De meldingstermijn voor de communicatie binnen eWZCfin is strikte regeling die gerespecteerd dient te worden om weigeringen
van uitbetalingen voor verblijf van de residenten te vermijden. In algemene regel kunnen wij als softwareleverancier géén uitzondering
aanvragen om berichten die buiten de meldingstermijn werden verzonden alsnog te laten aanvaarden!
(De enige uitzondering op deze regel zijn weigeringen tgv softwareproblemen die te staven zijn door BUGs in het systeem.)
Meldingstermijn: Algemeen
VAZG en de zorgkassen hanteren een strikte regel voor meldingstermijn van 10 werkdagen.
Deze regel geldt voor alle berichten aangaande de opname van de resident: Opname én indicatiestelling!
Alle opnames en bijhorende wijzigingen binnen deze opname dienen binnen deze termijn gemeld te worden aan het VAZG/de Zorgkas.
Dit geldt ook voor eventuele rechtzettingen ten gevolge van foutieve gegevens!
vb: Melding van een vast verblijf terwijl dit een kortverblijf is. / Meldingen van een heropname.
Wijzigingen die uitgevoerd worden buiten de meldingstermijn zullen ook als gevolg hebben dat u bijkomende dagen verliest voor de periode tot aan de datum waar u de wijziging voor aanbrengt.
De instelling is ten alle tijde zelf verantwoordelijk voor de opvolging van de berichten van & naar het VAZG/de zorgkassen, en het tijdig aanleveren van deze gegevens!
Meldingstermijn: Gevolgen
Meldingen buiten de termijn van 10 werkdagen zullen leiden tot een verlies van de vergoeding voor het verblijf van de resident in jullie instelling. Het VAZG/de Zorgkas zullen de opname pas aanvaarden op datum van ontvangst van het bericht, zij werken niét mer terugwerkende kracht!
vb: De resident wordt opgenomen op 01/10 10:00. U zet het bericht op uitgesteld omdat u niet zeker bent van de indicatiestelling.
(Het bericht komt onmiddellijk in de actielijst documenten te staan ter herinnering voor opvolging).
De opname wordt pas op 16/10 om 18:00 doorgestuurd naar het VAZG. Het VAZG zal deze opname aanvaarden "met uitstel",
vanaf 16/10 18:00. De vergoeding van de resident zal pas starten vanaf 17/10. U bent als instelling dus in totaal 16 dagen verloren.vb: Een lopende opname van de resident waarvoor u de indicatiestelling wenst aan te passen. Bij het toevoegen van de nieuwe indicatiestelling wordt er geen nieuwe lijn toegevoegd maar wordt de laatste indicatiestelling overschreven.
Dit bericht zal geschrapt worden en opnieuw verzonden met de nieuwe waarden. Deze berichtgeving valt buiten meldingstermijn en zal leiden tot verlies van dagen.
Nota: u krijgt als gebruiker een duidelijke waarschuwing dat u buiten meldingstermijn aan het werken bent, negeer deze pop-up niet!
Meldingstermijn: Beveiliging
Als instelling is het aangeraden om het aantal personeelsleden die wijzigingen buiten de meldingstermijn mogen uitvoeren te beperken!
Zorg ervoor dat er meerdere mensen zijn in de instelling die kennis hebben van de eWZCfin communicatie en alle regels hierover.
Volg de "Actielijst documenten" nauwkeurig op
Breng geen wijzigingen aan het dossier wanneer u de pop-up krijgt dat dezen buiten de meldingstermijn vallen.