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Créer et demander des contrats
Séparation du formulaire de demande et de l'annexe médicale
Modifier le contrat (approbation/refus/...)
Contrat d'arrêt
Supprimer le contrat
Prolonger le contrat
Flux de contrats spécifiques à une convention
Créer, modifier et renouveler des demandes de conventions
Depuis le tableau de bord (écran ci-dessous), vous pouvez créer une demande de convention en appuyant sur la flèche rouge (en haut à gauche sous les données du patient). Une liste déroulante apparaît avec toutes les demandes de convention possibles.
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Si vous sélectionnez ensuite, par exemple, ''DIABÈTE'' dans le menu déroulant, vous obtiendrez l'écran suivant.
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L'onglet rouge de la convention en haut, dans ce cas "Diabète", indique la convention dans laquelle vous vous trouvez. Le tableau de bord, le contrat de demande, le matériel, les messages et les lettres sont maintenant liés à la convention sélectionnée.
Dans l'exemple ci-dessus, il s'agit de la convention "DIABÈTE". Lorsque vous demandez un contrat maintenant, il s'agit d'un contrat Diabète.
Si vous souhaitez demander un contrat pour une autre convention, vous devez cliquer sur le bouton rouge avec la flèche vers le bas (
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), ensuite vous pourrez sélectionner la convention souhaitée dans le menu déroulant.
Remarque : Si pour un patient vous ne complétez une certaine convention (pas de demande de contrat, pas de sortie de matériel et pas de création de messages ou de lettres), vous devrez sélectionner à nouveau cette convention lorsque vous rechercherez à nouveau ce patient.
Ci-dessous, à titre d'exemple, un contrat sera créé pour la convention sur le diabète.
Comme expliqué précédemment, pour un nouveau patient, vous pouvez ajouter le contrat de diabète en le sélectionnant dans le menu déroulant via la flèche rouge.
Vous pouvez ensuite créer un nouveau contrat en utilisant le bouton "Demander un contrat" sur le tableau de bord, sous Contrats. Ou en cliquant sur l'icône à droite (
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).
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Vous accédez ainsi à l'écran de demande de contrat Diabète.
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Vous devez tout d'abord sélectionner un groupe, par ex. A2. La description des groupes est affichée en passant la souris sur l'icône d'information
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à côté du groupe.
La date de la demande, la date de début (du contrat) sont renseignées automatiquement (les dates sont par défaut la date du jour. Toutefois, ces données peuvent être modifiées.
En outre, vous pouvez saisir la dernière mesure de l'HbA1c, en % ou en mmol/mol, (et la date) et sélectionner d'autres prestataires de soins/spécialistes impliqués.
Note : Toutes ces données seront également affichées sur le formulaire de demande de convention !
Pour produire la demande, cliquez sur le bouton "demander" en haut à droite. Il ne sera possible de cliquer sur le bouton que lorsque tous les champs obligatoires seront remplis.
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Si tous les champs obligatoires n'ont pas encore été remplis, vous recevrez le message "Veuillez remplir tous les champs obligatoires".
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Lorsque vous créez la demande, en cliquant sur le bouton "demander", le contrat obtient le statut "En cours de traitement". Lorsqu'un contrat est créé (manuellement ou via des extensions groupées), il obtient d'abord le statut "En cours de traitement". Ce statut est reconnaissable à la sphère bleue (
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).
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Vous verrez maintenant l'écran ci-dessus avec le formulaire de demande rempli.
Celle-ci est toujours basée sur la dernière version du formulaire de l'INAMI (pour la convention et le groupe sélectionnés).
Toutes les cases à cocher et les données doivent être remplies correctement :
Données sur les patients
Date de demande
Durée du contrat
Les données relatives au service conventionné (à configurer au centre de convention via Paramètres > Hôpital)
Les contacts de la convention (+ le numéro de téléphone s'il a été rempli dans l'administration de la convention via Paramètres > Convention)
Première prescription ou renouvellement (avec ou sans changement de groupe cible) dernière valeur et date de l'HbA1c
Valeurs de référence (de la direction du centre de soins)
Médecin(s) responsable(s) (de l'administration de la convention)
Médecin traitant/spécialiste sélectionné (à partir de la demande)
Médecin généraliste (à partir des informations sur le patient).
Pour les médecins, les numéros INAMI correspondants sont également indiqués (s'ils ont été saisis dans les données de l'utilisateur).
Vous remarquerez également que seule la description du sous-groupe sélectionné (par exemple A2) est affichée (les autres groupes et sous-groupes ne sont plus affichés). Ceci a été approuvé par le INAMI.
En conséquence, tous les formulaires de demande (pour toutes les conventions) ne sont jamais plus longs qu'une feuille recto-verso (ce qui était une demande importante de la plupart des hôpitaux).
Vous pouvez maintenant imprimer et fermer le formulaire de demande. Vous pouvez le rappeler à tout moment via le tableau de bord.
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Vous verrez maintenant le tableau de bord ci-dessus.
Demander un contrat
Vous pouvez ensuite demander le contrat en l'éditant. Sur la page Modifier le contrat, vous pouvez cliquer sur le bouton "Actions" en haut à droite, puis sélectionner "Demander". Le contrat aura alors le statut : "Demandé". En outre, lors de la demande du contrat, le trajet "Mutualité" sera automatiquement attribuée.
Sur ce tableau de bord, vous verrez maintenant aussi le contrat de diabète créé dans le coin supérieur gauche sous "Contrats". Le statut est en orange, indiquant que la demande est actuellement "Demandée", mais pas encore approuvée.
Un contrat peut avoir les statuts suivants :
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Bleu En préparation
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Orange Demandé
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Vert Approuvé
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Rouge Supprimé ou Arrêté
Les quantités de matériel sont immédiatement visibles, (la quantité des tigettes/lancettes, pour un contrat Diabète auquel le patient a encore droit.
Dans la partie droite du tableau de bord, les activités sont affichées. L'activité enregistrée pour le contrat de diabète créé est indiquée dans la rubrique "Activités" du jour.
Formulaire de demande de fractionnement et annexe médicale
Pour certaines conventions, la demande se compose en deux parties : le formulaire de demande et l'annexe médicale. En séparant ces documents, il est possible d'avoir le formulaire de demande déjà signé par le patient/représentant autorisé alors que les données médicales sont encore en cours de collecte.
Lorsque le contrat est créé, le formulaire de demande est généré en premier.
Les données médicales peuvent encore être complétées ou ajustées sur la page de détail du contrat. Le pdf est généré à nouveau à chaque modification. L'annexe médicale peut être imprimée à partir de la page des détails.
Vous pouvez également entrer la dernière mesure HbA1c (et la date), en% ou mmol / mol, et des prestataires de soins supplémentaires peuvent être sélectionnés.
Modifier les contrats (approuver/refuser/...)
Pour modifier (et éventuellement approuver) le contrat de diabète créé, cliquez sur le contrat demandé.
Approuver un contrat
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Pour approuver/demander la demande de contrat, vous devez changer le statut du contrat en "Approuvé" et saisir une période (d'approbation). Vous pouvez le faire en cliquant sur le bouton "Actions" en haut à droite, puis en choisissant "Approuver" dans le menu déroulant.
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Refuser un contrat
En plus d'approuver, il y a d'autres options dans la liste déroulante. Vous pouvez également rejeter la demande en changeant son statut en "Refusé" (dans ce cas, le statut de la demande sera affiché en rouge sur le tableau de bord). Pour ce faire, cliquez sur "Actions" en haut à droite, puis sélectionnez l'option "Refuser".
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Modifier la période du contrat
Il est possible de modifier la période demandée si le contrat a le statut "En cours" et s'il n'a pas encore été arrêté. Attention HealthConvEX veille à ce qu'il n'y ait pas de chevauchement avec d'autres contrats. Ces actions contractuelles sont également affichées dans la ligne d'activité.
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Modifier le contrat approuvé
Outre la modification de la période demandée (pour un contrat en cours), il est également possible de modifier la période si le contrat a déjà été approuvé. L'action de contrat "Modifier la période demandée" est donc disponible si un contrat a le statut "Approuvé" et n'a pas encore été arrêté.
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HealthConvEx veille à ce qu'il n'y ait pas de chevauchement avec d'autres contrats. Les jours de contrat qui ont déjà été tarifés doivent rester approuvés. Ces actions contractuelles sont également affichées dans la ligne d'activité.
Modifier le médecin/spécialiste du département
Vous pouvez ajouter un médecin/spécialiste traitant. Celui-ci sera alors affiché avec le contrat sur le tableau de bord (voir ci-dessous). Si plusieurs médecins/spécialistes sont ajoutés, un seul sera affiché sur le tableau de bord. Pour voir les autres spécialistes, vous devez ouvrir à nouveau le contrat. Le médecin/spécialiste n'est visible que lorsque le contrat est actif (fond gris).
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Consulter le formulaire de demande contrat
Vous pouvez consulter le formulaire de demande du contrat en réouvrant le contrat. Sur la page "Modifier le contrat", vous trouverez le formulaire de demande sous "Documents requis" et vous pourrez le consulter en cliquant sur l'icône PDF (
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).
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Le trajet ou le cheminement du formulaire de demande
Le trajet vous permet de suivre le cheminement du formulaire de demande, vous pouvez également spécifier une certaine date lors de la modification du trajet. Il s'agit de signaler dans votre équipe (entre utilisateurs) l'endroit où se trouve le document. Les options sont les suivantes : Secrétariat, Spécialiste, Patient, Mutuel, Agréé et Autre. Cela vous permet de créer la demande, de la tarifée par un collègue, et finalement de l’imprimée et l’expédier à la mutuelle. Pour enregistrer la modification de ce contrat, cliquez sur "Enregistrer les modifications" en haut à droite.
Arrêter un contrat
Pour mettre fin à un contrat de manière anticipée, vous pouvez cliquer sur "Actions" en haut à droite et sélectionner l'option "Arrêter" dans le menu déroulant. Lorsque vous arrêtez un contrat, vous devez saisir une date d'arrêt et un motif pour arrêter le contrat. La raison est visible dans les détails du contrat. En option, un commentaire peut être ajouté.
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Modifier la date de fin du contrat
Il est également possible de modifier la date d'arrêt. Cette action de contrat n'est possible que si un contrat a le statut "Arrêté". Lors de la modification de la date d'arrêt, le contrat ne doit pas chevaucher d'autres contrats. Ces actions contractuelles sont également affichées sur la ligne d'activité.
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Supprimer le contrat
Pour supprimer prématurément un contrat, vous devez cliquer sur "Actions" en haut à droite et choisir l'option "Supprimer" dans le menu déroulant. Dans ce cas, le contrat disparaîtra du tableau de bord.
Attention : Si des activités (supplémentaires) sont en cours pour ce contrat (matériel délivré, renouvellement, ...), vous ne pourrez pas supprimer le contrat. Dans ce cas vous devez stopper ces activités avant de pouvoir supprimer le contrat.
Dans l'exemple ci-dessous, nous avons d'abord approuvé la demande, puis annulé l'approbation et l'avons arrêtée. Nous avons ensuite créé une nouvelle demande et l'avons approuvée (avec la date et le trajet "Secrétariat").
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Sur l'écran ci-dessus, vous pouvez voir à gauche les demandes arrêtées et
Prolonger un contrat
Pour prolonger le contrat, vous pouvez cliquer sur "Actions" en haut à droite et sélectionner l'option "Prolonger" dans le menu déroulant. Cela ouvrira un autre écran de demande (voir ci-dessous). Les dates de début et de fin sont automatiquement renseignées sur la base de la période précédente, mais elles peuvent être modifiées.
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Vous verrez sur l'écran (de candidature) ci-dessus que la date de début est automatiquement fixée au jour suivant l'expiration du contrat actuel/approuvé.
Vous pouvez prolonger le contrat sans aucune modification en cliquant sur "Demander".
Ou vous pouvez régler les éléments suivants : doivent être introduites au préalable (voir le chapitre configuration au début de ce document) :
Groupe : si vous le modifiez, il s'agira (également sur le formulaire de demande) d'une continuation avec changement de groupe cible.
Date de la demande
Période d'application
La mesure de l'HbA1c de la demande actuelle sera affichée, mais peut être modifiée
Le "Nombre de mesures de la glycémie le mois précédent" (la valeur minimale par groupe sera remplie automatiquement) sera également imprimé sur le formulaire de renouvellement.
Pour le reste, le renouvellement suit le même processus que la demande, qui a déjà été expliqué en détail ci-dessus.
Comme pour les autres conventions, le processus de demande/renouvellement est identique, seulement il y a des champs/paramètres médicaux et des formulaires spécifiques par type de convention.
Le flux des conventions spécifiques
Convention Pneumo
Si les résultats des mesures ont été enregistrés dans le module de contrôle des appareils, voir Contrôles des appareils dans les conventions Pneumo, les deux dernières mesures seront aussi automatiquement saisies dans les données médicales ("Compliance") pour un contrat (renouvellement). Les calculs de la période et des temps moyens se font sur la base des deux mesures saisies.
Ces mesures peuvent être supprimées et/ou modifiées. D'autres mesures peuvent également être sélectionnées dans la liste des contrôles des appareils.
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En outre, il est également possible de saisir une mesure intermédiaire (par exemple, lors d'un changement de machine pendant la durée du contrat).
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Enregistrement des consultations sur la page de demande de contrat
Pour la convention sur les maladies neuromusculaires (NMRC), il est possible d'enregistrer des prises de contact. Cela peut être fait via la page de demande du contrat. Sous Données médicales, vous pouvez enregistrer une première et une seconde prise de contact. Pour chaque prise de contact, vous devez saisir la discipline et la durée.
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