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Avec le service Progenda, Corilus propose une application d'agenda complète qui simplifie la gestion des rendez-vous. Progenda est également intégré au logiciel CareConnect, mais se synchronise également avec les autres logiciels de soins de santé.
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Ce manuel complet vous présente les fonctions de Progenda, les paramètres que vous devez configurer en tant que prestataire de soins de santé et comment vous pouvez le synchroniser avec votre dossier médical informatisé (DMI). Vous pouvez vous connecter via www.progenda.be. Il est également possible de télécharger Progenda en tant qu'application pour prendre vos rendez-vous.
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Commencer avec Progenda

Travailler avec Progenda

Configurer vos données
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Configurez votre calendrier :
1) Dans la vue de votre calendrier, choisissez : Plein écran. Choisissez la semaine de travail (5 jours) ou avec week- end (7 jours). Si vous souhaitez que les couleurs de l'agenda soient plus visibles, choisissez un Contraste élevé.
Ces paramètres sont enregistrés sur votre ordinateur (et le navigateur).
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Masquer automatiquement les jours sans disponibilités/rendez-vous et/ou masquer les jours entièrement bloqués
Au niveau du centre, deux options supplémentaires apparaissent lors du clic sur le bouton "Affichage". Il était déjà possible d’adapter l’affichage des agendas côte à côte, par exemple en n’affichant que 2 ou 5 jours à l’avance directement à l’écran.

Nous complétons désormais ces options afin que les jours inutiles ne soient pas affichés. Il est possible d’activer ou de désactiver cette fonction à tout moment.

Option "Masquer les jours sans disponibilités" :
Les jours non pertinents ne seront pas visibles dans l’aperçu. Cela signifie :

Option "Masquer les jours bloqués" :
Cette option masquera les jours entièrement bloqués, à savoir :

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Allez dans les paramètres > Coordonnées
2) La salutation est indiquée sur le site Web et dans les e-mails.
3) Le prénom et le nom du prestataire de soins de cet agenda. Des informations supplémentaires peuvent également être fournies, par ex. lieu de cet agenda (si le prestataire de soins travaille aussi à un autre endroit)
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L'adresse, le nom du cabinet et le numéro de téléphone peuvent être encodés Cela apparaît également sur le site Web de votre Progenda.
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Choisissez votre spécialisation dans la liste. Celles-ci sont déjà traduites automatiquement sur le site Web. Vous pouvez également ajouter une autre spécialisation. Ces spécialisations sont également affichées sur le site web.
Ajouter une photo pour votre calendrier personnel.
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Les types de rendez-vous peuvent être définis par calendrier. Accédez aux paramètres avancés pour configurer plus d'options pour le type de rendez-vous, par exemple une couleur différente (par défaut, le bleu est affiché).
Souhaitez-vous autoriser les rendez-vous composés ? Il s'agit d'un réglage différent. Voyez ici comment les patients peuvent réserver des rendez-vous combinés.

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Créer un nouveau type de rendez-vous.
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​ Options avancées pour le type de rendez-vous :
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1) Si vous activez ce type de rendez-vous en ligne, les patients pourront réserver le type de rendez-vous à condition que :

2) Le bleu est sélectionné par défaut si vous ne faites pas de sélection. Par exemple, vous pouvez utiliser la couleur pour voir en un coup d'œil combien de visites à domicile et combien de consultations ont été réservées dans le cabinet.
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3) Cochez la case si vous ne souhaitez pas envoyer de SMS et/ou email pour ce type de rendez-vous pour confirmer/rappeler le rendez-vous.
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4) Téléconsultation : consultez ce manuel.
5) Visite à domicile : Un email adapté est envoyé au patient avec une indication claire du type de rendez-vous de visite à domicile. L'adresse du cabinet n'est pas mentionnée dans le mail.
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6) Test PCR : Voir manuel.
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7) Vous ne souhaitez pas utiliser ou souhaitez utiliser de manière standard (8) une visite à domicile comme type de rendez-vous et donc les emails de confirmation et de rappel adaptés ? Vous pouvez sélectionner cette option.
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En tant que fonctionnalité avancée, vous pouvez également définir la traduction pour le type de rendez-vous si vous rendez les réservations en ligne du site Web également possibles pour les patients francophones et anglophones. Il en va de même pour fournir le texte dans les e-mails qui sont envoyés.
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Vous avez maintenant un aperçu de vos rendez-vous et de la durée moyenne. Accédez à d'autres paramètres pour ajuster l'affichage si nécessaire en fonction de la durée moyenne pour les types de rendez-vous connus au cabinet. Consultez cet article pour plus d'informations.
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Configurer votre emploi du temps
Via l'emploi du temps, vous pouvez ajouter des blocs dans votre vue agenda. Vous décidez par bloc s'il est en ligne ou hors ligne. Ce chapitre explique les fonctionnalités avancées du calendrier :
​Consultez cet article pour définir les couleurs d'arrière-plan de votre calendrier.
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Chaque année, vous pouvez bloquer vos vacances. Consultez le manuel ici.
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Saisir un congé, jours fériés ou des vacances ? Voyez ici comment vous pouvez définir les blocs.
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Par exemple, les patients ne sont-ils autorisés à choisir le type de rendez-vous « séance de groupe » que certains jours ?, ou les délégués ne sont-ils autorisés à réserver que le mercredi après-midi entre certaines heures ?
Via les options avancées sur le bloc horaire dans le calendrier, il est possible de spécifier quels types de rendez-vous peuvent être réservés dans ce bloc.
​Consultez ce guide pour configurer cette option avancée.
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Il existe plusieurs options pour définir un tampon dans votre agenda Progenda. Selon ce qui s'applique à votre cabinet, vous pouvez choisir une méthode.
1) Via l'horaire
2) Via les disponibilités
3) Via l'ajout de blocs de rendez-vous
​Consultez ce manuel pour les paramètres.
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Comment gérer les rendez-vous ultérieurs ? Quelle est la différence entre l'option par plage-horaire (via avancé) et générale dans l'horaire ? Trouvez la réponse à ces questions ici.
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​Bloc horaire conditionnel : Définissez une condition pour rendre un bloc disponible. Ex. si les heures 09h00 - 17h00 sont bloquées, ce n'est qu'alors que ce blocage peut être mis à disposition sur votre site Web.
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Vous pouvez définir l'urgence en rendant automatiquement un bloc précis disponible X nombre d'heures à l'avance. De cette façon, les réservations urgentes peuvent toujours être programmées en ligne.
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Personnalisez votre site Internet
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Si vous êtes abonné à Progenda, vous pouvez demander des cartes de visite via votre agenda nouvellement créé.
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Avez-vous plusieurs agendas au sein de votre cabinet ? Vous pouvez activer les filtres de calendrier et les filtres de rendez-vous pour votre site Web Progenda au niveau du cabinet. Consultez le manuel ici.
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Votre calendrier Progenda contient de nombreuses fonctionnalités en ligne. Gérez-les via les boutons ON et OFF via les paramètres. Le site Web de votre centre/cabinet sera désactivé par défaut lorsque vous créerez votre premier agenda. Accédez à l'aperçu des paramètres de votre centre pour mettre le site Web en ligne. De cette façon, vos patients peuvent voir tous les agendas disponibles dans votre cabinet !
​Consultez ce manuel pour plus d'informations sur les URL des sites Web et sur la façon dont vous pouvez les personnaliser.
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Les données saisies via les paramètres > Site Web sont également visibles en ligne si votre site Web est activé.

Voir plus d'informations sur le texte personnalisable ici. (lien à définir)
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Souhaitez-vous ajouter du texte ? N'oubliez pas de le traduire si votre site est également disponible dans d'autres langues.
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Pour faciliter la prise de rendez-vous en ligne par vos patients, vous pouvez faire apparaître votre Progenda dans différentes langues.
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Vos patients peuvent consulter votre agenda médical en Français, Néerlandais, Anglais, Espagnol, Turc et Grec.
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En plus des coordonnées du prestataire de soins et du cabinet, des textes personnalisés peuvent également être ajoutés sur le site Progenda, par exemple pour des consignes spécifiques, ou en cas d' urgence (consignes d'urgence ou Informations horaire), etc.
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Exemple sur le site :
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Commencer par la Réservation en ligne
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Restrictions sur la prise de rendez-vous en ligne
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La possibilité de fixer une limite sert principalement à éviter les abus, par exemple les patients qui prennent plusieurs rendez-vous et choisissent ensuite le rendez-vous auquel ils assisteront.
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Dans ce cas, demandez au patient de vous contacter directement pour prendre rendez-vous. Vous pouvez également ajuster le nombre maximum de rendez-vous pour un patient.
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Même si des plages-horaires sont disponibles le jour même, un patient ne peut prendre rendez-vous que le lendemain. Cela est définissable avec le paramètre Nombre minimum d'heures avant un rendez-vous.
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Options avancées
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Souhaitez-vous autoriser uniquement les patients connus en ligne a prendre des rendez-vous ? Vous avez deux options pour ajuster le filtre patient lors de la réservation en ligne. Lors de l'activation de cette ou ces options, certains patients recevront une notification générale. Cela signifie que tous les patients ne seront pas autorisés à prendre rendez-vous en ligne. Consultez ce guide pour connaître la différence entre ces options et la notification que ces patients recevront.
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e-Mails & SMS
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Le patient n'a pas reçu de confirmation de rendez-vous ? Découvrez les causes possibles dans cet article.
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Lors de la configuration de votre agenda, vous pouvez également déterminer à quelle heure, avant le rendez-vous, un e-mail/SMS sera envoyé comme rappel, avec ou sans pièce jointe. Ainsi, vous choisissez le meilleur moment pour rappeler le rendez-vous à votre patient. Si vous définissez le délai à 24 heures, le patient recevra un e-mail/SMS de rappel à 17h la veille pour un rendez-vous à 17h.
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Qu'il s'agisse de l'envoi d'e-mails ou de SMS de confirmation ou de rappel, tout est automatisé. Vous n'avez plus à effectuer d'actions manuelles, ce qui vous fait gagner du temps. Vous pouvez également vérifier si ces e-mails ont bien été reçus.
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Comment vérifier si un SMS ou un e-mail a été envoyé ?
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​Première méthode
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Cliquez sur le rendez-vous de votre patient, vous recevrez la feuille de rendez-vous où vous trouverez l'historique complet en cliquant sur Afficher l'historique complet.
Aucune information médicale n'est affichée dans l'historique, mais il est possible de visualiser les emails envoyés ou non en cliquant sur l'enveloppe.
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​Deuxième méthode
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Cliquez sur l' onglet Patients en haut de votre Progenda, vous obtiendrez une liste de tous les patients. Trouvez le patient et cliquez dessus. Un aperçu apparaîtra.
En fonction du statut d'envoi, vous pouvez voir si un e-mail et/ou un SMS a été remis à un patient.
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Plusieurs statuts sont possibles :

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Vous pouvez également voir si un e-mail et/ou un SMS a été ouvert et ainsi si le patient a pris note des détails du rendez-vous.
Le nombre de clics indique combien de fois un patient a cliqué sur un lien dans l'e-mail. (Bouton d'annulation de rendez-vous, plan…).
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En cliquant sur le nom d'un patient dans la liste des patients ou via la carte de rendez-vous, vous verrez tous les rendez-vous futurs et passés avec les heures, les dates et les commentaires du patient pour chacun d'eux, ainsi que les commentaires du médecin. Il est également possible de voir si le patient a annulé ou manqué un rendez-vous.
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​ Configuration pour plusieurs agendas
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Nouveau agenda
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​Cet article fournit plus d'informations sur la création d'un agenda supplémentaire, la modification des URL et les possibilités du multi-agendas.
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Avez-vous plusieurs agendas au sein de votre pratique ? Vous pouvez activer les filtres Agendas et les filtres de rendez-vous pour votre site Web Progenda au niveau du cabinet. Consultez le manuel ici.
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Vous souhaitez modifier l'ordre des agendas ? Cela peut être fait via Paramètres avancés dans les agendas. Trouvez plus d'informations ici.
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Souhaitez-vous contrôler l'accès à votre agenda ?
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Via Paramètres > Accès, vous pouvez vérifier quels utilisateurs peuvent se connecter à Progenda et voir votre agenda. Par exemple, souhaitez-vous donner à un employé du secrétariat l'accès à votre agenda pour gérer les rendez-vous ? Ajoutez l'adresse e-mail du nouvel utilisateur et cliquez sur Sauvegarder. Cet utilisateur recevra un e-mail pour confirmer l'adresse e-mail et pourra ensuite choisir un mot de passe. Dès que le mot de passe a été choisi, l'utilisateur peut se connecter et consulter votre agenda.
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4) Les droits d'administrateur permettent à l'utilisateur de consulter et de modifier les paramètres du calendrier.
5) Souhaitez-vous recevoir des notifications par e-mail lorsqu'un patient a pris rendez-vous en ligne ? Vous pouvez cocher cette option et l'enregistrer.
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Synchronisation avec un DMI
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Lors de la synchronisation avec un logiciel "Dossier Médical Informatisé", les données du patient et/ou les rendez-vous sont synchronisés avec Progenda, selon le logiciel.

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​Synchronisation dans deux directions
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Il est possible de synchroniser un agenda "Exchange" dans les deux sens avec un calendrier Outlook, iCloud, Google Calendar ou Office 365. C'est un agenda dit "bidirectionnel" cela signifie que les rendez-vous deviennent visibles à la fois dans le calendrier externe et dans le calendrier Progenda.
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Synchronisation avec un calendrier Google (5)
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Plus d'informations peuvent être trouvées dans ce manuel.
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​Attention : lors du choix d'un calendrier, un nom de calendrier sera demandé dans Progenda pour synchronisation. Par exemple, dans un calendrier Apple, il existe plusieurs titres de calendrier, chacun avec une couleur. L'un de ces calendriers sera ensuite invité à choisir pour la synchronisation.
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Synchroniser avec un calendrier Apple iCloud
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Entrez l'identifiant Apple et le mot de passe spécifique à l'application. Suivez les étapes sur https://support.apple.com/fr-fr/HT204397
Acceptez les conditions et liez le compte.
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​ Abonnement Progenda
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Abonnement : mensuel, annuel ou variable
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Contactez votre responsable des ventes en cas d'ajouts ou lors de la création d'un nouvel agenda/centre.
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Demandez à votre délégué commercial si Progenda fait partie du package de votre DMI. Si c'est le cas, vous n'avez pas besoin d'activer un abonnement séparé.
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Activer le forfait pour les SMS
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Souhaitez-vous envoyer des SMS via votre Progenda ? Ensuite, vous devez d'abord acheter un crédit SMS sous forme de forfait. Comment recharger son crédit SMS ? Comment acheter des forfaits SMS ? Consultez ce guide.
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Pour commander et payer facilement des SMS, vous pouvez acheter des forfaits prépayés depuis votre Progenda. Vous pouvez donc acheter des forfaits SMS pour augmenter votre crédit SMS. Votre crédit SMS diminuera systématiquement lors de l'envoi de SMS depuis votre Progenda.
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Vous devez être connecté en tant qu'utilisateur ayant configuré les informations de facturation.
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Attention :

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Travailler avec Progenda et, planifier vos congés
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​Consultez ce manuel pour voir les options de planification des congés ou de blocage de plusieurs jours.
N'attendez pas trop longtemps pour planifier votre congé. Si vous fixez un nombre de jours maximum plus élevé, les patients peuvent déjà prendre rendez-vous plus loin dans le temps. Assurez-vous qu'aucun rendez-vous n'a encore été planifié pendant votre congé.
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Il est possible d'informer vos patients de votre période de congé ou d'absence. N'oubliez pas d'ajuster le texte par la suite car il continuera à apparaître dans les semaines sans disponibilité.
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Prendre rendez-vous
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Vous pouvez cliquer sur une palge-horaire dans la vue de l'agenda ou cliquer et faire glisser sur plusieurs blocs. L'heure de début et de fin est toujours indiquée dans le bloc lui-même. Cliquez ensuite sur le champ rouge avec le '+' pour accéder à l'écran et poursuivre l'enregistrement du rendez-vous.
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Accédez à une date spécifique via la vue calendrier ou via les flèches disponibles.
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Trouvez le patient (2). Si le patient n'existe pas (car aucun dossier n'existe encore), remplissez les champs avec nom et prénom (3).
Sélectionnez le type de rendez-vous (4) et cliquez sur Sauvegarder (5).
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Les rendez-vous pris seront visibles dans Progenda mais aussi dans la liste de travail après avoir cliqué sur le bouton pour synchroniser.
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Rendez-vous visibles dans Progenda :
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Passez en revue le rendez-vous pour voir plus de détails. La facture du patient (= icône bulle) s'affiche ainsi, ainsi que la facture du rendez-vous (= icône papier)
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​ Quelles informations un patient doit-il saisir lors de la prise de rendez-vous ?
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Lorsqu'un patient prend rendez-vous, les champs obligatoires sont : nom, prénom, adresse e-mail et numéro de téléphone portable. Par exemple, le patient peut recevoir des e-mails/textes de confirmation et des e-mails/textes de rappel.
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Le champ des notes est obligatoire ou pas et donne à votre patient la possibilité d'indiquer le motif de la visite. Ces notes apparaîtront dans le dossier de rendez-vous ainsi que dans l'historique.
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Via les paramètres des agendas, il est possible d'indiquer quels champs doivent être affichés et doivent être remplis.
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Le patient peut choisir un rendez-vous via le bouton Réserver maintenant ou via la prise de rendez-vous rapide dans l'agenda.
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[ IMAGE: 2022-12-21_16-39-34.png ]

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Déplacer un rendez-vous
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​Avec cette fonction vous avez la possibilité de déplacer un ou plusieurs rendez-vous en les plaçant sur l'emplacement Pivot (à droite de votre agenda), en passant à une autre semaine et en plaçant vos rendez-vous au jour souhaité.
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Annulation d'un rendez-vous
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L'annulation d'un rendez-vous supprimera le rendez-vous de votre agenda. En tant que prestataire de soins de santé, vous pouvez toujours consulter les rendez-vous annulés dans votre agenda via l'affichage. Les patients peuvent avoir la possibilité d'annuler le rendez-vous par e-mail. Un patient peut également demander un aperçu des rendez-vous via le site Web. Consultez cet article et découvrez les options d'annulation pour les patients et le prestataire de soins de santé ou l'administrateur de l'agenda.
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Supprimer un rendez-vous
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Vous pouvez supprimer des rendez-vous dans Progenda. Accédez au rendez-vous du patient et cliquez sur Supprimer. Le rendez-vous sera également supprimé de la liste de travail une fois cet ajustement synchronisé.
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Il est possible de voir vos rendez-vous supprimés en ajustant l'affichage dans Progenda.
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Imprimer la liste des rendez-vous
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Vous pouvez imprimer la liste des rendez-vous pour le patient

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Après avoir cliqué sur Imprimer les rendez -vous, un aperçu au format PDF s'ouvre :
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​Liste des rendez-vous pour le prestataire de soins
Un aperçu des rendez-vous sur une certaine période pour un ou plusieurs agendas peut être imprimé.
Via l'agenda personnel :
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Via le multi-agendas :
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Dans le multi-agenda, vous pouvez filtrer par date et agenda pour afficher une liste de rendez-vous.
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Choisissez quelles données peuvent être incluses dans la liste : par exemple, numéro de téléphone, date de naissance, patient sur liste noire, type de rendez-vous, le patient a-t-il manqué le rendez-vous, etc.
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Une liste s'ouvre en pdf. Vous pouvez enregistrer ou l'imprimer.
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Démarrer une consultation vidéo
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Vous pouvez démarrer une consultation vidéo avec le patient de Progenda ! Vous pouvez démarrer la consultation vidéo via le rendez-vous. Le patient doit toujours donner son autorisation pour la caméra et le son. Y a-t-il des problèmes ? Ce manuel peut vous aider.
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​Ajouter plusieurs rendez-vous
Il est possible d'enregistrer plusieurs rendez-vous en même temps pour le même patient de deux manières, par récurrence ou manuellement.
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Rendez-vous répété/récurrent
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Lors de la prise du premier rendez-vous, il est possible de choisir un rendez-vous répété.
Cependant, la répétition ne permet pas de procéder à des nominations à des dates et heures arbitraires.
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Il est désormais possible de choisir les jours de répétition pour une récurrence hebdomadaire. Ainsi, les rendez-vous récurrents peuvent apparaître de manière plus ciblée dans l'agenda.

Concrètement, cela signifie qu'au moment de la planification d'une répétition, vous pouvez cocher les jours où cette répétition doit avoir lieu. Cela évite, par exemple, de créer des rendez-vous récurrents inutiles pendant le week-end ou les jours où vous ne travaillez pas.

Jusqu'à présent, une répétition ne pouvait s'arrêter qu'à une date spécifique. Désormais, il est aussi possible de définir un nombre précis d'occurrences, par exemple 5 fois.

Une autre amélioration concerne le nombre d'e-mails de confirmation. Avant, un e-mail de confirmation était envoyé pour chaque rendez-vous. Désormais, un seul e-mail sera envoyé avec un aperçu de toutes les répétitions.

Chaque rendez-vous conservera néanmoins son e-mail de rappel.

Les confirmations et rappels par SMS restent inchangés.

Cliquez sur Sauvegarder pour enregistrer les rendez-vous dans votre calendrier.
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Manuel : Ajouter des rendez-vous à des dates/heures différentes pour un patient
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Ce type de rendez-vous vous permet de créer plusieurs rendez-vous pour le même patient à des dates et heures arbitraires.
Pour cela, le premier rendez-vous doit déjà être enregistré dans Progenda. Vous ne verrez donc les champs ci-dessous que si ce premier rendez-vous existe déjà.
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Cliquez sur le premier rendez-vous du patient. En bas à droite de l'écran, vous verrez une série d'options.
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Vous pouvez alors réserver plusieurs rendez-vous pour le patient à des dates et heures différentes.
Cliquez sur Ajouter pour ajouter le rendez-vous dans Progenda.
La liste des rendez-vous pour le jour sélectionné apparaît en bas de l'écran pour éviter les rendez-vous en double.
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​Actions dans un rendez-vous
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Avec Progenda, vous pouvez effectuer diverses actions à partir d'un rendez-vous planifié.
Vous trouverez ci-dessous une liste des actions que Progenda peut effectuer.
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1) Il est possible de supprimer un rendez -vous ou de programmer aléatoirement plusieurs rendez-vous pour un même patient (2)
3) Démarrer une téléconsultation
4) Voir l'historique des changements de rendez-vous : Voir plus d'informations ici.
5) Visualiser la liste des rendez-vous du patient (rendez-vous passés, futurs, manqués ou annulés)
6) Visualiser les informations d'un rendez-vous. Un pdf est créé que vous pouvez l'imprimer.
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Si vous laissez les patients prendre rendez-vous en ligne et que vous ne souhaitez pas qu'un patient prenne rendez-vous lui-même, vous pouvez placer le patient sur une liste noire (7). Mettre le patient sur une liste d'attente (8) si, par exemple, le patient souhaite un rendez-vous plus rapide.
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Envoyer un rappel distinct pour un rendez-vous
Ouvrez un rendez-vous avec un patient pour voir le bouton "Envoyer un rappel".
Le suivi du statut des rappels est également disponible dans la liste des rendez-vous sous l’intitulé "Rappel de rendez-vous". Ouvrez la liste des rendez-vous via la liste des patients ou via le rendez-vous.

​ Le module des tâches
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Dans le module des tâches, il est possible d'ajouter des tâches à effectuer pour des agendas ou des prestataires de soins spécifiques. Vous pouvez lier la tâche à un patient spécifique, spécifier des libellés pour votre secrétariat, par exemple, et saisir une échéance. Consultez le manuel ici.
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