EyeFile met à disposition un écran de suivi eFact permettant de gérer les attestations et factures électroniques à charge des mutualités. Cet écran offre une vue complète de l’état d’avancement des facturations, depuis la préparation de l’envoi jusqu’à la clôture définitive des paiements.
Ce manuel explique le fonctionnement des différents onglets de suivi eFact, la gestion des attestations refusées par les mutualités et les outils disponibles dans EyeFile pour limiter au maximum les rejets lors de la facturation électronique.
Éviter les refus eFact grâce à la vérification de la nomenclature
Afin d’éviter autant que possible les refus d’eFact par les mutualités, il est essentiel de traiter attentivement les avertissements affichés lors de la création d’une attestation.
Dans l’écran d’attestation, un indicateur de vérification de la nomenclature est visible. Cet indicateur peut prendre différentes formes et permet de consulter l’historique de nomenclature du patient avant l’envoi.
En cliquant sur cet indicateur, vous visualisez les prestations déjà facturées par le passé.
Vous pouvez vérifier si certaines prestations ont déjà atteint leur nombre maximum de remboursement.
Triangle orange
Le triangle orange indique qu’il est recommandé de vérifier les prestations précédentes.
Cette situation peut notamment se présenter lorsque certaines nomenclatures figurant sur l'attestation actuelle, telles que YAG, IVI ou OCT, ne sont remboursées qu’un nombre limité de fois via eAttest ou eFact.
Il peut également apparaître lorsque le patient a déjà bénéficié d’autres prestations le même jour.
Point d’interrogation bleu
Le point d’interrogation bleu indique qu’aucun problème n’a été détecté.
Il permet toutefois de consulter l’aperçu des prestations existantes afin de vérifier ce qui a déjà été facturé dans le passé.
Historique de la nomenclature et contrôles préventifs
Lors de la création d’une attestation, une icône est affichée à côté des prestations
En cliquant sur cette icône, vous pouvez visualiser quelles nomenclatures ont déjà été utilisées pour le patient par le passé.
Double-cliquez sur une prestation dans l'écran d'attestation
Les règles relatives au nombre maximum autorisé apparaissent également en rouge.
Il est possible de demander une dérogation via l’option « Dérogation maximum autorisé ».
L’acceptation de cette dérogation dépend exclusivement de la mutualité et n’est autorisée que dans certaines conditions médicales.Ces informations peuvent également être consultées via Nomensoft, dans la rubrique Autres données, Numéro.
Suivi des des attestations et factures à charge des mutualités (eFact)
Depuis EyeFile, une interface de suivi permet de consulter et de gérer l’ensemble des attestations et factures électroniques à charge des mutualités.
L’interface de suivi eFact se compose de cinq onglets, chacun présentant un état différent du processus de facturation électronique.
Dans l'écran Gestion des patients, cliquez sur Suivi eFact.
L’écran de suivi eFact s’ouvre et affiche cinq onglets, chacun correspondant à un état différent du processus de facturation électronique.
Prêt à envoyer
Cet onglet regroupe toutes les sessions de tarification prêtes à être transmises.
Si l’option Créer automatiquement les factures est activée, l’envoi est effectué automatiquement une fois par semaine par CareConnect.
Vous pouvez également lancer un envoi manuel une fois par jour via le bouton Créer facture, si vous le souhaiter.
Les Références affichés sont : [A] pour Attestation et [S] pour Session de tarification.
En cours de traitement
Contient les factures déjà envoyées mais dont le paiement n’a pas encore été confirmé.
Les Références affichés sont : [F] pour Facture et [A] pour Attestation.
Rejeté
Cet onglet regroupe les attestations et factures qui ont été refusées.
Enregistrer le paiement
Si l’option Enregistrer automatiquement les paiements est désactivée, cet onglet présente l’historique complet des factures clôturées mais la confirmation du paiement doit être effectuée manuellement via l’icône € Enregistrer.
Dans la fenêtre qui s'ouvre, cliquez sur Enregistrer le paiement.
Terminé
Cet onglet présente l’historique complet des factures réglées et définitivement clôturées.
En sélectionnant une facture dans la liste, vous pouvez consulter le détail des attestations qu’elle contient
Traiter une attestation refusée par la mutualité (eFact)
L'onglet Rejeté reprend la liste des eFacts refusés par les mutualités. Il est recommandé de consulter régulièrement cette liste afin d’identifier les refus et d’effectuer les corrections nécessaires.
Dans l’écran Gestion des patients, cliquez sur Suivi eFact.
Ouvrez l’onglet Rejeté.
Sélectionnez l’attestation concernée.
Consulter la raison du rejet, par exemple :
Numéro BCE manquant
Dépassement de quotas
Prestation non cumulable avec une autre prestation effectuée le même jour
Prestation relative incompatible avec le (pseudo-)code nomenclature...
⚠️Contacter la mutualité si vous souhaitez plus d'informations concernant le motif de rejet (voir Contactez les mutualités)
Pour chaque attestation refusée, vous pouvez effectuer une action individuelle : En haut à droite de l’écran, cliquez sur Supprimer ou sur Retraiter l'attestation.
Adapter le montant dans la consultation
Le montant de l’eFact refusé doit ensuite être adapté dans la consultation du patient dans EyeFile.
Pour ce faire, cliquez sur le bouton permettant d'ouvrir la consultation afin de vérifier que le montant correspond au montant réellement remboursé par la mutualité.
Depuis l'écran de consultation, cliquez sur le bouton Cliquez pour ajouter des paiements permettant de mettre à jour le montant dans la consultation.
Retrouver une eFact refusée via l’aperçu des paiements
En cas de refus de la mutuelle, vous pouvez également consulter ces eFacts dans l'aperçu des paiements
Ouvrez l’Aperçu des paiements.
Choisir la période.
Cliquez sur Chercher des paiements.
Dans le listing des paiements, La présence d’une mention dans la colonne "Remarque" indique s'il y a eu un refus d'eFact.
Depuis cette vue, vous pouvez rouvrir la consultation, configurer le paiement ou créer un rappel.
Il est conseillé de parcourir toutes les attestations eFact refusées et d’effectuer cette vérification pour chacune d’elles.
Corriger la nomenclature et recréer une eFact
Selon le motif du refus, vous devrez évaluer vous-même si une adaptation de la nomenclature est pertinente ou non.
Après correction, il est possible de créer une nouvelle eFact pour la consultation concernée. L’utilité de cette action dépend du motif de refus communiqué par la mutualité.
Accédez à la consultation du patient depuis l’attestation refusée.
Les eFacts refusées restent visibles dans l’aperçu. Depuis cette vue, via le clic droit, vous pouvez également rouvrir la consultation.
Dans l'écran de consultation, cliquez sur Tarification.
Les eFacts refusées restent visibles dans l’aperçu
Dans l'Aperçu des attestations, via le clic droit, il est possible de réutiliser certaines prestations refusées, sans garantie d’acceptation.
Vous pouvez également sélectionner Afficher les détails afin de consulter à nouveau le message d’erreur communiqué par la mutualité.
Créez un nouvel écran d’attestation.
Vous pouvez :
Adaptez la nomenclature si nécessaire, en fonction de la raison du refus.
Envoyez la nouvelle attestation via eFact.