Via EyeFile kunt u elektronische brieven verzenden en ontvangen via de eHealthBox.
Dit systeem stelt u in staat om digitale brieven en bijlagen te versturen naar andere zorgverleners (bijvoorbeeld: een consultatieverslag).
Vereisten:
U heeft nodig:
Een geldig eHealth-certificaat, geconfigureerd in EyeFile.
De ontvangers van de digitale brieven moeten als externe contacten toegevoegd zijn in EyeFile, met een geldig RIZIV-nummer.
Activeer de optie in EyeFile: ga naar ‘Opties → Instellingen → printen en documenten --> eHealthBox brieven’ en bij Gebruikte software ‘EyeFile’.
De eHealthBox-berichten worden op de achtergrond ontvangen in EyeFile en automatisch toegevoegd aan de patiëntendossiers (de berichten worden eerst gemarkeerd als "ongelezen").
U kunt de eHealthBox-berichten altijd terugvinden in het EyeFile-dossier van de patiënt via de knop ‘Toon correspondentie’.
Algemeen overzicht eHealthbox berichten
U kunt de lijst met eHealthBox-berichten en ongelezen berichten raadplegen door op de knop ‘Toon ongelezen documenten’ te klikken op het hoofdscherm van EyeFile
In het venster dat verschijnt, kunt u de opties gebruiken om een filter toe te passen op de weergave van de berichten.
Deze knop laat u toe om het patiëntendossier te openen dat bij het geselecteerde bericht hoort.
(Een voorbeeld van het bericht verschijnt automatisch aan de rechterkant.)Optioneel kunt u het geselecteerde bericht extern openen door dubbel te klikken op de lijn, of via knop 4. Het is ook mogelijk om een bericht te verwijderen met de knop met het prullenbakicoon.
Berichten gelezen of ongelezen zetten.
De berichten worden altijd automatisch toegevoegd aan het dossier van de gekoppelde patiënt.
Als u een bericht niet langer in deze lijst wilt weergeven, kunt u onderaan de pagina de knoppen gebruiken om een bericht te markeren als ‘gelezen’ of ‘ongelezen’ (of om de beschrijving/het type aan te passen). Het bericht wordt dan op dezelfde manier gemarkeerd in het patiëntendossier.
eHealthbox-brieven koppelen aan patiënten.
eHealthBox-brieven worden automatisch gekoppeld aan de juiste patiënt wanneer het rijksregisternummer bekend is in EyeFile.
Bij het openen van een patiëntendossier geven de volgende aanwijzingen aan of er ongelezen brieven zijn binnengekomen:
Bij het openen van het dossier verschijnt er kort een oranje vak rechtsboven met het aantal ongelezen berichten.
In de linkerkolom van het patiëntendossier verschijnt de link ‘Bekijk ongelezen post’ in het oranje om aan te geven dat er ongelezen berichten zijn.
Door hierop te klikken opent het overzicht van de brieven zoals hierboven beschreven, maar dan uitsluitend met de brieven die betrekking hebben op deze patiënt.
Controle van de brieven
Als een elektronische brief niet kan worden verzonden, is de oorzaak meestal één van de volgende:
De ontvanger van de brief heeft geen geldig eHealth-certificaat en is niet verbonden met het eHealthBox-systeem.
De ontvanger werkt in een ziekenhuis. In dat geval moet u in EyeFile aangeven dat deze contactpersoon een ziekenhuisarts is en het juiste ziekenhuis selecteren.
Het RIZIV-nummer van deze contactpersoon wordt dan automatisch aangepast naar het correcte formaat voor ziekenhuisartsen.
Brieven die niet zijn verzonden, kunnen later worden gecontroleerd en indien nodig opnieuw verzonden worden met een aangepast RIZIV-nummer voor de ontvanger:
Selecteer een brief en klik een van de knoppen om de ontvanger te controleren en de brief opnieuw te verzenden met een aangepast RIZIV-nummer indien nodig.
Brieven van onbekende patiënten
Als een ontvangen bericht niet automatisch aan een dossier kan worden gekoppeld, betekent dit dat er geen patiënt aan het bericht is gekoppeld of dat de patiënt niet bekend is in de EyeFile-database.
In dat geval kunt u het bericht handmatig verwerken en indien nodig zelf koppelen aan een dossier.
Een bericht met een onbekende patiënt heeft geen naam in de kolom ‘Patiënt’.
De knop Selecteer patiënt laat u toe om een patiënt te selecteren en aan het bericht te koppelen.
De ontvanger van de brief is bereikbaar via het RIZIV-nummer dat in EyeFile is ingevoerd.
Daarom is het belangrijk om bij het Een extern contact toevoegen ook het RIZIV-nummer correct in te voeren.
U kunt eventueel op deze website controleren of een arts elektronische post kan ontvangen via eHealthBox.
Trage laadtijd van eHealthBox
Als het laden van eHealthBox veel tijd in beslag neemt op uw computer, betekent dit meestal dat er veel berichten zijn die niet aan een patiënt konden worden gekoppeld.
Het is dan aan te raden om de lijst met berichten te doorlopen en waar mogelijk zelf een patiënt aan een bericht toe te voegen.
Verwijder de overige berichten of exporteer ze naar een andere locatie zodat ze het laden van de lijst niet langer vertragen.
Verzonden brieven
In het overzicht van de correspondentie van een patiënt kunt u zien welke (elektronische) brieven eerder zijn verzonden.
Brieven die via eHealthBox zijn verzonden, worden weergegeven met het type ‘eHealthBox’ en de richting ‘OUT’.
Binnenkomende berichten hebben de waarde ‘IN’.
Elke kolom kan worden gefilterd en gesorteerd.
De kolom ‘Ongelezen’ geeft aan welke brieven net zijn ontvangen via eHealthBox, maar nog niet als ‘gelezen’ zijn gemarkeerd.