Les commandes inter-officines

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Les commandes inter-officines permettent de passer une commande d’une officine à une autre. La pharmacie A envoie une commande à la pharmacie B. Cette commande va générer une facture hors délivrance dans la pharmacie B. La pharmacie B indique les quantités qu’elle livre à la pharmacie A et envoieune réponse.

La commande de la pharmacie A passe en ‘à approvisionner’ et la pharmacie peut réceptionner ces articles lorsqu’elle reçoit la commande.

Ceci engendre une diminution du stock de la pharmacie B et une augmentation de celui de la pharmacie A.

Une facture hors délivrance sera également automatiquement créée dans la pharmacie B (pour pharmacie A).

Le module inter-officines est gratuit pour les clients Greenock Central. Les autres peuvent faire activer ce module mais doivent dans ce cas contacter leur commercial.

Vous devez contacter Corilus pour la configuration unique de ce module dans chaque pharmacie. Cette configuration, qui vous est décrite ci-dessous, sera effectuée par Corilus.

La signalétique inter-officine permet d’encoder les pharmacies avec lesquelles une officine souhaite réaliser des commandes. Pour que deux pharmacies puissent s’envoyer des commandes, il faut que la pharmacie « demandeuse » ai introduit les données de la pharmacie « dépôt » et inversement. Vous retrouvez cette signalétique via “Signalétiques / Inter-officine”.

Lorsqu’on va créer une inter-officine, elle sera à la fois institution et fournisseur. En effet, ce sera un fournisseur pour envoyer ou recevoir des commandes et une institution afin de pouvoir facturer les articles commandés.

Pour ajouter les données d’une pharmacie, il vous suffit de cliquer sur le bouton créer dans la barre d’outils. Vous devez alors introduire le nom de la pharmacie, sélectionner le type d’institution « pharmacie » et introduire le numéro APB de celle-ci. Vous avez également la possibilité d’encoder l’adresse, le téléphone et l’e-mail de la pharmacie.

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Il est important que vous complétiez le numéro APB correct et que vous vérifiiez d’abord si votre pharmacie n’existe pas déjà comme fournisseur et/ou institution.

Il est également possible de créer une inter-officine à partir d’une institution existante. Pour cela, il faut aller en signalétique/Inter-officine et dans le critère ‘Depuis une institution’, encoder le début du nom de l’institution souhaitée, CCP affichera les différentes institutions correspondant au critère.

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Sélectionnez l’institution recherchée et remplissez les données.

N’oubliez surtout pas de remplir le numéro APB.

Cliquez ensuite sur “Enregistrer” et cette institution sera créée comme inter-officine et fournisseur.

Les commandes inter-officines passeront par un service permettant l’échange de messages entre les pharmacies. Vous retrouvez la configuration de ce Web service via Configuration / Communication externe / URL’s / WebService des commandes inter-officines.

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L'URL sera introduite par Corilus

Une fois programmée, une tâche dans l’agenda va permettre d’interroger régulièrement le serveur des commandes inter-officines pour vérifier les commandes/réponses.

En Configuration / Agenda, vous devez donc créer une tâche de type « Comm. Inter-Officine » et ajouter un déclencheur.

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L’exécution de la tâche doit être réalisée tous les jours et de manière répétée (Ex. toutes les 5min).

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Via Configuration – Interface utilisateur, ajouter le bouton “Charger cmd inter-officine” dans la fenêtre “Factures hors délivrance / Départ”:

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Résultat : Lorsque que vous ouvrez le module "factures HD" en bas de l'écran (1)

Le bouton pour charger les commandes inter-officine (2) se situera dans l’écran suivant :

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ou quand vous ouvrez "Gestion des factures hors délivrance" via Utilitaires

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Le paramètre 179 permet de valider automatiquement les commandes inter-officines si le stock est suffisant.

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Lorsque la commande de la pharmacie demandeuse arrive à la pharmacie dépôt, les quantités commandées sont automatiquement acceptées si la quantité disponible est supérieure au seuil maximum plus la quantité demandée. L’utilisateur n’a donc pas besoin de valider la quantité livrée via les factures hors délivrance.

Par défaut ce paramètre est mis sur : « Validation manuelle de la livraison »

Faites un clic droit de la souris sur Corilus Notifier:

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Puis « Configuration »

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Cochez « information », « Warnings » et « Errors » :

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Cliquez sur “Save” et fermez la fenêtre en cliquant en haut à droite sur la croix.

Vous pouvez envoyer une commande inter-officine de deux manières: via le module de commande et/ou via le stock groupe.

Cette étape concerne la pharmacie dite « demandeuse ».

Dans le module des commandes "A cder" : encodez le nom de la pharmacie dans laquelle vous souhaitez passer la commande

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La commande sera de type «Commande normale » et le mode de transmission doit être « HTTP ».

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Encodez le ou les articles à commander et cliquez sur Envoyer:

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Lorsque la commande a été envoyée, un pop-up vous le signalera.

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Les pharmacies reliées à un CCP Central peuvent également passer une commande inter-officine via le bouton stock groupe.

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Remarque: ce bouton sera seulement disponible pour des pharmacies connectées à un CCPG.

Via cette méthode, le pharmacien ne peut commander qu’un seul article à la fois.

En délivrance, vous devez encoder l’article et cliquer sur la colonne « quantité en stock ».

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La fenêtre « info stock » s’ouvre ; vous devez cliquer sur le bouton « Consult. Stock autres phies» afin d’obtenir la liste des pharmacies du groupe ainsi que leur stock pour cet article.

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Seules les pharmacies dont l’article est disponible seront affichées. Vous avez la possibilité de choisir la pharmacie dans laquelle vous voulez passer commande ainsi que la quantité souhaitée. Il ne vous reste plus qu’à cliquer sur le bouton « Inter-officine» afin d’envoyer la demande à la pharmacie dite « dépôt ».

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Au niveau de la pharmacie « demandeuse », la commande sera placée dans « les commandes envoyées en attente d’une réponse fournisseur » tant que la pharmacie « dépôt » n’a pas validé la commande.

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Dès que la « pharmacie dépôt » a envoyé une réponse, la commande apparaît sous les commandes “A approvisionner”.

Du côté de la pharmacie dite « dépôt », la tâche programmée dans l’agenda va se charger d’interroger le serveur afin de signaler à l’utilisateur via le Corilus Notifier qu’une commande est disponible. Celui-ci indiquera le nom de la pharmacie qui a envoyé la commande.

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Les commandes inter-officines seront reprises dans la gestion des factures hors délivrance ("Factures HD" en bas de l'écran ou Utilitaires – Gestion factures – Gestion des factures hors délivrance) via le bouton « charger Commande ».

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Par défaut, CCP chargera les commandes « à valider » mais il est possible de charger toutes les commandes ou uniquement les commandes validées.

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Vous avez la possibilité de valider les quantités demandées ou mettre la quantité à livrer à zéro si le stock d’un article n’est pas suffisant. Pour cela, il suffit de cliquer sur la colonne quantité et d’introduire la quantité que vous allez livrer.

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Il est également possible d’appliquer des ristournes au prix d’achat hors TVA sur des articles.

Lorsque la préparation de la commande est terminée, vous devez cliquer sur « Enregistrer ».

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si vous avez plusieurs onglets (plusieurs commandes à valider), vous devez cliquer sur « Enregistrer » dans chaque onglet.

Vous avez alors la possibilité, d’envoyer et sauvegarder la commande ou uniquement sauvegarder celle-ci.

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Pour information, le numéro de référence de la commande cité dans l’intitulé de la question est également repris dans l’entête de section.

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Si vous choisissez “Valider la commande et envoyer la réponse”, un message indique que la validation de la commande a été correctement envoyé.

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Si vous choisissez « Sauvegarder temporairement la commande », aucune réponse ne sera envoyée à la pharmacie « demandeuse ». Vous pourrez donc la modifier en la rechargeant

(Utilitaires – Gestion facture – Gestion des factures hors délivrance) et l’envoyer à la pharmacie « demandeuse ».

Dès que la réponse a été envoyée, la commande pourra toujours être rechargée mais ne sera plus modifiable.

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Lorsque la pharmacie « dépôt » a terminé la préparation de la commande, un nouveau fichier de réponse sera généré sur base des articles encodés. Ce nouveau fichier de réponse sera envoyé à la pharmacie « demandeuse » et signalé via un notifier après exécution de la tâche programmée dans l’Agenda.

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La commande passera donc des « commandes envoyées en attente d’une réponse fournisseur » à la section « commandes envoyées en attente d’approvisionnement ».

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La pharmacie demandeuse peut alors réceptionner la commande pour enregistrer les articles dans le stock.

Les commandes inter-officines peuvent être validées globalement via le paramètre 179

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Lorsque la quantité à livrer (Q) d’un article est égale à la quantité commandée (Qté cmd), cette ligne sera affichée en vert.

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Les lignes pour lesquelles la quantité à livrer (Q) est inférieure à la quantité commandée (Qté cmd), seront affichées en bleu, triées par ordre alphabétique et affichées en début de commande.

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Les commandes inter-officines seront automatiquement facturées selon le canevas « livraison inter-pharmacie, prix d’achat htvac ». Les factures ne seront pas accessibles via le bouton charger facture dans le module des factures hors délivrance. Les factures seront placées dans Exploitation / Facturation:

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