En tant qu’agent d’accueil dans CareConnect Medical Post, vous êtes responsable de la création et de la gestion des contacts patients, ainsi que de l’enregistrement des informations nécessaires au bon déroulement de la prise en charge.
Cet article présente les principales fonctionnalités disponibles pour accueillir un patient, créer un contact, compléter ses informations, gérer les paiements et les avertissements, organiser les visites à domicile et effectuer les actions nécessaires sur les contacts.
1. Créer un nouveau contact
Medical Post permet de créer un nouveau contact de plusieurs manières : depuis la liste de travail, depuis la fiche patient ou à partir d’un appel 1733.
Créer un nouveau contact depuis la Liste de travail
Depuis la liste de travail, cliquez sur Nouveau contact, situé en haut à droite de l’écran.
La fenêtre de création d’un nouveau contact s’affiche. Elle permet notamment de renseigner :
Le type de contact
La raison de la visite
Options d'urgence
Les données du patient
Créer un nouveau contact via la fiche patient
Vous pouvez également créer un contact directement depuis la fiche d’un patient.
Recherchez le patient.
Cliquez sur le bouton + Nouveau contact.
Un nouveau contact est créé à partir de la fiche du patient. Les données connues du patient sont automatiquement précomplétées.
Créer un nouveau contact via 1733
Lorsque vous cliquez sur le numéro « 1733 », les informations communiquées lors de l’appel sont disponibles dans Medical Post.
Cliquez sur 1733 pour afficher l’aperçu des appels.
Les informations envoyées
Le type de contact demandée
Lors de la confirmation : le jour, l'heure et le médecin qui a donné la confirmation
Depuis cet aperçu, vous pouvez directement :
Démarrer un nouveau contact
Compléter les données du patient
Les informations transmises lors de l’appel sont affichées automatiquement en haut de l’écran. Vous pouvez les reprendre dans les champs correspondants afin de faciliter et d’accélérer la saisie.
2. Sélectionner le type de contact
Lors de la création d’un contact, sélectionnez le type correspondant à la situation du patient. Le type de contact détermine les informations à renseigner et les options disponibles dans le contat.
Sélectionnez le type de contact correct : consultation, visite à domicile, avis médical, etc.
Indiquez la raison du contact : plainte, motif de visite, etc.
Indiquez si le contact est urgent en cochant la case si nécessaire.
Le type de contact sélectionné détermine notamment :
Les champs obligatoires à compléter.
Les codes de facturation applicables
Les options disponibles selon le type de contact. Par exemple, l’option TomTom peut être proposée pour les visites à domicile.
3. Enregistrer les données du patient
Le patient peut être enregistré de trois façons.
Option 1 : Via la carte eID
Insérez la carte eID du patient.
Les données sont automatiquement reprises : nom, date de naissance, adresse, etc.
Cette méthode permet de gagner du temps et de réduire les erreurs de saisie.
Option 2 : Entrée manuelle
Entrez manuellement les données du patient.
Cette option est utile lorsque le patient n'a pas sa carte eID avec lui.
Option 3 : Sélectionner un patient existant
Si le patient est déjà connu, sélectionnez son nom dans la liste.
Les données déjà connues sont automatiquement remplies.
Le médecin généraliste s'affiche également s'il a déjà été enregistré.
Cette méthode permet de gagner du temps pour les patients récurrents.
⚠️ Important
Si le nom du patient n'est pas sélectionné dans la liste, les données d'adresse saisies ne seront pas enregistrées.
Il est donc important de toujours sélectionner le patient dans la liste existante lorsque celui-ci est déjà connu.
4. Consulter et modifier les informations complémentaires du patient
Informations d'assurabilité
En tant qu'agent administratif, vous pouvez consulter les informations d'assurabilité lorsque le numéro national du patient est renseigné.
Modifier les données d'assurabilité
Les informations peuvent être modifiées à l'aide de l'icône en forme de crayon afin de corriger ou compléter les données.
Établissement ou maison médicale
Vous pouvez également renseigner :
Les données de l'établissement où réside le patient
L'inscription éventuelle du patient dans une maison médicale
Le lien avec un établissement ou une maison médicale peut être supprimé du contact.
Dans ce cas :
Le lien reste conservé dans le dossier patient
Il ne sera plus proposé lors de la prochaine présentation du patient
5. Sélectionner le médecin généraliste
Recherche du médecin
Tapez une partie du nom du médecin généraliste du patient.
Les noms avec et sans espaces peuvent apparaître dans la liste.
Sélectionnez le bon médecin généraliste.
Situations particulières
Si le médecin généraliste est inconnu, vous pouvez l'indiquer.
Si le médecin généraliste est situé dans une autre région, cela peut également être indiqué.
Le système permet de gérer les médecins provenant des Healthpages.
Le lien entre un patient et un médecin situé en dehors de la région provenant des Healthpages est correctement conservé dans :
Le contact
Le dossier patient
Envoi automatique du rapport
Après la consultation, le rapport est automatiquement envoyé vers la boîte eHealthbox du médecin généraliste.
6. Gérer les avertissements patients
Un avertissement peut être ajouté à l'avance au contact d'un patient, par exemple en cas d'allergie grave ou de contre-indication.
L'approbation du gestionnaire est nécessaire avant que l'avertissement ne devienne actif.
Une fois actif, l'avertissement peut apparaître :
Lors de l'ouverture du dossier patient
Lors des interactions avec le patient
Sous forme d'icône d'alerte
Cette fonctionnalité permet d'attirer rapidement l'attention des médecins sur des informations importantes concernant le patient.
7. Créer un contact pour une visite à domicile
Lorsque le type de contact Visite à domicile est sélectionné, des possibilités supplémentaires apparaissent dans la fenêtre de contact.
Informations supplémentaires
La fenêtre « Détails du patient » s'étend avec des champs supplémentaires permettant notamment de renseigner :
Les informations d'accès
La présence d'escaliers
Une autre adresse si celle-ci est différente de l'adresse principale
Boîte TomTom
Une boîte supplémentaire apparaît également pour gérer les informations de localisation GPS.
Le contact doit d'abord être enregistré avant de pouvoir enregistrer les données TomTom.
Cliquez sur + Enregistrer le contact
Envoyer l'adresse au véhicule
L'adresse du patient peut être envoyée au véhicule utilisé pour les visites à domicile.
Procédure :
Les informations d'adresse provenant du contact s'affichent automatiquement.
Sélectionnez l'une des adresses trouvées à partir du GPS.
Assurez-vous que la sélection choisie apparaît ensuite dans la troisième partie sous Localisation.⚠️ Important
Une sélection doit obligatoirement être effectuée dans le champ du milieu.
Si aucune option n'est disponible :
Adaptez les informations de localisation.
Essayez différentes informations jusqu'à ce que des options apparaissent.
Par exemple, essayez de ne pas saisir le numéro de rue dans un premier temps.
Sélectionnez le véhicule auquel les informations doivent être envoyées
Vous pouvez ajouter :Les coordonnées GPS exactes
Des informations plus précises sur la localisation, par exemple la chambre dans une maison de soins
Des instructions particulières pour trouver le patient
Cliquez sur Envoyer à TomTom. Les informations sont alors :
Conservées dans le contact
Également visibles sous le type de contact dans la liste de travail
Le conducteur reçoit automatiquement l'adresse et les instructions sur le GPS du véhicule.
8. Annuler un contact
Cliquez sur le contact dans la liste de travail.
La boîte contenant les informations du contact s'affiche.
Cliquez sur « Contact ».
Cliquez en haut à droite sur Annuler le contact.
Introduisez le motif de l'annulation.
Cliquez sur Annuler le contact.
Le contact :
Est marqué comme annulé
Reste visible dans l'historique
N'est pas supprimé : les données sont conservées
Vous pouvez annuler un contact lorsque :
Le patient n'est plus disponible
La visite est reportée
Le patient se désiste
9. Imprimer une étiquette Patient
Recherchez le patient.
Cliquez sur le bouton Imprimer étiquette.
L'étiquette contient :
Nom et informations du patient
Numéro de registre national
Informations de mutuelle
Adresse du patient
Le label est conçu pour être imprimé sur du papier adhésif et peut être collé sur le dossier du patient ou utilisé selon les besoins du cabinet.