Elektronische facturatie of eFact maakt het mogelijk om digitaal te factureren zonder dat een afdruk op een GVVH (getuigschrift voor verstrekte hulp) noodzakelijk is via de matrixprinter of het manueel invullen hiervan.
De maandelijkse of wekelijkse momenten voor administratie verlopen automatisch dankzij dit elektronisch systeem. Aangezien het eHealthcertificaat werd ingeladen, is connectie met MyCareNet mogelijk en wordt via het rijksregisternummer opgehaald naar welke mutualiteit deze getuigschriften gestuurd dienen te worden.

De adresgegevens van deze mutualiteiten zitten dus ook opgeslagen in de tarificatiemodule in CareConnect Midwife.
Het opmaken van facturen voor rekening van de patiënt heeft wel nog een afdruk van de factuur nodig bijvoorbeeld indien remgeld aangerekend wordt of bij het aanrekenen van memocodes (vb. kilometervergoeding, dossierkosten etc.).

In de handleiding wordt uitgelegd en weergegeven hoe de tarificatiemodule binnen CareConnect Midwife is opgebouwd. Zo wordt onder andere meer uitleg gegeven over de verschillende tabbladen Te verwerken, Te ontvangen, Geweigerd en Afgewerkt. Bekijk hier alle info.
​
Ook voor het opmaken van de patiëntenfacturen werd een aparte handleiding voorzien. Naast het factureren van prestaties aan de mutualiteiten, kan u ook patiëntenfacturen aanmaken om niet alleen een overzicht te verkrijgen die u aan de patiënt kan meegeven van de nomenclatuurcodes, maar ook voor het aanrekenen van dossierkosten, administratieve kosten, kilometervergoedingen, remgeld etc.
​
​Bekijk in dit artikel hoe u op twee verschillende manieren een patiëntenfactuur kan aanmaken.
Patiëntenfacturen kan u ook personaliseren. Bekijk hier de configuratie. Ook herinneringsbrieven kunnen opgesteld worden via de tarificatiemodule. Bekijk hier alle info.

Om een eHealthconnectie te starten dient uw eHealthcertificaat ingeladen te zijn in CareConnect Midwife. Bekijk hier de handleiding.
​
​

Voordat u van start kan gaat met eFact, dient u in het dossier van de patiënt de correcte mutualiteitsgegevens op te halen. Deze actie gebeurt via uw ehealthcertificaat. Bekijk hier waar de verzekerbaarheidsgegevens opgehaald kunnen worden.

In dit onderdeel worden de instellingen uitgelegd en wat u dient aan te passen om met eFact van start te gaan. Volg onderstaande stappen zodat de praktijk van start kan gaan met eFact.
Deze stappen dienen door alle vroedvrouwen binnen dezelfde praktijk voltooid te worden alvorens gefactureerd kan worden.
​
1. Klik op tarification
2. Klik op het tandwiel rechts bovenaan.
3. U bevindt zich op de pagina van praktijkinstellingen.
4. Onder Algemeen.
5. Vink Gebruik eFact aan.
​

​
6. Ga naar Zorgverlener instellingen.
7. Onder Algemeen.
Onder de algemene instellingen kan u kiezen om gebruik te maken van afrondingen.
Hou er rekening mee dat de afronding altijd van toepassing is op het deel dat door de patiënt betaald wordt. Met andere woorden het bedrag dat de patiënt moet betalen, zal stijgen en niet het bedrag voor de mutualiteiten.
​

​
8. Klik daarna op het tabblad eFact. Vul uw gegevens in onder Gebruiker instellingen: eFact
​

​
9. Automatisch betaling registreren bij factureren/ Automatisch factureren.
​
Wanneer automatisch betaling registreren bij factureren aangevinkt staat, dan zal alles die door de mutualiteit verwerkt werd automatisch in onderdeel Afgewerkt terechtkomen.
Met andere woorden u ziet in het tabblad Te ontvangen enkel het icoon

aangezien de mutualiteit(en) de factuur nog aan het verwerken zijn.
​

​
​

​
Staat deze optie niet aangevinkt dan zullen de afgewerkte, betaalde facturen blijven staan onder het tabblad Te ontvangen en moet dit nog manueel geregistreerd worden via het

.
Dit gebruikt u bijvoorbeeld in het geval dat u wenst te controleren of de bedragen op uw bankrekening gestort werden.
​

​
Registreer de betaling door:
1. Ga naar het tabblad Te ontvangen.
2. Selecteer de periode die u wenst te registreren.
3. Zoek de afgewerkte facturen.
4. Klik op de i van info.
5. Klik op het + icoon om registratie van betaling uit te voeren. Kies uit de volgende mogelijkheden:

Klik op de naam van de patiënt om de registraties te zien.
Indien u zich vergist heeft en de wijze van betaling wenst te wijzigen, dient u het bedrag eerst negatief te plaatsen zoals in het voorbeeld.
​

​
Automatisch factureren:
​
​

​
Wanneer automatisch factureren aangevinkt staat, zal de lijst die verschijnt onder het tabblad Te verwerken automatisch 1 x per week doorgestuurd worden naar de mutualiteiten. Indien deze optie niet aangevinkt staat, zal u zelf op

moeten drukken rechts onderaan.
​
Vul ook de UCP-code in. Dit is noodzakelijk en verplicht om prestaties naar de CM (mutualiteit 100) te versturen.
​
Klik op

om aanpassingen te bewaren. eFact staat nu actief voor u als gebruiker.

Controleer de gegevens in uw dossiers

De mutualiteitsgegevens moeten gekend zijn in het dossier om elektronisch te factureren. Vul de gegevens aan in het tabblad persoonsgegevens door de patiëntfiche te openen en op Bewerken te klikken. In het onderdeel over de verzekerbaarheid vindt u de verschillende pagina’s terug waar de verzekerbaarheid nagekeken kan worden.
​
​

Controleer alsook uw RIZIV-nummer onderaan in uw fiche. Voor vroedvrouwen eindigen deze met 002 of 003 afhankelijk of u mag medicatie voorschrijft of niet. Bent u niet zeker van het kwalificatienummer, dan kan u deze op de site van het RIZIV raadplegen.
​

Tarifeer

Het tarifiëren vanuit CareConnect Midwife blijft hetzelfde. Let op de meldingen die verschijnen.
​

​
Indien er bijvoorbeeld geen mutualiteitsgegevens gekend zijn in het dossier en u kiest Voor rekening van mutualiteit, krijgt u de volgende melding:
​

​
Klik op het grijze potloodje

om de gegevens aan te vullen in het dossier.
​
U wordt ook op de hoogte gehouden indien de code(s) voor de eerste keer voorkomen in het dossier:​

​
Voeg de meest voorkomende nomenclatuurnummers toe door een contacttype te kiezen. Dit kan u kiezen bij het openen van een dossier of nadat u het contact heeft afgesloten en de nomenclatuurnummers en memocodes tarifeert.
​

​
Via het vraagteken kan u andere nomenclatuur- en memocodes opzoeken om deze toe te voegen. Klik telkens op de + om de code toe te voegen.
​
​

Tarification

De tarificatiepagina ziet er hetzelfde uit, maar door de achterliggende aanpassingen veranderde de werking voor het factureren naar de mutualiteiten.
​
De getuigschriften komen eerst onder

te staan.
​
1. Eén keer per week wordt de lijst automatisch naar de mutualiteiten doorgestuurd indien dit aangevinkt werd in de configuratie. Klik op

om de getuigschriften elektronisch naar de mutualiteiten te sturen.
​
2. Deze knop verschijnt onder het tabblad als er getuigschriften in de lijst klaarstaan.
3. Klik op

om het getuigschrift te openen en, indien nodig,

nog aanvullingen/ wijzigingen te doen.

Klik op

om het getuigschrift te verwijderen.
​
4. De dropdown dient op mutualiteit te staan om de bedragen die gefactureerd worden aan de mutualiteiten te kunnen zien.
​
5. In de dropdown zal automatisch de naam van de aangemelde vroedvrouw geselecteerd staan. Het is belangrijk dit niet te wijzigen. Elektronische facturatie gebeurt namelijk via een eHealthconnectie die gemaakt wordt via het eHealthcertificaat. Dit certificaat werd enkel ingeladen onder het account van de vroedvrouw zelf.
​

​
6. Het overzicht van de verstuurde facturen en de referentienummers komen onder

7. Daarna al dan niet automatisch onder

8. Weigeringen komen onder het tabblad

terecht.
​
9. Klik open via het

om de getuigschriften met de namen van de patiënten te zien.
​
10. Status

wijst op de elektronische factuur die nog verwerkt moet worden door de mutualiteit.
​
​

Bekijk wanneer er (automatisch) gefactureerd werd via

= achtergrondtaken.
​
​

​
11. Klik onder het tabblad Afgewerkt op

om de details van de factuur te bekijken.
12. Via de knop

kan u een overzicht bekomen van de weergegeven lijst met ontvangsten van de mutualiteiten.

13. Hou rekening met de filters voor datum/periode en de dropdown Mutualiteit.

​
Als u doorklikt

op krijgt u de details van de elektronische factuur zoals hieronder te zien.
14. Via … ziet u meer info omtrent de gegevens die doorgestuurd werden/ connectie met de mutualiteit.
​

​
Patiëntenfacturen maken? Bekijk hier de handleiding.
​