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Les principes de base (à partir de la version 8.6)
​Délivrer le matériel - sélectionner le contrat de matériel
​Bon de livraison
​Matériel dans le cadre de la convention pneumo s'il n'y a pas encore de contrat
​Distribution de matériel dans le cadre de la convention de la pompe
​Vérification des équipements dans le cadre des conventions Pneumo
​Historique POMPES/PENS
​Messages et points d'attention
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L'utilisateur remarquera immédiatement que le visuel et d’autres choses ont changé (à partir de la version 8.6). Les principaux changements sont énumérés ci-dessous et expliqués plus en détail par la suite.

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Sélectionner le contrat de matériel: Détails du contrat de la livraison de matériel sélectionnée. Contient Groupe et période du contrat
Date de début de la nouvelle livraison de matériel - Il s'agit de la date à partir de laquelle la nouvelle livraison de matériel commence. Par défaut, il s'agit de la date du jour, mais il est possible de l'ajuster davantage. Dans la chronologie, elle est indiquée par (5).
Toutefois, la date de début choisie pour la nouvelle livraison doit remplir certaines conditions :

Notez que si vous sélectionnez une date qui ne remplit pas les conditions ci-dessus, le système la remplacera automatiquement par la première date qui remplit toutes les conditions.
Date de début de la visualisation - La visualisation commence à partir de la date de début de la précédente livraison de matériel. Si la livraison précédente du matériel se situe dans le futur, la visualisation commencera à la date du jour. Si aucun matériel n'a encore été livré pour le contrat sélectionné, ou s'il n'y a pas de solde d'une livraison antérieure sur le contrat, la visualisation commencera à la date de début du ou des contrats sélectionnés.
Date de fin de la visualisation - dans la plupart des cas, cette date de fin correspondra à la date de fin du ou des contrats sélectionnés. Si le matériel est délivré au-delà de la fin du contrat, cette date sera également reprise.
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​Segments:

Comme dans les versions précédentes de HealthConvEx, la méthode (capteur ou piqûre au doigt) s'applique à l'ensemble de la livraison de matériel. Une livraison de matériel est donc toujours "dans la période du capteur" ou "en dehors de la période du capteur".
Avec la possibilité de distribuer au-delà de la fin du contrat, des segments supplémentaires ont été également introduits :

Les segments concernant le contrat seront ombragés.
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​Désormais, les capteurs, les tigettes et les lancettes seront délivrés en une seule fois.
Désormais, tout le matériel de convention (pour les conventions sur le diabète, il s'agit de capteurs, de tigettes et de lancettes) peut être délivré en une seule étape. Le système ne suggère pas de quantité lors de cette étape, mais les quantités doivent être saisies par l'utilisateur. Dès qu'il y a un solde de capteurs et/ou que de nouveaux capteurs ont été émis à la date de début de la nouvelle livraison, il s'agit d'une livraison de matériel en période sous capteurs. En fonction d'une quantité (différent) de capteurs sélectionnés, la quantité de tigettes et/ou de lancettes sera adaptée. Il est donc recommandé de sélectionner de saisir d’abord la quantité de capteurs, puis de choisir les quantités de matériel de compensation.
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Info de survol avec la souris sur les segments.

Lorsque vous survolez la barre de segment avec votre souris (c'est-à-dire que vous la survolez lentement), les informations de survol pour ce segment apparaissent. Cela comprend les informations suivantes :

Nouveaux boutons "Ajuster la balance" et "Ajuster le ratio" :
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(1) ‘Ajuster le solde’
Pour la date de début sélectionnée de la nouvelle livraison de matériel (2), le système calcule le solde (en unités) pour chaque matériel. Toutefois, il est possible que pour le patient, le ratio ne soit pas appliqué exactement et que le patient reçoit donc plus ou moins de matériel au moment de la livraison (= date de début de la nouvelle émission de matériel). Il est donc également possible d'ajuster le solde avec la quantité de pièces que possède réellement le patient.
• Capteurs - le bilan d’utilisation des capteurs ne peut être réglé que de manière complète. Cela permet de passer à la méthode de piqûre de doigt à partir de la date de début de la nouvelle livraison.
• Tigettes et lancettes - pour les tigettes et les lancettes, il est possible de d'ajuster le bilan. Il est possible d'ajuster le solde de manière positive ou négative. Donc lorsque le patient a en réalité plus ou moins de matériel (en quantité) que ce qui est calculé par le système. Bien entendu, il n'est pas possible de régler le bilan sur un chiffre négatif.
Même si le patient n'a pas de solde à la date de début d'une nouvelle livraison, il est possible d'ajouter un solde d'un certain matériel.
‘Ajuster le ratio’
Le but de cette fonctionnalité est de donner plus ou moins de matériel que les ratios fixés au niveau général. Le principe est que la date de fin est fixe, tandis que la quantité (et donc le ratio) peut toujours être ajustée. Ceci est également rendu visuellement clair par le fait que la date "à" est affichée en gris après avoir cliqué sur le bouton "Ajuster le ratio" et ne peut être modifiée. La quantité peut encore être modifié. Notez que le nouveau ratio est également affiché à côté de la quantité.
Le bilan final est recalculé en fonction du nouveau ratio. En d'autres termes, le nouveau ratio s'applique à partir de la date de début de la nouvelle émission et pas seulement au matériel nouvellement distribué.
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Pour accéder aux fonctions concernant les livraisons de matériel, cliquez sur l'icône du matériel (

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).

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Étape 1 : distribuer/retourner du matériel
À l'étape 1 de la livraison de matériel, vous pouvez choisir s'il s'agit d'une livraison ou d'un retour.
​Étape 2 : Sélectionner les contrats
Il y a deux façons de livrer le matériel, à l'étape 2 vous pouvez choisir entre les deux :
1. Livrer du matériel sans contrat (je veux distribuer du matériel sans contrat) : cette option vous permet de livrer du matériel sans utiliser de contrat.
Cette distribution sera visible dans les activités de tous les types de contrat et n'est donc pas liée à un contrat spécifique.
L'assistant pour la livraison hors contrat contient 4 étapes, aucun calcul n'est effectué pour les périodes de capteur ou de tigettes.
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Si vous choisissez de livrer du matériel sans contrat, vous devez sélectionner une partie payante pour l'exécution de ce contrat. Les options sont les suivantes : Aucun, Patient ou Institution.
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​À l'étape 3, vous pouvez ensuite saisir la date de livraison (par défaut, il s'agit de la journée en cours et elle ne peut pas être ultérieure) et sélectionner le matériel que vous souhaitez délivrer. Il est possible de délivrer à la fois du matériel consommable (y compris la quantité) et du matériel prêtable.
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Enfin, à l'étape 4, vous obtenez un aperçu de la livraison de matériel avec la possibilité d'ajouter une note et/ou un message au patient. Vous pouvez également choisir de publier ou non la livraison de matériel sur Helena. Pour finaliser la distribution, cliquez sur "Livrer le matériel" dans le coin supérieur droit, après quoi vous recevrez le PDF de la distribution du matériel.

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Livrer le matériel dans le contrat (Je veux livrer le matériel dans le contrat) : ici vous allez livrer le matériel dans le cadre d'un ou plusieurs contrats sélectionnés. Seuls les contrats qui n'ont pas encore expiré peuvent être sélectionnés.
Si la livraison dans le cadre d'un contrat est choisie, il y a deux façons de livrer le matériel pour les conventions sur le diabète :
• Méthode du capteur : Ceci s'applique lorsque les capteurs sont choisis à l'étape 3, les tigettes et les lancettes seront maintenant calculées en rapport de compensation (pendant la méthode du capteur). Selon le capteur choisi, les tigettes et/ou les lancettes - si elles sont réglées - seront calculées avec les rapports de capteur spécifiques ou par défaut.
• Méthode de la piqûre au doigt : Ceci s'applique si aucun capteur n'est choisi à l'étape 3, les tigettes et les lancettes seront calculées dans des ratios normaux (Pendant la méthode de la piqûre au doigt).
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Ce qui suit est un aperçu de quelques scénarios pour une livraison de matériel dans un contrat de diabète.
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Étape 3 : Sélectionnez les capteurs en cliquant sur le bouton bleu "Suivant" en haut à droite.
Le patient reçoit 4 capteurs dont le cycle de vie est de 14 jours. Cela permet de calculer automatiquement la date jusqu'à laquelle le patient peut continuer à utiliser les capteurs donnés. Dans cet exemple, les capteurs sont valables du 03/01/2022 pendant 52 jours jusqu'au 26/02/2022 (comme indiqué dans la barre de temps).
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Le nombre de jours de validité d'un capteur peut être réglé via Paramètres > Équipement. Par défaut, nous comptons un jour de chevauchement par capteur. Ainsi, un capteur dont le cycle de vie est de 14 jours peut être utilisé pendant 13 jours.
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Au lieu de spécifier la quantité de capteurs, vous pouvez également ajuster la date du prochain rendez-vous "À", auquel cas la quantité sera calculée automatiquement.
Par défaut, le calcul est basé sur les ratios tels que définis dans la gestion des conventions. Si vous souhaitez ajuster les ratios pour un patient spécifique, vous pouvez le faire en cliquant sur "Ajuster le ratio" (à côté de la quantité).
Cela fixera la date et vous permettra de donner plus ou moins de matériel pour cette période que ce à quoi le patient a droit dans la convention (paramètres).
Vous pouvez également modifier la date de livraison du matériel (par défaut, il s'agit de la date du système ou de la date suivant une date de livraison du matériel précédente si celle-ci est ultérieure). La date de début est indiquée en haut à gauche et est également représentée visuellement par une ligne si elle diffère du début de la visualisation.
Pour passer à l'étape précédente de la livraison de matériel, cliquez sur le bouton "Précédent" en haut à droite.
Pour passer à l'étape suivante de la délivrance du matériel, cliquez sur le bouton "Suivant" en haut à droite.
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​Étape 3 : Sélectionner les tigettes/lancettes
Si le patient utilise des tigettes et des lancettes en plus des capteurs, vous pouvez les saisir comme matériel de compensation (pour les calculs, les paramètres des tigettes/lancettes (pour le groupe de convention) dans la période du capteur seront utilisés).
Dans l'exemple ci-dessous, nous avons saisi des tigettes et des lancettes jusqu'au 03/03/2022 (donc dans la période du capteur).
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Pour passer à l'étape suivante de la distribution du matériel, cliquez sur le bouton "Suivant" en haut à droite.
​Étape 4 : Sélectionner un autre matériel
Pour ajouter d'autres matériels, sélectionnez le matériel souhaité, saisissez la quantité et cliquez sur le bouton "Ajouter" (indiqué sur l'écran ci-dessous par une flèche bleue).
Pour supprimer à nouveau le matériel ajouté, vous devez cliquer sur l'icône de la corbeille (

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) (indiquée à l'écran par la flèche rouge).
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Pour passer à l'étape suivante de la distribution du matériel, cliquez sur le bouton "Suivant" en haut à droite.
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​Étape 5 : Bon de livraison
Dans l'écran ci-dessous, vous voyez maintenant le résumé de la livraison de matériel (indiqué par la flèche bleue).
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Pour livrer définitivement le matériel, vous devez cliquer sur le bouton "Délivrer le matériel" en haut à droite (marqué d'une flèche verte sur l'écran ci-dessus).
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Sur l'écran du tableau de bord ci-dessous, vous pouvez trouver la (dernière) livraison de matériel à deux endroits. Sous "Activités", à droite du tableau de bord, vous trouverez le matériel livré.
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À gauche, dans la section "Matériel", vous pouvez voir le matériel qui a été distribué et également le matériel qui est encore disponible. Vous pouvez voir ici les quantités disponibles de tigettes et de lancettes, auxquelles le patient a encore droit selon le contrat.
Si vous souhaitez supprimer le matériel distribué, vous pouvez le faire en cliquant sur l'icône de la corbeille (

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) dans les activités et confirmer ensuite la suppression.
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Pour délivrer du matériel pour la méthode de piqûre au doigt (c'est-à-dire des tigettes et des lancettes sans capteurs), vous devez délivrer un matériel pour un contrat (étape 1) et, à l'étape 3, sélectionner aucun capteur (ou régler le nombre de capteurs sur "0") et délivrer des tigettes et/ou des lancettes. En d'autres termes, une nouvelle livraison de matériel se situe dans la méthode de piqûre au doigt (c'est-à-dire la "période hors capteur") si, à la date de la nouvelle livraison de matériel, il n'y a pas de solde de capteur et qu'aucun nouveau capteur n'est délivré.
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​Étape 3 : Sélectionner les tigettes/lancettes
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Si le patient n'utilise que des tigettes et des lancettes (c'est-à-dire s'il choisit la méthode de la piqûre au doigt), vous pouvez saisir ce matériel à l'étape 3. (Les calculs utiliseront maintenant les ratios tigette/lancette par jour (pour le groupe de convention sélectionné) pendant la méthode de piqûre au doigt).
Si, lors d'une précédente distribution de matériel, il a été distribué plus de tigettes et/ou de lancettes qu'il n'en fallait pour couvrir la période du capteur, les nombres restants seront maintenant affichés comme un solde selon les ratios de piqûre au doigt.
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(Veuillez noter : le calculateur (re)calculera le nombre de tigettes et de lancettes selon les paramètres du groupe de convention en dehors de la période des capteurs de la date de fin, il y aura donc certainement des soldes de la distribution de matériel précédente et cela sera indiqué sur la barre de temps, voir l'écran ci-dessous, marqué par une flèche rouge).
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Vous pouvez maintenant ajuster la quantité désirée de tigettes et/ou de lancettes sélectionnées ou travailler avec la date "Jusqu'à" pour les tigettes et les lancettes.
Pour rompre le lien entre la date "Quantité" et la date "Jusqu'au", cliquez sur "Ajuster le rapport" (

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) (indiqué par la flèche verte sur l'écran ci-dessous).
Vous pouvez le faire, par exemple, si vous voulez donner au patient moins ou plus de matériel que ce à quoi il a droit selon les ratios standard saisis (vous savez, par exemple, que le patient prend moins de mesures que ce qui est légalement autorisé).
Vous pouvez également modifier la date de début de la livraison de matériel (par défaut, il s'agit de la date actuelle (ou date système) ou d'un jour après la date de début de la livraison de matériel précédente) (sur l'écran ci-dessous, indiquée par la flèche bleue).
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Si la date du jour est postérieure à la date de fin de la dernière émission matérielle de tigettes et de lancettes, le solde disponible de tigettes et de lancettes diminuera également quotidiennement car le patient perd le droit aux tigettes et aux lancettes pour ces jours.
En effet, tous les contrats actifs (par convention) sont pris en compte pour déterminer le solde disponible de tigettes et de lancettes.
Pour les autres conventions (que la convention diabète/adultes), le processus de distribution du matériel est identique, mais les calculs sont effectués en fonction des paramètres saisis (pour cette convention) pour les tigettes et les lancettes à l'intérieur et à l'extérieur de la période du capteur.
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Dans l'étape "Autre matériel", il est possible de sélectionner un appareil spécifique avec un numéro de série à prêter au patient. Vous pouvez effectuer une recherche par numéro de série, numéro interne ou type de dispositif. Seuls les appareils disponibles apparaissent dans la liste de sélection.
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Il est possible de saisir une date de livraison ("Date de livraison") du matériel prêtable dans le passé. Toutefois, la date ne peut pas chevaucher d'autres livraisons ni être antérieure à la date de mise en service.
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​Matériel prêtable sur le tableau de bord
La livraison de matériel est enregistrée et peut être vue dans la ligne d'activité sur le tableau de bord de la convention concernée. Dans la section "Matériel" située à droite, vous pouvez toujours voir la dernière livraison de matériel et quel matériel prêtable est en possession du patient.
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​Reprise du matériel prêté
Le matériel prêté peut également être repris. Si le patient a reçu du matériel prêtable, il y a deux possibilités :
1. Reprendre depuis le tableau de bord : cliquez sur le bouton "Retour". Sur l'écran suivant, vous verrez tous les dispositifs qui ont été livrés pour ce patient pour cette convention. Sélectionnez les équipements à reprendre. La dernière étape consiste en un reçu de reprise. Après confirmation, la reprise est également indiquée sur la ligne d'activité du patient.
2. Reprise du matériel : ouvrez le module matériel en cliquant sur le bouton "Matériel" (

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). Dans la première étape, sélectionnez une reprise. Ensuite, suivez les étapes décrites ci-dessus.
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Chaque sortie de matériel génère désormais un pdf avec un bon de livraison. Ce pdf peut être imprimé. Le pdf peut également être consulté par la suite en cliquant sur l'icône (

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) dans la liste des activités.
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Avec les conventions pneumo (OSAS et O²), il est possible de délivrer du matériel dans le cadre de la convention même s'il n'y a pas encore de contrat.
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Dans le cadre de la convention sur les pompes, il est possible de délivrer des pompes de correction et d'autres matériels.
Il est possible d'ajouter un matériel du type de pompe à patch (y compris la durée de vie) via les paramètres.
​À l'étape 3 de la livraison du matériel, sous la convention relative aux pompes, vous pouvez distribuer des pompes de correction. La période est calculée sur base de la quantité et du cycle de vie de la pompe à patch concernée. D'autre matériel de pompe peut être délivré à l'étape "Sélectionner d'autre matériel".
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Si des équipements prêtables ont été délivrés dans le cadre d'une convention pneumo, les mesures des équipements nécessaires au calcul de la conformité peuvent être insérées dans le module de vérification des équipements.
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Pour ajouter un nouveau contrôle de matériel, cliquez sur "Ajouter".
Dans l'écran suivant, vous pouvez sélectionner le matériel (dans la liste des matériels prêtés au patient), remplir les paramètres nécessaires et enregistrer le contrôle du dispositif.
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Si les résultats des mesures ont été enregistrés dans le module de contrôle de l'appareil, les deux dernières mesures seront automatiquement saisies dans les données médicales ("Compliance") lors du renouvellement d'un contrat. Les calculs de la période et des temps moyens sont basés sur les deux mesures saisies.
Ces mesures peuvent être supprimées et/ou modifiées. D'autres mesures peuvent également être sélectionnées dans la liste des contrôles d'unités.
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En outre, il est également possible de saisir une mesure intermédiaire (par exemple, lors d'un changement de machine pendant la durée du contrat).
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Pour les patients de la convention KIND, l'historique de l'utilisation des pens (stylos) et des pompes peut désormais être saisi via un module séparé. Cette historique de POMPES/PENS est importante pour la tarification !
Dans le module, il est facile d'indiquer à quel jour le patient commence à utiliser soit une pompe, soit un pen. Il n'est pas possible de modifier une date pour un enregistrement antérieur. Si vous voulez entrer l'historique complet, commencez par le début.
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Les enregistrements des pens ou des pompes sont affichés sur la ligne d'activité. Vous pouvez filtrer sur "Pompe/Pen" pour que seuls ces enregistrements soient visibles. Les enregistrements des pompes/pens peuvent être supprimés par ordre chronologique.
Le tableau de bord indique également si un patient est sous pompe ou sous pen.
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Pour accéder aux messages et aux points d'intérêt, cliquez sur l'icône des messages (quatrième icône dans la barre noire de gauche).
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Pour saisir un message, sélectionnez "Message" comme type sur l'écran ci-dessus (indiqué ci-dessus par une flèche bleue) et saisissez votre message (indiqué ci-dessus par une flèche verte).
Pour enregistrer le message, cliquez sur le bouton "Sauvegarder".
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Sur l'écran ci-dessus, vous verrez que le message a été ajouté au tableau de bord du patient (en bas à gauche).
Vous pouvez également ajouter un point d'intérêt.
La différence entre un message et un point d'intérêt est visible sur le tableau de bord grâce à l'icône correspondant aux messages/points d'intérêt respectifs. Les points d'intérêt seront également triés en haut de la page.
Les messages et les points d'attention peuvent être facilement supprimés en cliquant sur le message/point d'attention (sur le tableau de bord), puis en le supprimant en cliquant sur le bouton rouge "supprimer" dans le coin supérieur droit.
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