🔗 Source article (Salesforce): None
Procedure CareConnect Admin
Verwerken dubbel aangemaakte residentendossiers.
Omschrijving: Voor eenzelfde resident werden twee aparte residentendossiers aangemaakt en (tijdelijk) in gebruik genomen.
Reden noodzaak aanpassing: Het VAZG stuurt en ontvangt berichten over de resident op basis van hun rijksregisternummer. Indien dit nummer dubbel aanwezig is in het systeem kan dit tot problemen leiden voor de correcte verwerking/interpretatie van deze berichten. Wanneer een tweede residentendossier, waarvoor er reeds nieuwe berichten werden verzonden, werd aangemaakt, kan deze niet zomaar verwijderd worden.
OPTIE 1: U heeft pas een nieuwe fiche aangemaakt, zonder dat het zorgdossier al is opgebouwd. Er is dus enkel nog maar een indicatiestelling en opnamebericht doorgestuurd naar het VAZG.
OPTIE 2: Er werd een dubbele residentenfiche toegevoegd en deze is al in gebruik bij de zorg en voor de medicatie.
|
WERKWIJZE OPTIE 1
U heeft de resident opgenomen in een nieuwe fiche. Er werd een opnamebericht en indicatiestelling uitgestuurd.
1. Schrap in de oudere fiches voorlopig het RRNR (in het tabblad adm1. en mut.)
2. Zet in de recente fiche, die u wil verwijderen, de KATZ-schaal (of schalen) op NO. Vervolgens zal een schrapping van de KATZ-schaal en de opname worden uitgestuurd.
3. Wanneer de schrappingen aanvaard zijn, verwijdert u in deze fiche de rijksregisternummer. U kan via de historiek van de opnamedatum de opname schrappen. Dit kan omdat de fiche nog niet in gebruik werd genomen en er nog geen zorgdossier opgemaakt is, of nog geen factuur opgemaakt werd. Let ook op dat een eventuele bedbezetting verwijderd wordt. U kan daarna deze fiche archiveren.
4. U plaats het rijksregisternummer terug in de oudere fiche (in het tabblad adm1. en mut.) en doet in deze fiche een heropname van de resident.
WERKWIJZE OPTIE 2
Stap 1: Veiligstellen medicatiebestelling.
Voordat je de procedure doorloopt om het dubbele dossier te inactiveren is het belangrijk om de bestelling van de medicatie te garanderen!
Net als het VAZG gebruikt de apotheek het rijksregisternummer om de resident te herkennen. Aangezien we in de volgende stappen het rijksregisternummer en aanwezigheden zullen schrappen is het belangrijk nu reeds een correcte bestelling te plaatsen.
Stap 2: Rechtzetting residentengegevens.
Nota: controleer eerst of er de resident geen berichten meer ‘in afwachting’ staan. Deze moeten eerst verwerkt worden vooraleer u de procedure start.
1) Eerst dienen de reeds aanvaarde indicatiestellingen en opnames geschrapt te worden. Dit doet u door in de historiek van de KATZ-schalen, alle schalen op ‘NO’ te zetten. Begin in de meest recente fiche, het VAZG verwacht namelijk dat de berichten geschrapt worden in volgorde van ‘meest recent’ naar ‘oudste’.
[ IMAGE: User-added image ]
Bij controle documenten residenten kan u zien of de schrappingen aanvaard werden. U roept de resident best op met de code van deze residentenfiche, aangezien er nog meerdere fiches bestaan. Wanneer deze aanvaard werden, verwijdert u tijdelijk het rijksregisternummer uit het residentendossier. Zodoende gaan er voorlopig geen berichten van het VAZG binnenkomen in deze fiche.
U doet daarna hetzelfde voor de 2e recentste fiche, en eventueel daarna nog voor andere fiches.
2)Wanneer voor alle fiches van de residenten de schrappingen aanvaard werden en de RRNR uit alle fiches gehaald is ga je werken in één fiche van de resident, meestal wordt er gekozen voor de fiche waarin het zorgplan up-to-date is. Alleen in deze fiche vul je het RRNR van de resident terug in. Dit is vanaf nu de unieke fiche van de resident. Je hanteert volgende werkwijze om alle opnames terug door te sturen naar het VAZG:
In het tabblad van de opname ga je de opname ‘wijzigen’. Je klikt naast de opnamedatum op ‘historiek’ en vervolgens op het ‘potloodje’ Je geeft de opname- en vertrekdatum van de allereerste opname in. Vervolgens klik je op opslaan.
[ IMAGE: User-added image ]
Er zal gevraagd worden om de berichten naar het VAZG te sturen. In deze fase kan je dit nog uitvinken, beter is om eerst de KATZ-schaal te controleren en aan te passen, daarna op te slaan en de berichten dan wel door te laten gaan.
2. Alle opnames erna voegt u toe met een ‘heropname’ in dezelfde fiche. Je klikt op ‘heropname’ in de betreffende residentenfiche: het residentenoverzicht wordt weergegeven en automatisch is de resident die je wenst op te nemen geselecteerd. U klikt op ok.
[ IMAGE: User-added image ]
Je kan onmiddellijk zowel de opname- als vertrekdatum dan ingeven als er tijdens de opname geen afwezigheid geweest is.
Wederom kan je hier bij het opslaan best nog niet versturen, maar eerst de KATZ-schaal aanpassen naar de juiste scores voor de betreffende opname. Bij het opslaan zal dan opnieuw gevraagd worden om de KATZ en opname te versturen en dan kan je bevestigen.
Wanneer er tijdens de opname een (ziekenhuis)-afwezigheid geweest is, geef je enkel de opnamedatum in, en achteraf de bewegingen in de kalender van de resident.
3.Zo ga je door met heropnames tot alles erin staat.
3) De oudere fiches zonder RRNR kan je nadien best archiveren.
Haal de kamerbezetting uit deze fiches, alsook de eventuele partner waaraan de resident gelinkt staat.
Met vriendelijk Groeten
Uw Corilus Support Team
https://elderlymanual.corilus.be/sites/default/files/pdf/North/Procedure%20CareConnect%20Care%20Verwerken%20dubbel%20aangemaakte%20residentendossiers.pdf