Administratief luik van een patiëntendossier

🔗 Source article (Salesforce): Click here

In het Elektronisch Medisch Dossier (EMD) worden administratieve gegevens, geïnformeerde toestemming, therapeutische relatie, opvragingen bij Vitalink, de hubs, MyCareNet etc. bijgehouden en zijn deze verschillende tabbladen met info via het tandwiel bij de foto van de patiënt te bekijken.
Maak kennis met de CareConnect functionaliteiten via onze gratis webinars.
​
Klik een titel aan om meer info terug te vinden in onderstaande handleiding:

​

Wanneer een dossier geopend wordt is het administratieve luik zichtbaar links bovenaan. Deze bevat:

Is de patiënt jarig wanneer u het dossier opent? Dan zal een taarticoon zichtbaar zijn.
​

De 4 verschillende icoontjes verwijzen naar 3 verschillende tabbladen binnen CareConnect:

​
Dossiers van patiënten die wonen op hetzelfde adres worden onder dit venster weergegeven. Klik zo gemakkelijk en snel het dossier van partner/kind open van de patiënt voor u. De adresinformatie moet in de dossiers dus volledig hetzelfde zijn om de dossiers te laten verschijnen. Zie patiëntdetails voor meer informatie.
​
Om het administratieve dossier van de patiënt te raadplegen, klikt u op het tandwiel icoon naast de foto van de patiënt.
​
Hieronder kan u elk onderdeel afzonderlijk aanklikken voor meer info.
​

​
Bij het openen van de één van deze extra tabbladen zal een extra tabblad aan het einde toegevoegd worden. Is er te weinig plaats om alle geopende tabs weer te geven dan kan u ook navigeren naar het tabblad door het overzicht te openen of op de gekende manier via het tandwiel bij de foto van de patiënt.
​

​
Patiëntdetails
Bij het openen van de patiëntendetails zal een extra tabblad aan het einde toegevoegd worden zolang het dossier geopend staat.
​
​

​
​Overzicht
​
Een verplichte wijziging werd doorgevoerd. Het raadplegen van het rijksregister voor het updaten van gegevens bij het openen van een dossier zal niet meer automatisch gebeuren. Deze actie kan wel steeds manueel uitgevoerd worden via de knop Rijksregister raadplegen onder Patiëntdetails.
​

​
Het overzicht van Patiëntdetails wordt opgedeeld in: Persoonlijke informatie, adresinformatie, contactinformatie, extra informatie, EMD informatie en bloedgroep.
​
Verplichte velden worden aangeduid met een *. Om gebruik te maken van de verschillende connecties en om een therapeutische relatie te maken met de patiënt is het nodig één van de volgende combinaties in te vullen:

​
Bij een ander verblijfsadres (adres of instelling) kunnen deze gegevens aangevuld worden.
​

​
Een dossier kan gearchiveerd worden bij overlijden of wanneer de patiënt bijvoorbeeld verhuist.
​
​INSZ/BISnr zoeken
​
Als zorgverlener is het mogelijk een BIS-nummer aan te maken indien geen rijksregisternummer gevonden wordt.
​
Externe platformen
Bij het openen van de externe platformen zal een extra tabblad aan het einde toegevoegd worden zolang het dossier geopend staat.
​
Zoek documenten, verslagen, labo's etc. op via externe bronnen (Hubs, Vitalink).
Een aantal zaken dienen vooraf correct geconfigureerd te zijn, opdat deze zoekopdracht succesvol kan lopen.
​
- Ehealth-certificaat geconfigureerd
- Online modus
- Voorkeurshub configureren (zie Applicatiegebruik)
- Vitalink aan in configuratie (zie Applicatiegebruik)
- Hub Therapeutische relatie en Geïnformeerde toestemming hebben met de patiënt om te zoeken op de Hubs, en een eHealth Therapeutische relatie en Geïnformeerde toestemming om te zoeken op Vitalink. U kan deze gemakkelijk aanmaken vanuit CareConnect via Privacybeheer.
Een TR en GT is trouwens voor meerdere connecties noodzakelijk alsook voor het synchroniseren tussen CareConnect en Vaccinnet.
​
Indien al deze zaken correct geconfigureerd zijn in CareConnect, dan kan u via de knop Zoek alle beschikbare informatie ophalen van de hubs en Vitalink.
​
​

​
​Zoeken
​
Klik op zoek om de hub (geselecteerd in de Configuratie < Applicatiegebruik) te raadplegen.
​
​

= Download het document.
​

= Open het document om deze te bekijken.
Opgelet: Het openen van deze content kan op verschillende manieren gebeuren. Er wordt rekening gehouden met de verkregen link of info voor deze weergave. Zo kan deze binnen een venster geopend worden of via een link op internet.
​

= Integreer het document of laboverslag in CareConnect.
​
Het is ook mogelijk de SumeHr van de patiënt op te vragen.
​
​

​
​Nieuw
​
Het is mogelijk een notitie, al dan niet met bijlage, te plaatsen op Vitalink via het tabblad Nieuw.
Het type 'Journaalnotitie' wordt geselecteerd.
De datum van dag wordt overgenomen. Vul vrije tekst in (maximum 300 karakters). Voeg een bijlage toe en een tag indien gewenst.
​
​

​
Privacybeheer
Bij het openen van de privacybeheer zal een extra tabblad aan het einde toegevoegd worden zolang het dossier geopend staat.
​
​

​
​

Blijf met de cursor op het Privacy- icoon staan. U krijgt automatisch meer informatie te zien omtrent de TR en GT. Ook de manier van weergave van het icoon geeft in één oogopslag alle nodige info aan. Klik hier voor een volledig overzicht van de soorten weergaven.
​

​
Via Privacybeheer is het mogelijk de geïnformeerde toestemming en therapeutische relatie met de patiënt als zorgverlener te registreren. Deze goedkeuring moet door elke patiënt afzonderlijk gebeuren of door ouder/voogd voor een kind. De informed consent dient de patiënt te geven als toestemming voor het delen van gezondheidsgegevens.
De therapeutische relatie kan enkel geregistreerd worden na het inlezen/invullen van INSZ-nummer en eID-kaartnummer/kids ID OF INSZ-nummer en ISI plus-kaartnummer bij de patiëntdetails.
​
​

​
Daarnaast is het ook interessant de therapeutische relatie Hubs te registreren om zo het Hubs-Metahub-systeem als zorgverlener te raadplegen en elektronische documenten met betrekking tot de gezondheid van de patiënt te bekijken en/of integreren in het EMD.
​

​
Klik op de knop Registreren. Bij voorkeur dient de eID van de patiënt uitgelezen te worden zodat INSZ en eID kaartnummer/ Isi+ kaartnummer al gekend zijn. Deze gegevens staan dan al gekend bij de patiëntdetails.
​

​
Het selecteren van de te raadplegen hub dient tijdens het configureren te gebeuren via tandwiel-instellingen < Configuratie < Applicatiegebruik.
​
​

​
​ Helena
​
​Helena is een patiëntenplatform die een beveiligde communicatie tussen zorgverlener en patiënt garandeert. Helena wordt gehost in een ISO27001 gecertifieerde omgeving met geëncrypteerde gegevens. Bekijk nieuwe functionaliteiten in Helena via https://nl-info.helena.care/release-notes.
Maak kennis met de CareConnect functionaliteiten via gratis webinars, zie https://www.corilus.be/gp/webinars
​
​Communiceren en digitaal documenten, voorschriften & parameters delen via Helena.
​
Starten met Helena als zorgverlener? Bekijk hier enkele interessante links en handleiding om met Helena van start te gaan.
​
Als GMD-arts is het mogelijk een volmachtaccount via CareConnect General Practitioner aan te maken. Het aanmaken van een volmachtaccount kan rechtstreeks in het dossier van de patiënt ook al heeft de volmachthouder zelf nog geen Helena-account. De volmachthouder moet wel zijn/haar account binnen de 2 weken activeren om de vraag tot volmacht te accepteren.
​
Mogelijk voor:

Het aanmaken van een volmachtaccount kan zo ook toegepast worden voor bijvoorbeeld gezinnen waarbij de partners één gezamenlijk gsm-nummer hebben, aangezien voor het aanmaken van een account onder eigen beheer een uniek gsm-nummer verplicht is. Het e-mailadres kan wel gedeeld gebruikt worden.
​
Wenst u een Helena-account te resetten en dus om te zetten naar een volmachtaccount, dan is dit mogelijk via het beheer van de activatie van de patiënt. De toegang wordt zo ingetrokken en een volmachthouder kan zo toegekend worden.
​
Naast het aanmaken van een Helena-account is het als huisarts ook mogelijk toegangsrechten zoals de lees-en schrijfrechten te beheren van de patiënt. De patiënt met een account onder eigen beheer kan deze rechten ook toekennen door het rijksregisternummer en e-mailadres naar keuze in te geven via de instellingen in zijn/haar Helena-account.
​
​

​
Als zorgverlener heeft u de mogelijkheid parameters op te volgen met goedkeuring van de patiënt.
​
​

​
Start een video-consult via Helena. Heeft u of uw patiënt problemen met het beeld of geluid bij een videoconsultatie? Raadpleeg dit artikel. Een consultatie of e-consult registreren in CareConnect? Bekijk hier de volledige handleiding.
​
​

​
​ Sumehr
​
De export van de samenvatting van het medisch dossier van de patiënt of Sumehr kan, net als het medicatieschema, automatisch up to date gehouden worden.
​
Welke informatie opgenomen wordt in de Sumehr, hoe de export verloopt en wat de voorwaarden zijn kan u in dit artikel terugvinden.
​
​

​
​ Dossier toegang
​
In elk dossier is het mogelijk de toegangsrechten aan te passen. Zo is het mogelijk vervangende zorgverleners of collega's de toegang te ontzeggen tot uw eigen persoonlijke dossier of bijvoorbeeld dossiers van uw familieleden. Niet alle licenties van gebruikers hebben dezelfde toegangsrechten tot een dossier. De rechten voor een vrijwilliger zijn bijvoorbeeld meer beperkt dan rechten voor een medisch assistent.
​
Welke toegangsrechten mogelijk zijn kan u in Gebruikersbeheer raadplegen. Bekijk hier de mogelijkheden om toegangsrechten te beheren.
​
​

​
​ Export
​
Bij het openen van de export zal een extra tabblad aan het einde toegevoegd worden zolang het dossier geopend staat.
​

​
​Overzicht
Het overzicht toont u een historiek van geëxporteerde gegevens van het dossier. Met andere woorden, naar wie/waar heeft u al geëxporteerd.
​
​Nieuw
Om het dossier te exporteren, klikt u op de knop Nieuw.
Uit de keuzelijst kiest u in welk formaat u het bestand wilt aanmaken.
​
​

​
Afhankelijk van het gekozen formaat worden extra opties weergegeven.
​

​
Mogelijke formaten zijn SumEhr (samengevat dossier), SMF (Software migration format) of PMF (Patient migration format). CareConnect ondersteunt de elektronische uitwisseling van dossiers maximaal. Er is dus geen mogelijkheid om een volledig dossier op papier af te drukken.
​Sumehr v2: Een Sumehr bestand bevat de meest relevante informatie bij een export. Een Sumehr bestand zal bijvoorbeeld kunnen worden opgeladen op Vitalink/Hubs.
​GP Software Migration format: Is bedoeld als export bestand indien u van software pakket zou veranderen. Hierin wordt vrijwel het volledige dossier opgenomen.
​Patient Migration format: Een formaat dat toelaat om dossier te exporteren naar collega's, waarvan u niet weet met welk EMD zij werken.
​Corilus XML: Een formaat, ontwikkeld door Corilus, om dossiers optimaal te kunnen uitwisselen tussen de verschillende EMD's van Corilus.
​Patient Readable Format: Een export van het dossier indien de patiënt bijvoorbeeld buiten België verhuist en zijn/haar dossier wenst mee te nemen.
U kunt dit xml exportbestand op USB-stick meegeven met de patiënt. De patiënt kan dit aan de volgende GMD-arts afgeven, die dit vervolgens kan importeren in zijn gehomologeerd EMD.
​Voor het elektronisch versturen van een PMF-bestand via eHealth kan u deze handleiding volgen.
​
​ Importeer
Bij het openen van de importeer zal een extra tabblad aan het einde toegevoegd worden zolang het dossier geopend staat.
​

​
​Overzicht
Het overzicht van de import toont u de historiek en van welke collega u het dossier heeft ontvangen.
Er zal ook worden weergegeven wanneer u het dossier heeft geïmporteerd.
​
​Nieuw
Om voor een bestaande patiënt een dossier, dat u van een collega heeft ontvangen, te importeren, klikt u op de knop Nieuw.
​

​
U klikt op de knop Selecteer een file om te importeren om het bestand te kiezen.
Voor het klikken op Import onderaan, wees zeker dat dit dezelfde patiënt is. Vergelijk de gegevens. Bekijk hier de volledige handleiding om een patiënt in CareConnect General Practitioner te importeren.
​
​

​
​ Terugbetaling
Bij het openen van de terugbetaling zal een extra tabblad aan het einde toegevoegd worden zolang het dossier geopend staat.
​
​

​
​Overzicht
In het overzicht worden gegevens vanuit Mycarenet automatisch opgehaald via het rijksregisternummer van de patiënt.
Connectie met MyCareNet is mogelijk met:

Via Afdrukken kunt u een etiket (klever mutualiteit) afdrukken met de verzekerbaarheidsgegevens, indien er een labelprinter geconfigureerd is, zie Configuratie - Afdrukken.
​
De up-to-date GMD-gegevens van de patiënt zullen ook automatisch opgevraagd worden bij MyCareNet, bij het openen van het patiëntendossier.
​
Ook hiervoor zijn een aantal voorwaarden, opdat dit correct zou gebeuren:

Het GMD kan overgenomen worden of voor het eerst gecreëerd worden via de knop Creëer. Deze knop is niet altijd zichtbaar indien automatische verlenging van toepassing is.
In onderstaand voorbeeld is er reeds een GMD-houder gekend. De knop Creëer is aanklikbaar om het GMD over te nemen. Extra info wordt altijd in het venster weergegeven.

​

Bij het overnemen of creëren van het eGMD dient u de datum van contact te vermelden en het bijpassende nomenclatuurnummer. Na bevestiging zal een groene tekst verschijnen als antwoord van MyCareNet.

​
​
​Geschiedenis
De geschiedenis van de terugbetaling toont u de historiek van de verzekerbaarheid en GMD-status van de patiënt.
​
​

​
​Zoeken
Als u actief wilt zoeken naar de situatie op een bepaald moment, kan u gebruik maken van de zoekfunctie. Deze zal een zoekopdracht uitvoeren bij MyCareNet.
​
​

​
​ Hoofdstuk IV
Bij het openen van de hoofdstuk IV zal een extra tabblad aan het einde toegevoegd worden zolang het dossier geopend staat.
​
​

​
​Raadplegen
Onder Hoofdstuk IV kan u de terugbetalingen van Hoofdstuk IV geneesmiddelen raadplegen en aanvragen.
Deze informatie wordt rechtstreeks opgevraagd bij MyCareNet, en dus bij de mutualiteiten.

Indien u wilt nagaan welke de goedkeuringen zijn op Vandaag, kunt u best startdatum en einddatum Vandaag selecteren. U kan ook aangeven of u wil zoeken op paragraaf of medicatie.
​
​Aanvragen
Van zodra u een aanvraag doet voor een terugbetaling (zie ook Medicatie), zal de aanvraag in het overzicht verschijnen.
Een aanvraag waar nog geen antwoord voor is van MyCareNet, zal een groene statusbol krijgen. Dit is de aanvraag die verstuurd werd vanuit CareConnect
Als u voor de aanvraag een antwoord heeft ontvangen van MyCareNet, zal dit getoond worden met een geel bolletje.
​Heeft de patiënt geen eID, wat met Hoofdstuk IV?
​
​

​
U kan vanuit het patiëntendossier een nieuwe aanvraag versturen naar MyCareNet. Dit kan vanop het Medicatiescherm, maar ook vanop dit Hoofdstuk IV-scherm.
Bij bepaalde aanvragen zijn bijlagen noodzakelijk. Ook bijkomende formulieren kunnen digitaal ingevuld en ondertekend worden om deze voor de aanvraag digitaal mee te sturen.
​

​
​