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CareConnect Physiotherapist est votre dossier médical informatisé (DMI) du futur. Ce logiciel intuitif basé dans le « cloud » prend en charge vos opérations quotidiennes, afin que vous puissiez passer plus de temps avec vos patients. En plus des nombreuses fonctionnalités eHealth, CareConnect comprend également une version CareConnect Physiotherapist Go à emporter avec vous lors d’une visite à domicile.
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​ Ce manuel vous donnera un aperçu sur la façon de commencer à utiliser CareConnect Physiotherapist, l'outil d'aide à la prise de décision, la configuration et le fonctionnement général. Cliquez sur l’un des titres ci-dessous pour en savoir plus sur cette partie de CareConnect.

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Démarrez avec CareConnect Physiotherapist en tant que nouvel utilisateur en quelques étapes. Le lien de téléchargement le plus récent se trouve ici .
Vous souhaitez télécharger CareConnect sur un nouvel appareil ? Suivez dès lors ces étapes.
Assurez-vous toutefois que votre appareil répond aux exigences de Windows et Mac OS X.
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Informations pour votre service IT
Que doit configurer mon service IT pour que CareConnect fonctionne dans un environnement informatique sécurisé ?
CareConnect Physiotherapist est une application basée sur le cloud (nuage) qui utilise divers services externes.
Pour assurer un fonctionnement optimal, les hôtes et les ports suivants doivent être autorisés dans le pare-feu de votre système de sécurité.
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Mises à jour
Lors du démarrage de CareConnect Physiotherapist, le programme de mise à jour vérifie si une version plus récente est disponible au téléchargement.
Ces petites et grandes mises à jour sont nécessaires à la mise en œuvre des développements légaux, des mises à jour techniques et pour fournir un service de qualité. C’est ainsi que nous contribuons ensemble à une expérience médicale plus fluide.
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CareConnect Physiotherapist propose 2 types de mises à jour différentes.
Une mise à jour majeure (grande mise à jour) et une mise à jour mineure (petite mise à jour).
Les deux premiers chiffres, tels que 5.5 dans l’exemple, indiquent le numéro de version. S’il reste le même, il s’agit d’une petite mise à jour.

Une nouvelle mise à jour majeure est disponible ?
Le mieux est de décider entre les utilisateurs du cabinet quand elle peut être effectuée.
Par exemple, après les heures de travail ou le week-end.
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Lors d'une mise à jour, il est toujours possible d’afficher les commentaires de la version (notes de mise à jour). Cela vous tient informé des modifications effectuées et des corrections d’erreurs dans le programme (bugs).
Les notes de mise à jour des versions peuvent également être consultées ici. Un aperçu est donné des différentes versions de CareConnect et du module de tarification de CareConnect Physiotherapist.
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Vous souhaitez reporter la mise à jour pendant un certain temps ? C'est possible via le choix ci-dessous :
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CareConnect Physiotherapist Go
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Suivez ces étapes pour activer CareConnect Physiotherapist Go.
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La connexion sur CareConnect peut se faire de 3 manières :
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1. Carte eID et code PIN à 4 chiffres
2. Adresse e-mail et code PIN à 5 chiffres (MFA)
3. Nom d’utilisateur et mot de passe
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Cette dernière méthode ne s’applique pas aux prestataires de soins individuels, mais est utilisée par des organismes ou en interne afin de tester les nouvelles versions de CareConnect. Si, toutefois, vous vous retrouvez accidentellement sur cette méthode de connexion, il suffit de cliquer sur le lien bleu 'Si vous avez enregistré votre authentification multi-facteur, cliquez ici' pour revenir à la méthode de connexion MFA.
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Lors de la première connexion sur un nouvel appareil, le nom du cabinet devra être complété.
La méthode MFA est liée à vous-même en tant qu’utilisateur CareConnect. Il est donc préférable de choisir une adresse e-mail personnelle lors de la création de cette méthode de connexion sécurisée.
Vous pouvez toujours réinitialiser ou modifier votre identifiant via Corilus Passport.
Si vous changez de cabinet, vous pourrez également vous connecter avec la même adresse e-mail et le code PIN à 5 chiffres que vous avez choisi. L’enregistrement MFA ne doit donc être réalisé qu’une seule fois par utilisateur.
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Lors de ma connexion, je reçois le message suivant 'aucune licence n'est disponible'. Veuillez, dans ce cas, contacter l’un des administrateurs du cabinet afin de vérifier la gestion des utilisateurs au sein de CareConnect Physiotherapist.
Pour avoir accès à CareConnect, vous devez être actif en tant qu’utilisateur.
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Depuis la page d’accueil de CareConnect Physiotherapist, il est possible de cliquer sur le point d'interrogation puis, sur contact pour afficher le n° d’appel du support. Vous pouvez déjà préparer le Splashtop afin que notre Helpdesk puisse prendre le contrôle de votre appareil afin de vous informer et de vous assister de manière optimale.
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​Le point d'interrogation est orange ? Il est alors conseillé de vérifier la Page d'état.
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Rechercher un patient
Grâce à la fonction de recherche intelligente, le dossier d'un patient peut être recherché de différentes manières.
Dans les résultats de recherche, vous verrez apparaître 2 types de dossiers :

Les dossiers actifs seront toujours affichés en haut des résultats de recherche.
Les dossiers archivés peuvent toujours être consultés. Par exemple, pour réactiver un patient qui revient en consultation.
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Lors de la recherche, des combinaisons sont également possibles.
Les éléments ne doivent pas être complets mais doivent être séparés par un espace.
Dans l'exemple qui suit, une partie de la date de naissance et les premières lettres du nom de la rue.
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Si aucun dossier n’est ouvert, dans le menu dossier, l'écran d'accueil sera également affiché.
Par contre, la barre de recherche sera également visible en haut de l’écran de ce même menu dans le cas où le dossier d'un patient est ouvert.
De cette façon, vous pouvez facilement rechercher et consulter un nouveau dossier lorsque vous recevez un appel téléphonique par exemple.
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Dans le dossier informatisé du patient, les données administratives (détails patient), le consentement éclairé et la relation thérapeutique (gestion des accès), les hubs (plateformes externes), MyCareNet, ... sont tenus à jour et peuvent être consultés, à tout moment, via la roue dentée à côté de la photo du patient.

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Lorsqu’un dossier est consulté, la partie administrative est visible en haut à gauche de l'écran.
Elle reprend :

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Lors de l’anniversaire du patient, une icône représentant un gâteau d’anniversaire sera visible à l’ouverture du dossier.
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Les 3 icônes font référence à 3 onglets différents dans CareConnect Physiotherapist :

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Les noms des patients vivants sous le même toit sont affichés sous cette fenêtre.
Cliquez sur le nom pour ouvrir rapidement le dossier du partenaire / enfant(s).
L’adresse du domicile doit donc être complète et identique dans chaque dossier pour que les noms apparaissent à cet endroit (Voir onglet Détails patient pour plus d’infos).
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Pour consulter le dossier administratif du patient, cliquez sur la roue dentée à côté de la photo du patient.
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Dans le dossier médical informatisé, les informations médicales importantes sont divisées en catégories et donc en différents onglets. Un bref aperçu de certains de ces onglets est visible sur le Tableau de bord.
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Cliquez sur un titre pour en connaitre d’avantage.

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La liste de travail affiche un aperçu des rendez-vous pour un jour déterminé.
Elle est synchronisée avec un agenda en ligne externe nommé Progenda.
Tous les rendez-vous indiqués dans Progenda sont synchronisés dans la liste de travail de CareConnect Physiotherapist.
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Cliquez sur un titre pour en connaître davantage

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La Tarification d'un patient peut être effectuée de deux manières distinctes :
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- Soit depuis le menu Tarification (facture patient, OA, Autre)
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Soit depuis le Dashboard du dossier du patient (facture patient)
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CareConnect Physiotherapist permet de filtrer la création d'une facture. La facture peut ainsi être créée selon différents filtres :
- à la séance
- pour une période bien précise
- par type de facturation
- le logiciel permet également d'enregistrer un paiement sans devoir attester au préalable
- ...
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Le menu Tarification dispose de plusieurs onglets et filtres qui permettent de visualiser les différentes séances et factures mais aussi de tirer toute une série de rapports.
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1. Onglets
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L'affichage de la facturation est organisé selon
- les séances à attester, onglet 'A traiter' (1)
- les factures/attestations réalisées, onglet 'A recevoir' (2)
- les factures/attestations réalisées et soldées, onglet 'Terminé' (3)
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2. Filtres
Il est également possible de filtrer les séances et les factures soldées ou non par date (4), par type de facturation (5) et par prestataire (6).
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3. Rapports
CareConnect Physiotherapist permet de tirer un ensemble de rapports (7) et de les exporter en fichier CSV.
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D'autres champs et icônes permettent, entre autre, d'effectuer toute une série d'actions.
- le filtre (8) permet de rechercher les séances à facturer ou la facture d'un patient bien précis
- l'onglet Rechercher un patient (9) permet d'ouvrir le dossier facturation d'un patient afin d'y ajuster les compteurs, de retrouver un résumé des séances, factures, attestations, ...
- la feuille blanche (10) est l'icône qui permet la création d'une facture
- la roue dentée (11) va permettre de configurer toute la tarification (facture, imprimante attestations, codes mémo, ...)
- l'icône en forme d'éclair (12) affiche, quant à lui, le temps de création d'une facture
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Cliquez sur un titre pour en connaître davantage

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Vous souhaitez vous indiquer un petit rappel pour le renouvellement d'un accord par exemple ? C'est possible !
CareConnect Physiotherapist permet de créer des tâches en faisant glisser le dossier du patient vers l'onglet Tâches.
Chaque tâche pourra être placée dans une liste bien précise.
​Mes tâches est la liste propre à l'utilisateur connecté mais d'autres listes peuvent également être affichées et créées. Il existe également une liste de tâches partagées pour le cabinet intitulée Concertation.
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Vous pouvez afficher la liste des tâches des différents utilisateurs du cabinet si vous le souhaitez. Il suffit de cliquer sur l'icône (oeil) à droite de Nouvelle liste, de sélectionner l'utilisateur (1) puis de sauvegarder (2).
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Si vous ne souhaitez plus voir la liste des tâches de l'un des utilisateurs, veuillez cliquer sur l'icône (3) à côté de son nom.
Vous pouvez également définir l’ordre des listes en sélectionnant l'entête de la liste et en la déplaçant vers la gauche ou vers la droite.
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Créer une tâche

Vous pouvez créer une tâche en faisant glisser des éléments spécifiques vers l’onglet Tâches, puis en plaçant l’élément dans la liste appropriée.
La création d’une tâche peut être effectuée de 3 manières :
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Lorsqu’une nouvelle tâche est créée, vous pouvez y ajouter les informations reprises ci-dessous et sauvegarder la tâche :
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Vous pouvez mettre à jour une tâche en la sélectionnant dans une liste de tâches.
Vous pouvez ouvrir le document ou le dossier du patient en sélectionnant l’icône dans la tâche (1).
Vous pouvez également modifier la priorité (2) et/ou ajouter/supprimer une date limite (3).
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Lorsqu’une tâche est terminée, sélectionnez le petit carré à droite de la tâche (1). Elle basculera automatiquement vers l’onglet 'Tâches réalisées' (2).
Vous pouvez toujours restaurer la tâche en tant que 'A réaliser' (Aperçu).
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Créer une nouvelle liste

La liste des tâches des différents utilisateurs du cabinet est créée par défaut dans le logiciel.
Par contre, il est possible de créer une liste de tâches personnelle. Cliquez sur l'onglet Nouvelle liste, complétez l'intitulé et sauvegardez.
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Contrairement aux listes de tâches des utilisateurs du cabinet qui ne peuvent qu'être affichées ou non, les listes personnelles créées pourront, quant à elles, être modifiées et supprimées.
Placez le curseur de la souris sur l'intitulé de la colonne. Les différents icônes apparaîtront alors sur la droite.
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Les paramètres généraux du logiciel se configurent depuis la roue dentée (1) .
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- La gestion des patients permet d’importer ou d’exporter des dossiers, de charger des documents ou des photos et de fusionner des dossiers.
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- Depuis Mon CareConnect, vous gérez les aperçus généraux de votre cabinet.
Des modèles de documents et des informations/liens intéressants peuvent être configurés à cet endroit.
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- Les Statistiques permettent d'afficher des données, de les collecter et d'envoyer des courriers à plusieurs patients en même temps.
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- Dans la Configuration, il est possible de paramétrer certaines connexions telles que le lien avec Helena, Hector, ...mais aussi de configurer les messages, les paramètres d’impression et la synchronisation avec un calendrier externe (Progenda).
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- La prime intégrée permet d'accéder aux conditions d'octroi de la prime INAMI et d'imprimer le document à envoyer.
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- La gestion des utilisateurs et le journal ne sont visibles que par les utilisateurs disposant des droits administrateur.
Donnez aux nouveaux utilisateurs l’accès à CareConnect.
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Gestion des patients
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​Exportation de patients
L’exportation d’un dossier patient peut également être effectuée directement dans le DMI (dossier du patient) lui-même.
Il est possible d’exporter les dossiers des patients vers votre ordinateur.
Vous pouvez choisir le format d’exportation.
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1. Recherchez un patient par son nom, son numéro NISS et/ou sa date de naissance
2. Le dossier du patient a-t-il été archivé ou le patient décédé ?
3. Après avoir cliqué sur Rechercher, une liste de patients éligibles apparaîtra selon les critères de recherche complétés.
4. Choisissez le format d’exportation.
5. Cliquez sur Exportation puis sélectionnez un emplacement sur votre ordinateur pour l’enregistrer.
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​Importation
En plus d’avoir la possibilité d'importer un dossier patient (format xml) directement depuis la roue dentée de son dossier, il est également possible d’importer plusieurs dossiers patients en même temps.
Vous pouvez sélectionner les fichiers xml (PMF) à partir de votre ordinateur.
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Cliquez sur le bouton Sélection des fichiers à importer.
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Cliquez ensuite sur Importation pour importer le résumé des dossiers PMF chargés.
Si aucun dossier patient n’existe pour lui, la fenêtre contextuelle proposera l’option de recherche.
De cette façon, vous pouvez indiquer dans quel dossier ces informations doivent être importées ou si un nouveau dossier doit être créé.
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​Intégration de documents
​Découvrez comment ajouter des photos ou des rapports numérisés à l’aide de l’option Intégration de documents.
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​Fusionner des patients
Des dossiers en double dans votre CareConnect ? Fusionnez facilement les dossiers.
Faites un choix entre les données administratives qui doivent figurer dans le dossier. Toutes les informations contenues dans ce dossier seront fusionnées.
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​Retourner à la table des matières.
Mon CareConnect
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​Documents
Les documents disponibles par défaut dans CareConnect sont affichés dans l'aperçu des Documents.
Il n'est pas possible de les modifier mais vous pouvez, par contre, les dupliquer afin de créer et configurer votre propre modèle personnel.
Il est possible, par exemple, de créer votre modèle de rapport consultatif personnalisé et de l'utiliser ensuite par défaut dans les dossiers de vos patients.
La création d'un modèle de document ne s'effectue qu'une seule fois. Les modèles ainsi créés sont visibles par tous les utilisateurs du cabinet.
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Sélectionnez un modèle (1) et cliquez sur l’icône Dupliquer (2) en bas à droite de l'écran afin de créer votre modèle personnalisé.
Les modèles créés pourront à tout moment être modifiés (3) (via l’icône en forme de crayon) et même supprimés (4).
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Vous souhaitez créer votre propre modèle de document ? Cliquez ici pour plus d'informations.
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​Carnet d'adresses
Le carnet d’adresses permet de tenir une liste des personnes de contact (médecins, spécialistes, ...)
C'est depuis le bouton Nouveau, que vous pouvez ajouter un nouveau contact à votre carnet d’adresses.
Il n’est pas possible d’envoyer un courrier à ces contacts.
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​Retourner à la table des matières.
Statistiques

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​Aperçu
L'aperçu des statistiques affiche la liste de toutes les requêtes disponibles soit par défaut, soit enregistrées par vous-même.

Le détail de la requête sélectionnée est affiché sur la droite de l'écran.
Cliquez sur le bouton Requête en bas de l'écran afin de lancer la recherche .
Les patients correspondants aux critères de recherche seront affichés dans la liste

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Nouveau
Il est également possible de créer et d'enregistrer vos propres statistiques.
A vous de définir les différentes valeurs et de lancer la requête (1 à 8).
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Les résultats peuvent être exportés sous format CSV.
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Configuration
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​Utilisation de l'application
La configuration et l'utilisation d'une grande partie du logiciel s'effectue dans cet onglet.
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​Utilisation gratuite du portail patient Helena
Grâce à Helena, il vous est possible d'envoyer des documents et de communiquer personnellement et de manière sécurisée avec vos patients.
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​Définir le Hub par défaut
Choisissez le Hub par défaut auquel vous souhaitez vous connecter afin de consulter ou télécharger les données médicales de vos patients.
Le téléchargement des documents s'effectuera sur le Hub préalablement configuré.
Pour les Hubs qui nécessitent une inscription, le lien vers le site Web est affiché lors de la configuration.
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​Intégrer automatiquement les messages
Les messages envoyés via Hector sont automatiquement récupérés par CareConnect.
En sélectionnant ce paramètre, le rapport qui contient un numéro de Registre National identique au numéro de Registre National d’un patient sera immédiatement intégré dans le dossier de celui-ci au niveau de l'onglet Documents.
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​Options de courrier
Ici, vous pouvez configurer les options avancées et disponibles de HealthBox au niveau de CareConnect : confirmation de lecture, priorité du message, ...
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​Options supplémentaires
- Utilisez le format medidoc au lieu de kmehr lors de l’envoi de documents : le format medidoc est le format le plus couramment utilisé pour l’envoi de documents.
- Afficher le panneau des paramètres lors de l’ouverture du dossier : l’affichage du panneau des paramètres peut être activé ou désactivé via cette option.
- Envoyer des informations de diagnostic à Corilus : les fichiers logs sont envoyés à Corilus en cas de problème.
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​Déconnexion automatique
Dans CareConnect, vous pouvez configurer le délai de déconnexion automatique en cas d'inactivité sur le logiciel.
Par défaut, il est défini sur 30 minutes, mais vous pouvez l’optimiser à 50 minutes.
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​Cabinet
Utilisez le module de tâches dans le cabinet : en cochant cette option, le module de tâche sera activé.
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​Messages
L'onglet messages permet de configurer les répertoires dans lesquels Hector placera les messages reçus et envoyés.
Cela permettra ensuite à CareConnect de les intégrer dans les dossiers des patients beaucoup plus facilement.

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​Imprimer
C'est ici que vous configurez les imprimantes pour imprimer vos différents documents.
Veuillez sélectionner la (les) imprimante(s) A4 et/ou Matrix préalablement installée(s).
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​Interfaces
La liaison avec Progenda, un système d'agenda externe, est définie ici.
Cette configuration donne accès à l'onglet Liste de travail de CareConnect.
Plus d'informations ici.
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Prime intégrée
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En tant que kinésithérapeute, vous avez droit à une intervention forfaitaire annuelle dans les coûts du logiciel que vous utilisez pour gérer électroniquement les dossiers de vos patients. Vous recevez l'intervention, si vous répondez à 5 conditions .
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Le document à imprimer et à renvoyer à l'INAMI se trouve à ce endroit, veuillez sélectionner le nom de l'utilisateur (1), l'année (2) et générer le PDF (3).

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​Retourner à la table des matières.
Gestion des utilisateurs
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​Aperçu
L'aperçu des utilisateurs offre une vue d’ensemble des licences et du nombre d’utilisateurs triés par rôle médical.
Lorsqu'un utilisateur est sélectionné, les détails de celui-ci s'affichent sur la droite de l'écran.
Son rôle, Administrateur ou Aucun, est également visible à côté de son prénom.
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​Mon utilisateur
Les coordonnées de la personne connectée sur CareConnect Physiotherapist se retrouvent dans l'onglet Mon utilisateur.
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- Les Détails des accès affiche le nom du cabinet, le statut (Actif ou Inactif), le rôle médical et le rôle complémentaire (Administrateur ou Aucun) du prestataire
- Les Détails de l'utilisateur affichent les coordonnées telles que le nom, le numéro de Registre National, le numéro INAMI, l’adresse, le numéro de téléphone portable et l’adresse e-mail.
- Authentification multi-facteurs, si le passeport MFA / Corilus a été activé, les données seront affichées à cet endroit.
- Les détails de la licence, les droits d'accès et le statut concernant la Convention Nationale et l'accréditation peuvent être modifiés sur cette page.
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​Gestion des licences
C'est ici qu'il vous sera possible, en tant qu'administrateur, d'ajouter un nouveau prestataire de soins au cabinet ou de libérer la licence d'un autre pour le remplacer.
Plus d'informations ici
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​Certificat eHealth
Le certificat eHealth, préalablement créé, se configure à cet endroit.
Si le certificat n’est pas encore associé à l’utilisateur, veuillez cliquer sur le bouton Parcourir et sélectionner le certificat.
Par défaut, le certificat (.p12) est installé à l’emplacement suivant : c:\users\(nom d’utilisateur)\ehealth\keystore.

Plus d'informations ici.
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Journal
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Toutes les actions/manipulations effectuées dans CareConnect sont enregistrées dans le journal de bord.
Il est possible d'affiner votre recherche en complétant des critères de recherche.
Il est également possible d'exporter la liste affichée à l'écran en cliquant sur le bouton Exporter.
Une boîte de dialogue s’ouvrira dans laquelle vous pourrez choisir l’emplacement souhaité pour l'enregistrement sur l'ordinateur.
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Point d'interrogation

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​Aide
Ce lien vous permet d'accéder au manuel en ligne de votre logiciel.
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​Nouveautés de CareConnect
Via ce lien, vous serez redirigé vers la page contenant les nouveautés de CareConnect Physiotherapist.
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​Notes de mise à jour
Cliquez sur ce bouton pour connaître le contenu des différentes mises à jour.
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​Page d’état
La page d’état permet de savoir exactement si les services utilisés dans CareConnect , tels que MyCareNet, rencontrent des perturbations .
Si le point d’interrogation de CareConnect est orange, cela signifie que un ou plusieurs services est/sont bouleversé(s).
Cette page contient également les liens vers les pages d’état de MyCareNet et eHealth.
Si vous rencontrez des problèmes lors de la récupération des données d’assurabilité par exemple, cette page d'état vous donnera le statut du service.
​
​Envoyer les fichiers logs
Lorsqu’un problème survient dans CareConnect, nos développeurs ont besoin d'analyser les logs. Via ce bouton, vous envoyez les journaux techniques au support CareConnect afin d'être étudiés. Les logs doivent être envoyés par ou à la demande de notre service d’assistance uniquement.
Cela nous permet de passer plus rapidement à la phase d’analyse et à la résolution des bogues signalés.
​
​Helpdesk
Lorsque vous cliquez sur Helpdesk, il vous est possible de nous envoyer un Ticket et poser une question par écrit à notre Helpdesk.
Veuillez indiquer le sujet de la question et laisser vos disponibilités, un agent du support vous contactera alors à votre convenance.
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​Splashtop
Si un employé de Corilus souhaite prendre la connexion sur votre écran, il vous demandera une autorisation via un code à 9 chiffres.
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​Contact
Vous trouverez ici les coordonnées de l’assistance CareConnect : numéro de téléphone pour les questions urgentes, adresse e-mail pour les questions non urgentes.
​
​À propos de CareConnect
Vous trouverez ici les informations générales sur CareConnect : version, date d’installation, ...
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