Peppol Configureren in CCP

Fiche Apotheek

Uw apotheek wordt herkend bij Peppol op basis van uw rekeningnummer die in de fiche van uw apotheek staat.
Ga naar Fiches - Apotheek - tabblad Bankrekeningen om uw gekend bankrekeningnummer te controleren.

Fiche Factureringsadres en fiche Patient:

Om de verzending van facturen via Peppol mogelijk te maken, werden in de fiche van het factureringsadres en fiche patient enkele nieuwe velden toegevoegd.

Tabblad administratief

BTW-plichtig: dit veld is standaard aangevinkt.
Als er een btw-nummer is ingevoerd (en geen KBO-nummer), wordt toch geprobeerd om via Peppol te verzenden, tenzij u aangeeft dat Peppol niet voor deze instelling zal worden gebruikt via "Peppol niet gebruiken".

Indien het factureringsadres niet BTW-plichtig is, verwijder dan het vinkje.

Controle van het juiste formaat van het btw-nummer (10 cijfers)

U kan deze informatie opvragen bij uw klant of de website van de KBO raadplegen: https://kbopub.economie.fgov.be/kbopub/zoeknummerform.html?lang=nl

KBO: In België gebruikt Peppol het KBO-nummer als basis om te controleren of een geldig btw-nummer aanwezig is.

Sinds P13 hebben we geprobeerd om het KBO-nummer automatisch in te vullen op basis van het ingevoerde btw-nummer,
op voorwaarde dat we een geldig KBO-nummer kunnen ‘detecteren’ in het btw-veld.
Let op: we hebben dit ALLEEN gedaan voor adressen in België!

TIP: Maak voor uzelf een overzicht van alle facturatieadressen waar u vorig jaar aan heeft gefactureerd.
Dit kan u snel en efficient doen via onderstaande stappen:

Ga naar Administratie - Facturering - kies type rapport: Facturen per klant
Selecteer volgende Criteria:
Periode: Geef hier de periode van 01/01/2024 tot en met 31/12/2025 in.
Klik op Laden

Print deze lijst af en markeer voor welke facturatieadressen u via Peppol moet versturen.

Voor deze facturatieadressen kan u reeds het KBO nummer en/of indien op specifieke vraag van de klant het Peppol ID opvragen.

Peppol-ID/GLN nummer: Een Peppol ID is het identificatienummer dat binnen het Peppol-netwerk wordt gebruikt om elektronische documenten te verzenden en te ontvangen.
Een GLN-nummer is een uniek nummer dat een apotheek of locatie identificeert. In België begint een GLN meestal met 54 (landcode België).

Voorbeeld:

GLN: 5412345000008
Peppol ID (GLN): 0208:5412345000008

Als de ontvanger u een GLN bezorgt, moet u dit invullen in het veld Peppol ID in het formaat 0208:GLN-nummer.
Het is altijd de ontvanger van de factuur die vraagt om naar een GLN te sturen.
Daarnaast dient ook het KBO-nummer of btw-nummer van de ontvanger te worden ingevuld.

Peppol niet gebruiken: Vink dit vakje aan als u geen facturen via Peppol wilt verzenden voor dit specifieke factureringsadres.

Wanneer het selectievakje niet is aangevinkt en de verzending via Peppol mislukt (bijvoorbeeld omdat de ontvanger niet bij Peppol is geregistreerd of nog niet verplicht is om het netwerk te gebruiken),
verschijnt er een waarschuwingsmelding dat de factuur niet kon worden verzonden. Om deze meldingen te voorkomen, adviseren wij om het vakje aan te vinken wanneer de ontvanger geen gebruik maakt van Peppol.

Bij het versturen van een factuur via Peppol controleert het systeem eerst het Peppol-ID en vervolgens het KBO-nummer.
Als deze velden niet zijn ingevuld, wordt automatisch het BTW-nummer gebruikt.

U kunt bovenstaande opties ook aanduiden In Aflevering:

Aankoopordernummer

Aan het tabblad Facturering is een nieuwe functie toegevoegd: Aankoopordernummer verplicht.
Deze optie is standaard niet aangevinkt.

Wat: Een aankoopordernummer komt overeen met het nummer van de offerte die de apotheker van de klant ontvangt om de link met de bestelling te leggen.
Indien u wil dat er verplicht een aankoopordernummer wordt ingevoerd bij het aanmaken van een factuur, kunt u dit aanvinken.

Deze optie is zowel in Fiche van het factureringsadres en fiche patiënt toegevoegd aan tabblad facturering:

U kan bovenstaade opties ook aanduiden In Aflevering via tab Facturatie:

Ingeven aankoopordernummer in Aflevering:

Indien er in de fiche is aangeduid dat een aankoopordernummer is verplicht en u hebt deze niet ingevuld, krijgt u een blokkerende melding

Selecteer deze melding en uw wordt herleidt naar het venster "Detail totaal".

Vul het aankoopodernummer in en bevestig met de zwarte vink om de Aflevering daarna verder af te sluiten.

Beveiliging aankoopordernummer

U kan enkel als admin gebruiker deze verplichting klantordernummer uitschakelen.

Dit kan u doen via Configuratie - Beveiliging - tab Aflevering - Verkoopafsluiting toestaan?? zonder aankoopordernummer

Peppol configuratie in de Cloud

Vanaf Cloud versie 1.41 heb u de mogelijkheid om de Configuratie voor Peppol voor uw Apotheek in te stellen in de Cloud.

Voor apotheken die geen deel uitmaken van een groep als
Voor de beheerder die een groep apotheken beheerd

Cloudconfiguratie voor apotheken die geen deel uitmaken van een groep

Ga naar Tools - Beheer Artikelen - Margematrix

OF Via de knop Webportaal op uw Startpagina.

Selecteer rechtsboven uw naam en klik op Configuratie

Ga naar Mijn Apotheek

Vul het e-mailadres van de apotheek in onder ‘Mijn Apotheek’.

Ga terug met het pijltje links bovenaan naar Instellingen applicatie

Selecteer in de linkse kolom Rechtspersoon

Selecteer het gewenste email adres via het dropdownmenu.
U kan enkel de emailadressen selecteren die reeds zijn ingegeven via Mijn Apotheek - bij contactgegevens.
ziet u hier dus niet het correcte email adres dan kan u deze eerst toevoegen aan 1️⃣ Mijn Apotheek om daarna terug te keren naar 2️⃣ Instellingen applicatie.
Selecteer de gewenste adresgegevens. Ook hier is dezelfde werking van toepassing als bij Email.
Klik op de knop KBO instellen.
Via de handleiding Peppol-identificatie opzoeken kan u opzoeken wat het KBO nummer is van uw apotheek.
- Geef het KBO nummer in.
- Bevestig dit nog een tweede maal en
- kies KBO opslaan.
Geef hier het email adres in van uw boekhoudkantoor indien u wenst dat al de facturen die via peppol worden verstuurd ook automatisch worden verstuurd naar uw boekhoudkantoor.
Dit emailadres kan u gewoon ingeven.
💡 Als het e-mailadres van uw boekhouder is ingevuld in het onderdeel “Rechtspersoon” van de apotheek, wordt er een e-mail met de PDF van de factuur tegelijkertijd naar hem/haar gestuurd.
💡 In eerste instantie worden alleen de facturen die via Peppol worden verstuurd tegelijkertijd naar uw boekhouder verzonden.
Selecteer de taal
Activeer Peppol door de schuiver naar rechts te schuiven
Klik op de knop "Instellingen opslaan" om alle gegevens op te slaan.

⚠️ Controleer als laatste in CCP bij Fiches uw rekeningnummer in Apotheek - Bankrekeningen.
Zorg dat dit rekeningnummer klopt beginnen met prefix BEXX (in hoofdletters en zonder spatie tussen prefix en getal)
en kijk of uw BICC correct is ingevuld (in hoofdletters en zonder spaties tussen de letters)

Start daarna uw programma opnieuw op om facturen via het Peppol-platform te kunnen versturen.

Cloudconfiguratie voor groepen in de groepscloud

sla deze stap volledig over en activeer de peppol in de groupcloud NIET indien de apotheken in uw groep individueel andere waarden gebruiken (ander adres, ander KBO nummer, ander email adres).
In het geval elke apotheek andere waarden gebruiken moet dit lokaal in elke apotheek afzonderlijk worden ingegegeven.
zie verder bij hoofdstuk 2.2 Lokale instellingen per apotheek in de groep

Indien alle apotheken binnen de groep eenzelfde KBO nummer, adres etc hebben kan u gebruik maken van de standaardwaarden.

Om standaardwaarden in te stellen moet u zich als groepsbeheerder connecteren met de Cloud omgeving van uw groep via pharma.careconnect.be.
Meld u aan met uw eID en selecteer de groep.

Klik op uw naam rechtsboven en selecteer Configuratie

U komt nu terecht op het scherm Algemeen.

Ga naar Instellingen applicatie – Rechtspersoon

Standaardwaarden apotheken instellen

Selecteer het gewenste email adres via het dropdownmenu.
U kan enkel de emailadressen selecteren die reeds zijn ingegeven via Mijn Groep - bij identificatiegegevens.
ziet u hier dus niet het correcte email adres dan kan u deze eerst toevoegen aan Mijn Groep.
Selecteer de gewenste adresgegevens. Ook hier is dezelfde werking van toepassing als bij Email.
Indien er voor uw apotheken binnen de groep nog geen KBO nummer is ingesteld en alle apotheken binnen de groep hebben hetzelfde KBO nummer kan u hier de standwaarde KBO nummer instellen.
Indien uw apotheken binnen de groep verschillende KBO nummer hebben verwijzen wij u naar 2.2 Lokale instellingen per apotheek in de groep verder in deze handleiding
Klik op de knop KBO instellen.
- Geef het KBO nummer in.
- Bevestig dit nog een tweede maal en
- kies KBO opslaan.
Geef hier het email adres in van uw boekhoudkantoor indien u wenst dat al de facturen die via peppol worden verstuurd ook automatisch worden verstuurd naar uw boekhoudkantoor.
Dit emailadres kan u gewoon ingeven.
Selecteer de taal
Activeer Peppol door de schuiver naar rechts te schuiven
Gebruik de knop "De standaardwaarden toepassen op alle apotheken" enkel en alleen Indien al uw apotheken binnen de groep de standaardwaarden gebruiken.

⚠️Start daarna uw programma opnieuw op om facturen via het Peppol-platform te kunnen versturen.

Lokale instellingen per apotheek in de groep

Indien de apotheken binnen uw groep in elke apotheek individueel andere waarden gebruiken (ander adres, ander KBO nummer, ander email adres)
Dan moeten deze gegevens niet via de groepscloud worden ingegeven in de Cloud maar per apotheek lokaal in de Cloud.

Elke apotheek binnen de groep moet volgende stappen lokaal uitvoeren.
Ga naar Margematrix - Configuratie - Instellingen applicatie - klik in de linkerkolom op Rechtspersoon.

Selecteer het gewenste email adres via het dropdownmenu.
U kan enkel de emailadressen selecteren die reeds zijn ingegeven via Mijn Apotheek - bij identificatiegegevens.
ziet u hier dus niet het correcte email adres dan kan u deze eerst toevoegen aan Mijn Apotheek.
Selecteer de gewenste adresgegevens. Ook hier is dezelfde werking van toepassing als bij Email.
Klik op de knop KBO bijwerken.
- Geef het KBO nummer in.
- Bevestig dit nog een tweede maal en
- kies KBO opslaan.
Geef hier het email adres in van uw boekhoudkantoor of de persoon die uw facturen beheerd indien u wenst dat al de facturen die via peppol worden verstuurd ook automatisch worden verstuurd naar uw boekhoudkantoor.
Dit emailadres kan u gewoon ingeven.
Selecteer de taal
Activeer Peppol door de schuiver naar rechts te schuiven
Klik op Opslaan.

⚠️ Doe bovenstaande handelingen voor elke apotheek lokaal.
Verlaat CareConnect Pharmacist na het opslaan van de configuratie en log daarna terug in.
U kan nu facturen versturen via Peppol.

Toegangsrechten voor elektronische facturatie

Hier kan u aangeven of de apotheken binnen de groep de instellingen voor Peppol kunnen aanpassen of enkel bekijken.

Ga naar het scherm Algemeen
Kies Beveiliging en toegang - Rechtspersoon - - Toegangsrechten

Wanner de schuiver links staat is deze optie uitgeschakeld en kunnen de apotheken de instellingen alleen bekijken en niet wijzigen.
Wanneer de schuiver naar rechts staat is deze optie ingeschakeld en kunnen de apotheken binnen de groep de instellingen wel wijzigen.