🔗 Source article (Salesforce): Click here
Maakt u gebruik van de online agenda, dan kan u tijdens de proefperiode al direct gebruik maken van de online opties zoals het versturen van bevestigings- en herinneringsmails. Het is zo ook mogelijk de patiënten zelf een afspraak via e-mail te annuleren. U kan in de agenda instellen tot wanneer patiënten maximum hun afspraak kunnen annuleren, bijvoorbeeld maximum 24u voor de afspraak. Deze instelling kan u vinden via Instellingen < e-mails.
Melden patiënten dat ze geen bevestiging- of herinnering gekregen hebben?
Geen weergave
Vraagteken
De e-mail is bij ‘spam’ of ‘ongewenste mail’ terechtgekomen
Kreeg de patiënt een bevestigingsmail en/of een herinneringsmail van de afspraak?
Check de status in de afsprakenlijst door op het envelop-icoontje te klikken:
De e-mail is afgeleverd: de mail is onze servers uitgestuurd. Indien de patiënt niets ontvangen heeft, worden best de instellingen van hun mailserver nagekeken.
Status "dropped": Progendamails kunnen als ongewenst aangeduid zijn. Geef ons een seintje en het mailadres van die patiënt zodat we die kunnen deblokkeren.
Status "bounced": Ook deze mails zullen geweigerd zijn (kan verschillende redenen hebben afhankelijk van de instellingen van de mailbox van de patiënt). Geef ons een seintje en het mailadres van die patiënt zodat we die kunnen deblokkeren.
Bekijk via de afsprakenlijst meer details over verstuurde mails en sms'en:
[ IMAGE: image.png ]
Klik op het envelop-icoon om de details weer te geven.
[ IMAGE: image.png ]
Een verkeerd e-mailadres van de patiënt
Een andere mogelijkheid is dat wegens een typfout het e-mailadres bij het maken van een online afspraak foutief was, waardoor de mail niet verstuurd kon worden.
Het is aan te raden het contact te linken aan de correcte patiënt in uw EMD.
[ IMAGE: image.png ]
Een verkeerd uur in de e-mail?
Het instellen van de tijdszone voor uw Progenda agenda verloopt automatisch bij de aanmaak en installatie van uw agenda. Deze zal dus staan op Timezone : Europe/Brussels.
Indien u de opmerking krijgt van patiënten dat ze een verkeerd uur toegestuurd krijgen, heeft dit vaak te maken met de bijlage formaat .ics die in de progenda bevestigingsmails automatisch meegestuurd wordt. Dit maakt het voor de patiënten mogelijk de afspraak gemakkelijker in hun persoonlijk agenda toe te voegen.
[ IMAGE: image.png ]
Indien het uur die de .ics aangeeft verschilt van het uur in de mail zelf (standaardmail), dan zal de tijdszone van de mailbox van de patiënt verkeerd ingesteld staan. Dit zal meer opvallen wanneer de patiënt de mail opent op een smartphone view aangezien deze bijlage vaak bovenaan wordt weergegeven.
Heeft de patiënt gmail, dan kan de patiënt de tijdzone aanpassen door deze handleiding te volgen.
De patiënt kan de indicatie van tijdzone ook zien in de bijgevoegde .ics
België heeft UTC + 1
[ IMAGE: image.png ]
Instellingen in uw agenda
Staat de optie e-mails uit binnen uw agenda instellingen, dan zullen geen bevestigingsmails en herinneringsmails gestuurd worden. Via het envelop icoontje is dit te zien als " geen weergave ".
[ IMAGE: image.png ]
Geen weergave voorbeeld:
[ IMAGE: image.png ]
Een vraagteken in uw afspraakblokje wijst erop dat het bericht niet ontvangen werd:
[ IMAGE: image.png ]