeFile op uw vaste computer of laptop
Een eHealth-certificaat te hebben (zie Het eHealth-certificaat)
Corilus Passport te activeren (zie Corilus Passport)
Om elektronisch te kunnen factureren (eAttest of eFact), moet de patiënt aangesloten zijn bij een Belgische mutualiteit en beschikken over een NISS- of BIS-nummer.
Als aan één van deze voorwaarden niet is voldaan, moet u het volledige bedrag aan de patiënt vragen en hem een papieren attest bezorgen (of een afgedrukte factuur via EyeFile).
Het is essentieel om uw instellingen correct te configureren in EyeFile voor elke arts (niet nodig voor secretariaatsmedewerkers).

Openen instellingen.

Ga in de menubalk bovenaan naar Databeheer / Gebruikers / Bewerk een gebruiker

Volgend venster zal openen, hierin selecteert u de correcte gebruiker en druk op Select

Hierna gaat het venster met de gegevens van de geselecteerde gebruiker open.

Klikt u op het tabblad Corilus Passport.
Zet het vinkje bij eAttest / eFact via EyeFile.
Drup op Open Tarification Settings.

Praktijkinstellingen aanpassen.

Hierna gaat een nieuw venster open, klik hier onder Praktijkinstellingen op Algemeen.

Zet je de schakelaar EFact gebruiken aan.
Druk je op Opslaan.

Gebruikersinstellingen aanpassen.

Klik nu op Algemeen, deze keer onder Gebruikersinstellingen.

In dit venster moet voor elke dokter (niet nodig voor secretariaat medewerkers):

Het KBO-nummer ingevuld worden.
Het RIZIV-nummer ingevuld worden.
Opslaan aangeklikt worden.

Klik nu op Elektronische facturatie, deze onder Gebruikersinstellingen.

Zet de schakelaar bij eAttest aan
Alle velden moeten ingevuld worden, dit voor moet elke dokter (niet nodig voor secretariaat medewerkers).
(Elke gebruiker kan zijn/haar eigen IBAN/BIC voor betalingen ingeven.)
We raden aan om de 2 schakelaars onderaan aan te zetten.
- De betalingen van de facturen automatisch registreren: eFact-facturen worden automatisch verwerkt.
  Als de gebruiker de eFact-betalingen handmatig wil bevestigen, kunt u de schakelaar ook uitgeschakeld laten. Dit betekent dat de gebruiker zelf wil bepalen of eFact-betalingen werden ontvangen of niet.
- De facturen automatisch creëren: eFact-facturen worden automatisch één keer per week verzonden.
  Anders moet de gebruiker de Tarification interface openen en op een knop klikken om eFact-facturen handmatig te verzenden.
Klik op Opslaan

Opties voor het prestatiebriefje.

Bij het aanmaken van een prestatiebriefje kan je via het tandwiel nu aanvinken eAttest / eFact via EyeFile (de naam van de dokter = de dokter van de consultatie)

eAttest / eFact gebruik

eAttest

De patiënt betaalt u het volledige bedrag (honorarium en eventuele supplementen).
De mutualiteit stort het terugbetalingsbedrag rechtstreeks op de rekening van de patiënt.
Let op het volgende: U moet het elektronische attest versturen op de datum van het contact met de patiënt.
U mag dus geen attest verzenden met een datum in de toekomst of het verleden.
Als u dat toch doet, zal het attest altijd geweigerd worden.

In dit voorbeeld staat de instelling Gebruik altijd eAttest voor officiele prestaties zonder *
Druk op de knop Maak attest(eAttest)

Je kan bij de betaling zien dat er in het vakje Att een eAttest gemaakt is, dit is automatisch verzonden naar de mutualiteiten.
De patient krijg hiervan een bericht in zijn eHealthbox of binnen Helena.
Het onbetaald bedrag, reken je af zoals je normaal doet.
Via de knop Prestaties.
Kan je indien de patient dit wenst ook nog een bewijsstuk stuk afdrukken.

eFact

eFact is bedoeld voor prestaties met een asterisk in de nomenclatuur, dus uitgevoerd in het kader van de derdebetalersregeling.
De patiënt betaalt enkel zijn persoonlijk aandeel (remgeld en eventuele supplementen).
De mutualiteit stort het bedrag van de derdebetaler rechtstreeks op de bankrekening van de arts.
Betaling in twee delen:

Door de patiënt: remgeld + eventuele supplementen
Door de mutualiteit: het bedrag van de tussenkomst

In dit voorbeeld staat de instelling Gebruik altijd eFact voor officiele prestaties met *
Druk op de knop Maak attest(eFact)

Je kan bij de betaling zien dat er in het vakje Att een eFact gemaakt is, deze worden 1 maal per week gebundeld naar de mutualiteiten verzonden waarna deze rechtstreeks op de rekening van de dokter overschrijven.
De patient krijg hiervan een bericht in zijn eHealthbox of binnen Helena.
Het onbetaald bedrag (Derde betaler), reken je af zoals je normaal doet.
Via de knop Prestaties.
Kan je indien de patient dit wenst ook nog een bewijsstuk stuk afdrukken.

Gelijktijdige facturatie van prestaties ten laste van de patiënt en de mutualiteit

Het is mogelijk om tijdens éénzelfde contact zowel een eFact als een eAttest te genereren,
bijvoorbeeld: een consultatie gefactureerd aan de patiënt (eAttest) en een technische handeling gefactureerd aan de mutualiteit (eFact).

In het prestatievenster, selecteer de combinatie van prestatiecodes of vul de gewenste codes aan
Codes met een asterisk (*) worden gefactureerd via derdebetaler (eFact)
Codes zonder asterisk (*) worden gefactureerd via eAttest
Indien u de patiënt een betalingsbewijs wilt meegeven, kunt u dit afdrukken via een van de selectievakjes
Klik op de knop eAttest / eFact

Er wordt een eAttest (bestemd voor de patiënt) en een tarificatiesessie voor het eFact-gedeelte aangemaakt

Tip: U kunt op elk moment een betalingsbewijs afdrukken via het tabblad Tarificatie

Toevoegen van een prestatie gerelateerd aan een nomenclatuurnummer

Relatieve prestaties of pseudonomenclatuur betreffen medische handelingen die niet opgenomen zijn in de officiële nomenclatuur.
Het is essentieel om de juiste code van de relatieve prestatie in te vullen. Indien dit niet correct gebeurt, zullen de extra kosten door de mutualiteit worden geweigerd.
De invoer van de relatieve prestatie gebeurt in het attestatiescherm:

In het prestatievenster, selecteer de combinatie van prestatiecodes of vul de gewenste codes aan
U kunt de code van de relatieve prestatie handmatig invoeren, of dubbelklikken op de nomenclatuurcode
Voorbeeld: 355036/248275 → hier is 248275 de relatieve prestatie

Voeg een / toe gevolgd door de code van de relatieve prestatie, Klik op OK
Klik hier om de combinatie op te slaan. Alle instellingen worden bewaard voor deze combinatie, inclusief het te printen document en het ingevoerde bedrag. U wordt gevraagd een naam te kiezen voor deze combinatie
Zie ook: Snel combinaties van prestatiecodes invoeren op het attest
Klik op de knop eAttest / eFact

Opvolging van attestaties en facturen ten laste van mutualiteiten (eFact)

De eFact-opvolgingsinterface bestaat uit vijf tabbladen, elk met een andere status van het elektronische facturatieproces.

Verzendingsklaar

Dit tabblad bevat alle tarificatiesessies die klaar zijn om verzonden te worden.
Als de optie Facturen automatisch aanmaken is geactiveerd, gebeurt de verzending automatisch één keer per week via CareConnect.

U kunt ook handmatig een verzending starten, één keer per dag, via de knop Factuur aanmaken, indien gewenst.

De weergegeven referenties zijn: [A] voor Attestatieen [S] voor Tarificatiesessie

In Verwerking

Bevat facturen die reeds verzonden zijn, maar waarvan de betaling nog niet bevestigd is.
De weergegeven referenties zijn: [F] voor Factuur en [A] voor Attestatie.

Geweigerd

Dit tabblad bevat attestaties en facturen die geweigerd zijn.

Het pictogram 🛈 laat toe om de reden van weigering te raadplegen, bijvoorbeeld:
ontbrekend KBO-nummer, overschrijding van quota, prestatie niet cumuleerbaar met een andere prestatie op dezelfde dag,
relatieve prestatie incompatibel met (pseudo-)nomenclatuurcode

Gedeeltelijk geweigerd.

Wanneer een eFact gedeeltelijk werd geweigerd, krijgt u de knop "Weigering verwerken" te zien.
Als je hierop klikt, dan zal EyeFile de eFact aanpassen zodat enkel het bedrag "deel van de patient" nog in het overzicht staat.

EyeFile zal nu de mogelijkheid bieden om een extra eFact te maken om en een verbeterde versie van de geweigerder lijn door te sturen.
Je kan ook kiezen om dit niet te doen, maar dan zal de mutualiteit ook niets uitbetalen voor deze lijn.

Registreer betaling

Als de optie Betalingen automatisch registreren is gedeactiveerd, toont dit tabblad de volledige historiek van afgesloten facturen waarvoor de betalingsbevestiging nog manueel moet gebeuren via het pictogram € Registreren.
In het venster dat opent, klik op Betaling registreren.

Afgewerkt

Dit tabblad toont de volledige historiek van verwerkte en definitief afgesloten facturen.

Door een factuur in de lijst te selecteren, kunt u de details van de bijhorende attestaties raadplegen.

Een geweigerde attestatie door de mutualiteit (eFact) behandelen

Als een factuur te veel fouten bevat, wordt de volledige factuur geweigerd door de mutualiteit. Deze attestaties verschijnen dan onder het tabblad Klaar om te verzenden (met een referentienummer).
U kunt vervolgens de nodige correcties aanbrengen en de factuur opnieuw verzenden via Factuur aanmaken (of wachten op de automatische verzending 1x/week).

Als de mutualiteit weigert om de attestaties elektronisch te aanvaarden, verschijnen ze in het tabblad Geweigerd.
U kunt het detailvenster openen om de reden van weigering te controleren:

In de menubalk, ga naar Databeheer > Fiscaliteit > Opvolging eFact (Derde betaler)

In het venster dat opent, zoek de attestatie in het tabblad Geweigerd
Klik bij weigering op het pictogram 🛈

Raadpleeg de reden van weigering (bv. ontbrekend KBO-nummer, overschrijding van quota, incompatibele prestaties...)
⚠️ Contacteer de mutualiteit indien u meer informatie wenst over de reden van weigering (zie Contacteer de mutualiteiten)
Klik op Weigering behandelen, geef een beschrijving op (reden van verwijdering)
Verwijder en maak een nieuwe attestatie aan met de gecorrigeerde gegevens.
⚠️ Het verzenden van een eFact-attest blijft mogelijk tot maximaal 2 jaar na de prestatie, net zoals bij een papieren attest.

Situaties uitgesloten van elektronische facturatie

Bepaalde prestaties kunnen niet via eAttest of eFact worden verwerkt. Dit kan te wijten zijn aan hun aard (geen terugbetaling door het RIZIV),
of aan een specifieke situatie die elektronische attestatie onmogelijk maakt.

Niet-therapeutische prestaties (onderworpen aan btw)

Sommige prestaties in een oogartspraktijk hebben geen therapeutisch doel:

onderzoeken voor rijbewijzen
attesten voor piloten
esthetische ingrepen, enz.

Deze handelingen worden niet terugbetaald door de mutualiteiten en kunnen dus niet elektronisch worden gefactureerd. Afhankelijk van uw fiscale status kunnen ze onderworpen zijn aan btw (21%).

In he Tarificatiescherm, vul de gewenste prestatiecodes in, selecteer een bestaande combinatie
Of maak een nieuwe combinatie aan.
Vink het vakje 'Niet-therapeutische prestatie' aan
Niet-therapeutische prestaties kunnen niet via eAttest of eFact verzonden worden. EyeFile biedt echter de mogelijkheid om een alternatief document af te drukken.
Vink een van de volgende opties aan om een alternatief document te genereren, bijvoorbeeld:
- Factuur (voor een externe contactpersoon), als u een factuur wilt genereren
- Betalingsbewijs, als u een ontvangstbewijs wilt genereren
Klik op Afrekenen zonder getuigschrift

Betaling zonder attest van verstrekte zorgen

In bepaalde situaties is het niet mogelijk om een RIZIV-attest van verstrekte zorgen uit te reiken. Dit geldt vooral voor:

Arbeidsongevallen of facturatie aan een verzekeringsmaatschappij / werkgever
Deze prestaties vallen niet onder de ziekteverzekering en worden gefactureerd via EyeFile
Buitenlandse patiënten, zonder NISS/BIS-nummer of niet aangesloten bij een Belgische mutualiteit
In dit geval is het niet mogelijk om een elektronische attestatie te versturen. De patiënt moet dan het volledige bedrag van de prestatie betalen.

In deze gevallen is het gebruik van een elektronische attestatie (eAttest of eFact) niet mogelijk. De betaling gebeurt dan via:

Een factuur (verplicht bij bedrijven zoals verzekeringen of werkgevers)
Of voor een particuliere patiënt, een ereloonnota of een eenvoudig betalingsbewijs

In EyeFile kunt u In het Tarificatiescherm direct kiezen de optie Factuur aan te vinken bij het aanmaken van de attestatie.
Onderaan de attestatie, selecteer Betaling zonder attest van verstrekte zorgen

Wettelijke uitzonderingen op de verplichting tot elektronische facturatie

In zeer specifieke gevallen die in de regelgeving zijn voorzien, is het toegestaan om een papieren attest te gebruiken in plaats van elektronische facturatie.
Er zijn drie erkende uitzonderingen op de verplichting tot elektronische facturatie:

Volledige vrijstelling: als de arts op 1 januari 2023 de leeftijd van 67 jaar heeft bereikt
Occasionele vrijstellingen:
wanneer de facturatie buiten de praktijk plaatsvindt en elektronische facturatie technisch onmogelijk is
in geval van overmacht die elektronische facturatie onmogelijk maakt

In deze situaties zijn er twee mogelijke oplossingen:

een officieel papieren attest invullen (RIZIV-model)
of een attest afdrukken via een matrixprinter, indien deze functie beschikbaar is

⚠️ Opgelet: het is aanbevolen om altijd een voorraad papieren RIZIV-attesten bij de hand te houden, enkel te gebruiken in geval van overmacht of technische onmogelijkheid.

Voor meer gedetailleerde informatie over het wettelijke kader, raadpleeg het artikel van het RIZIV:
Verplichte elektronische facturatie voor artsen | RIZIV

Elektronisch factureren in EyeFile: De complete gids