Als receptionist bij CareConnect Medical Post bent u verantwoordelijk voor het aanmaken en beheren van patiëntcontacten, evenals voor het vastleggen van de informatie die nodig is voor een soepel verloop van de zorgverlening.
1. Een nieuw contact aanmaken
Een nieuw contact aanmaken via de werklijst
Klik rechtsboven op het scherm op ‘Nieuw contact’.
Het venster voor het aanmaken van een nieuw contact verschijnt. Hier kunt u onder andere het volgende invullen:
Het type contact
De reden van het bezoek
Noodopties
De gegevens van de patiënt
Een nieuw contact aanmaken via het patiëntendossier
U kunt ook rechtstreeks vanuit het dossier van een patiënt een contact aanmaken.
1. Zoek de patiënt op
2. Klik op de knop "nieuw contact"
3. Een nieuw contact wordt aangemaakt vanuit het dossier van de patiënt. De bekende gegevens van de patiënt worden automatisch ingevuld.
Een nieuw contact aanmaken via 1733
Wanneer u op het nummer "1733" klikt, zijn de gegevens die tijdens het telefoongesprek zijn doorgegeven beschikbaar in Medical Post.
Klik op 1733 om het overzicht van de oproepen weer te geven.
De verzonden informatie
Het gevraagde type contact
Indien bevestigd: de dag, het tijdstip en de arts die de bevestiging heeft gegeven
Vanuit dit overzicht kunt u meteen:
Een nieuw contact starten
De gegevens van de patiënt aanvullen
De informatie die tijdens het gesprek is overgebracht, wordt automatisch boven aan het scherm weergegeven. U kunt deze in de overeenkomstige velden overnemen om invoer te vergemakkelijken en te versnellen.
2. Selecteer het type contact
Bij het aanmaken van een contact selecteert u het type dat overeenkomt met de situatie van de patiënt. Het contacttype bepaalt welke informatie moet worden ingevuld en welke opties in het contact beschikbaar zijn.
Kies het juiste type contact: consult, huisbezoek, medisch advies, enz.
Geef de reden voor het contact aan: klacht, reden voor het bezoek, enz.
Geef aan of het contact dringend is door het vakje aan te vinken indien nodig.
Het type contact bepaalt:
De velden die verplicht moeten worden ingevuld
De geldende facturatiecodes
De beschikbare opties, bijvoorbeeld TomTom voor huisbezoeken
3. De gegevens van de patiënt vastleggen
Drie mogelijkheden
De patiënt kan op drie manieren worden geregistreerd.
Optie 1: Via de eID-kaart
Plaats de eID-kaart van de patiënt.
De gegevens worden automatisch overgenomen: naam, geboortedatum, adres, enz.
Met deze methode bespaar je tijd en verminder je invoerfouten.
Optie 2: Handmatige invoer
Voer de gegevens van de patiënt handmatig in.
Deze optie is handig wanneer de patiënt zijn eID-kaart niet bij zich heeft.
Optie 3: Een bestaande patiënt selecteren
Als de patiënt al bekend is, selecteer dan zijn of haar naam in de lijst.
De reeds bekende gegevens worden automatisch ingevuld.
De huisarts wordt ook weergegeven als hij al is geregistreerd.
Deze methode bespaart tijd voor terugkerende patiënten.
⚠️ Belangrijk
Als de naam van de patiënt niet uit de lijst wordt geselecteerd, worden de ingevoerde adresgegevens niet opgeslagen.
Het is daarom belangrijk om de patiënt altijd uit de bestaande lijst te selecteren wanneer deze al bekend is.
4. De aanvullende gegevens van de patiënt bekijken en wijzigen
Verzekeringsinformatie
Als administratief medewerker kunt u de verzekeringsgegevens raadplegen zodra het nationale patiëntnummer is ingevuld.
Gegevens wijzigen
De gegevens kunnen worden gewijzigd met behulp van het potloodpictogram om de gegevens te corrigeren of aan te vullen.
Verzekeringsinformatie wijzigen
De informatie kan worden gewijzigd met het potloodpictogram om gegevens te corrigeren of aan te vullen.
Zorginstelling of medisch centrum
U kunt ook het volgende invullen:
Gegevens van de instelling waar de patiënt verblijft
De eventuele inschrijving van de patiënt bij een medisch centrum
Beheer van de koppeling
De verbinding met een inrichting of medisch centrum kan uit het contact worden verwijderd.
In dat geval:
De verbinding blijft in het patiëntdossier bewaard
Deze wordt niet meer voorgesteld bij de volgende presentatie van de patiënt
5. De huisarts selecteren
Zoeken naar de huisarts
Typ een deel van de naam van de huisarts van de patiënt.
De namen met en zonder spaties kunnen in de lijst voorkomen.
Selecteer de juiste huisarts.
Bijzondere situaties
Als de huisarts onbekend is, kunt u dit aangeven.
Als de huisarts in een andere regio gevestigd is, kunt u dit ook aangeven.
Het systeem biedt de mogelijkheid om artsen uit Healthpages te beheren.
De verbinding tussen een patiënt en een arts buiten het gebied van Healthpages wordt correct bewaard in:
Het contact
Het patiëntdossier
Automatische verzending van het rapport
Na het consult wordt het rapport automatisch naar de eHealthbox van de huisarts verzonden.
6. Waarschuwingen voor patiënten beheren
Ajouter un avertissement
Bij de contactgegevens van een patiënt kan vooraf een waarschuwing worden toegevoegd, bijvoorbeeld in geval van een ernstige allergie of een contra-indicatie.
De beheerder moet zijn goedkeuring geven voordat de waarschuwing actief wordt.
Zodra de waarschuwing actief is, kan deze verschijnen:
Bij het openen van het patiëntendossier
Tijdens interacties met de patiënt
In de vorm van een waarschuwingspictogram
Met deze functie kan snel de aandacht van artsen worden gevestigd op belangrijke informatie over de patiënt.
7. Een contactpersoon aanmaken voor een huisbezoek
Wanneer het contacttype ‘Huisbezoek’ is geselecteerd, verschijnen er extra opties in het contactvenster.
Aanvullende informatie
Het venster "Patiëntgegevens" wordt uitgebreid met extra velden waarin onder andere het volgende kan worden ingevuld:
Toegangsgegevens
De aanwezigheid van trappen
Een ander adres, indien dit afwijkt van het hoofdadres
TomTom
Er verschijnt ook een extra venster om de GPS-locatiegegevens te beheren.
⚠️ Belangrijk
Het contact moet eerst worden opgeslagen voordat de TomTom-gegevens kunnen worden opgeslagen.
Klik op "Sla contact op"
Adres naar het voertuig sturen
Het adres van de patiënt kan naar het voertuig worden verzonden dat voor thuisbezoeken wordt gebruikt.
Procedure :
1. De adresgegevens van de contactpersoon worden automatisch weergegeven.
2. Selecteer een van de adressen die door de GPS zijn gevonden.
Controleer of de geselecteerde optie vervolgens in het derde deel onder ‘Locatie’ wordt weergegeven.
⚠️ Belangrijk
Er moet verplicht een keuze worden gemaakt in het middelste veld.
Als er geen opties beschikbaar zijn:
Pas de locatiegegevens aan.
Probeer verschillende gegevens in te voeren totdat er opties verschijnen.
Probeer bijvoorbeeld in eerste instantie het huisnummer niet in te voeren.
3. Selecteer het voertuig waarnaar de informatie moet worden verzonden
U kunt toevoegen:
De exacte GPS-coördinaten
Meer precieze locatiegegevens, bijvoorbeeld de kamer in een verzorgingshuis
Bijzondere instructies voor het vinden van de patiënt
4. Klik op "Naar TomTom verzenden". De informatie wordt vervolgens:
In het contact bewaard
Ook zichtbaar onder het contacttype in de werklijst
8. Een contact verwijderen
1. Klik op het contact in de werklijst.
2. Het venster met de contactgegevens wordt weergegeven.
3. Klik op ‘Contact’.
4. Klik rechtsboven op ‘Contact annuleren’.
5. Voer de reden van annulering in.
6. Klik op "Contact annuleren".
Het Contact:
Wordt gemarkeerd als geannuleerd
Blijft zichtbaar in de geschiedenis
Wordt niet verwijderd: de gegevens worden bewaard
U kunt een contactpersoon verwijderen wanneer:
De patiënt is niet meer beschikbaar
Het bezoek is uitgesteld
De patiënt trekt zijn aanvraag in
9. Het etiket van een patiënt afdrukken
Procedure
Zoek de patiënt op.
Klik op ‘Etiket afdrukken’.
Het label bevat onder meer:
De naam en de gegevens van de patiënt
Het nationale registratienummer
Informatie over de aanvullende ziektekostenverzekering
Het adres van de patiënt
Het etiket is bedoeld om op zelfklevend papier te worden afgedrukt en kan op het patiëntendossier worden geplakt of naar behoefte in de praktijk worden gebruikt.