Partie administrative du dossier patient

🔗 Source article (Salesforce): Click here

Dans le dossier médical informatisé (DMI), les données administratives (Détails patient), le consentement éclairé et la relation thérapeutique (Gestion des accès), les hubs (Plateformes externes), MyCareNet (Chapitre IV) etc. sont tenus à jour et peuvent être consultés via la roue dentée à côté de la photo du patient.
​
Cliquez sur le titre pour retrouver plus d'info directement dans le manuel :

​

Lorsqu’un dossier est ouvert, la partie administrative est visible en haut à gauche. Elle reprend :
​

​
Lors de l’anniversaire du patient, une icône représentant un gâteau d’anniversaire sera visible à l’ouverture du dossier.
​
​

​
​Les 4 icônes font référence à 3 onglets différents dans CareConnect :
​

​

​
Les dossiers des patients vivant à la même adresse sont affichés sous cette fenêtre. Cliquez dessus pour ouvrir rapidement le dossier du partenaire / enfant(s). L’adresse du domicile doit donc être complète et exactement la même dans les dossiers pour que ces dossiers apparaissent. Voir onglet Détails patient pour plus d’infos.
​
Pour consulter le dossier administratif du patient, cliquez sur l’icône en forme de roue dentée à côté de la photo du patient.
​
Cliquez sur chaque onglet individuellement pour plus d’infos.
​
​

​
Lors de l’ouverture de l’un de ces onglets, une icône additionnelle sera ajoutée à la fin de la liste. S’il n’y a pas assez d’espace pour afficher tous les onglets ouverts, vous pouvez également accéder à l’onglet voulu en ouvrant la vue d’ensemble, ou de la manière connue via la roue dentée à côté de la photo du patient.
​
​

Détails patient
​
Lors de l’ouverture des détails du patient, un onglet supplémentaire sera ajouté à la fin tant que le dossier est ouvert.
​
​

​
​Aperçu
​
Une adaptation légale a été réalisée. La consultation du registre national afin de mettre à jour les données du patient lors de l'ouverture d'un dossier ne se fera plus automatiquement. Cette action peut néanmoins toujours être effectuée manuellement via le bouton Consulter registre national.
​
​

​
L’aperçu des détails du patient est divisé en plusieurs parties : Informations personnelles, Adresse, Informations de contact, Informations complémentaires, Informations DMI et Groupe sanguin.
​
Les champs obligatoires sont marqués d’une *. Pour utiliser les différentes connexions et créer une relation thérapeutique avec le patient, il est nécessaire de remplir l’une des combinaisons suivantes :
​

​
Et autre Séjourne ailleurs (adresse ou institution). Ces informations peuvent être complétées si nécessaire.
​
​

​
Un dossier peut être archivé au décès ou lorsque le patient déménage par exemple.
​
​Rechercher n° NISS/BIS
​
En tant que prestataire de soins, il est possible de créer un numéro BIS si aucun numéro de registre national n’est trouvé.
​
Plateformes externes
​
Lors de l’ouverture de l'onglet 'Plateformes externes', un onglet supplémentaire sera ajouté à la fin tant que le dossier est ouvert.
​
Recherchez des documents, des rapports, des labos,... à partir des réseaux de santé (Hubs).
Un certain nombre d'informations doivent être préconfigurées correctement pour que cette recherche s’exécute correctement.
​
- Certificat e-health configuré
​
- Être en ligne
​
- Hub favori configuré (voir 'Utilisation de l’application')
​
- Les 2 relations thérapeutiques et le consentement éclairé doivent être enregistrés en présence du patient pour effectuer une recherche sur les hubs. Vous pouvez facilement les enregistrer à partir de CareConnect via l'onglet 'Gestion des accès'.
Une RT et un CÉ sont également nécessaires pour d'autres actions ainsi que pour la synchronisation entre CareConnect et Vaccinnet.
​
Si toutes ces informations sont correctement configurées dans CareConnect, vous pouvez cliquer sur le bouton Rechercher depuis l'onglet 'Plateformes externes' afin de récupérer toutes les informations disponibles à partir des hubs.
​
​

​
​Rechercher
​
Cliquez sur 'Rechercher' pour consulter les hubs.
​
​

= Télécharger le document
​

= Ouvre le document pour l’afficher.
Attention : L’ouverture de ce contenu peut se faire de différentes manières, via une fenêtre ou via un lien sur Internet.
​
​

= Intégrer le rapport ou labo dans CareConnect.
​
Il est également possible de consulter le SumeHr du patient.
​
​

​
​Nouveau
​
Il est également possible d’exporter une note de journal, avec ou sans pièce jointe via l’onglet Nouveau.
La date du jour est automatiquement reprise. Entrez du texte libre (maximum 300 caractères) et ajoutez une pièce jointe (rapport, labo) si vous le souhaitez. Indiquez un Tag (Diabète, Nutrition, etc..) et cliquez sur Envoyer.
​
​

​
Gestion des accès
​
Lors de l’ouverture de la 'Gestion des accès', un onglet supplémentaire sera ajouté à la fin tant que le dossier est ouvert.
​
​

​
​

Placez votre curseur sur l’icône Gestion des accès. Vous verrez automatiquement plus d’informations sur le statut des relations thérapeutiques et du consentement éclairé. L’affichage de l’icône indique également toutes les informations nécessaires en un coup d’œil. Cliquez ici pour un aperçu complet des types de vues.
​
​

​
Via Gestion des accès, il est possible d’enregistrer le consentement éclairé (CÉ) et la relation thérapeutique (RT) avec le patient en tant que prestataire de soins. Cette approbation doit être faite par chaque patient individuellement ou par le parent / tuteur d’un enfant. Le consentement éclairé doit être donné par le patient pour le consentement au partage des ses données sur les réseaux (Hubs).
​
La relation thérapeutique ne peut être enregistrée qu’après avoir lu ou rempli les numéros NISS et de carte eID (adulte ou enfant) OU numéros NISS et de carte ISI+ via l'onglet Détails patient.
​
​

​
De plus, il est également intéressant d’enregistrer la relation thérapeutique Hub afin de consulter le système Hubs-Metahub en tant que prestataire de soins et de visualiser les documents électroniques relatifs à la santé du patient et/ou de les intégrer dans votre DMI.
​
​

​
La relation thérapeutique ne peut être enregistrée qu’après avoir lu ou rempli les numéros NISS et de carte eID (adulte ou enfant) OU numéros NISS et de carte ISI+ via l'onglet Détails patient.
​

​
La sélection du hub doit être effectuée lors de la configuration via la roue dentée < Configuration < Utilisation de l’application.
​
​

​
​ Helena
​
​Helena est une plateforme patient qui garantit une communication sécurisée entre le prestataire de soins et le patient. Helena est hébergée dans un environnement certifié ISO27001 avec des données cryptées. Découvrez les nouvelles fonctionnalités d’Helena via https://fr-info.helena.care/nouveautes-dans-helena.
​
​Communiquer et partager numériquement des documents, des prescriptions et des paramètres via Helena.
​
Vous souhaitez utiliser la plate-forme Helena ? Consultez quelques liens intéressants et un manuel pour démarrer avec Helena.
​
Les médecins généralistes / titulaires d’un DMG ont la possibilité de créer un compte sous mandat via CareConnect GP. La création d’un compte par mandat peut se faire directement dans le dossier du patient, même si le mandataire n’a pas encore de compte. Le mandataire doit alors activer son compte dans un délai de 2 semaines pour accepter la demande de procuration.
​
Possibilité pour:

La création d’un compte sous mandat peut également être appliquée pour les familles où les partenaires qui ont un numéro de GSM commun, par exemple, puisqu’un numéro unique est nécessaire pour créer un compte sous votre propre gestion. L’adresse e-mail peut, quant à elle, être partagée.
​
Vous souhaitez réinitialiser un compte Helena et le convertir en compte sous mandat ? C'est possible grâce à la prise en charge de l’activation du patient. L’accès est donc retiré et un mandataire peut être accordé de cette manière.
​
En plus de créer un compte Helena, il est également possible en tant que médecin généraliste de gérer les droits d’accès tels que les droits de lecture et d’écriture du patient. Le patient disposant d’un compte sous sa propre direction peut également accorder ces droits en saisissant le numéro de registre national et l’adresse e-mail de son choix via les paramètres de son compte Helena.
​
​

​
En tant que prestataire de soins, vous avez la possibilité de suivre les paramètres avec l’approbation du patient.
​
​

​
Démarrer une consultation vidéo via Helena. Vous ou votre patient avez des problèmes avec l’image ou le son lors d’une consultation vidéo ? Veuillez vous référer à cet article.
​
​

​
​ Sumehr
​
L’exportation du résumé du dossier médical du patient ou Sumehr peut, tout comme le schéma de médication, être automatiquement mis à jour.
​
Quelles informations sont incluses dans le Sumehr, comment se passe l’exportation et quelles sont les conditions ? Retrouvez les réponses dans cet article.
​
​

​
​Accès aux dossiers
​
Dans chaque dossier, il est possible d’adapter les droits d’accès. Par exemple, il est possible de refuser aux soignants ou aux collègues remplaçants l’accès à votre propre dossier personnel ou, par exemple, aux dossiers des membres de votre famille. Toutes les licences utilisateur n’ont pas les mêmes droits d’accès à un dossier. Par exemple, les droits d’un bénévole sont plus limités que ceux d’un assistant médical. Consultez ici les possibilités de gestion des droits d’accès.
​
​
​ Exportation
​
Lors de l'ouverture de l'exportation, un onglet supplémentaire sera ajouté à la fin tant que le dossier restera ouvert.
​
​

​
​Aperçu
​
L'aperçu vous montre un historique des données exportées du dossier. En d'autres termes, quel type de fichier et, vers quel destinataire.
​
​Nouveau
​
Pour exporter le dossier, cliquez sur le bouton Nouveau.
Dans la liste, choisissez le format dans lequel vous voulez créer le fichier.
​
​

​
Des options supplémentaires s'affichent en fonction du format sélectionné.
​
​

​
CareConnect soutient autant que possible l'échange électronique de dossiers. Il n'y a donc pas de possibilité d'imprimer un dossier complet sur papier.
​
Les formats possibles sont :
​

Un Sumehr contient les informations les plus pertinentes du dossier patient et sera exporté sur votre hub de référence.
​

Le SMF est un format qui vous permet d'exporter des dossiers vers des collègues, peu importe le DMI avec lequel ils travaillent et contient la quasi-totalité du dossier (moins utilisé).

Le PMF est un format qui vous permet d'exporter des dossiers vers des collègues, peu importe le DMI avec lequel ils travaillent. C'est le format le plus utilisé pour transférer le dossier d'un patient d'un logiciel à un autre.
​

Un format développé par Corilus pour optimiser l'échange de dossiers entre les différents DMI de Corilus.
​

Exportation du dossier si, par exemple, le patient déménage hors de Belgique et souhaite emporter son dossier avec lui. En effet, cet format exporte tous les documents et labos, ainsi qu'un résumé du dossier patient, en format PDF et donc lisible par le patient.
​
Ce fichier peut donc être exporté sur la clé USB du patient, peu importe le format sélectionné (excepté le SumEhr). Le patient peut ensuite le donner à son futur médecin titulaire du DMG, qui peut alors l'importer dans son logiciel homologué.
​
​Pour envoyer un fichier PMF par voie électronique, veuillez suivre ce guide.
​
​ Importation
​
Lors de l'ouverture de l'onglet 'Importation', un onglet supplémentaire sera ajouté à la fin tant que le dossier est ouvert.
​
​

​
​Aperçu
​
L'aperçu vous montre l'historique d'importation ainsi que le collègue qui vous a transmis le dossier.
Il vous indiquera également quand vous avez importé le dossier.
​
​Nouveau
​
Pour importer le dossier reçu d'un collègue pour un patient déjà existant dans votre CareConnect, cliquez sur le bouton Nouveau.
​
​

​
Cliquez sur Sélectionner le fichier à importer pour choisir le fichier. Avant de cliquer sur Importer en bas, assurez-vous qu'il s'agit du même patient en comparant les données. Consultez ici le manuel complet pour importer un patient dans CareConnect GP.
​
​

​
​ Remboursement
​
Lors de l'ouverture de l'onglet 'Remboursement', un onglet supplémentaire sera ajouté à la fin tant que le dossier est ouvert.
​
​

​
​Aperçu
​
Dans l'aperçu, les données d'assurabilité et eDMG seront automatiquement récupérées de MyCareNet à la date du jour.
​
Pour obtenir l'assurabilité, deux conditions sont requises :
​

Via Imprimer, vous pouvez imprimer une vignette reprenant les données d'assurabilité, si une imprimante à étiquettes a été configurée, voir Configuration - Impression.

Afin d'obtenir les données eDMG du patient, deux conditions supplémentaires sont nécessaires :

​eDMG : Adaptation des modalités de paiement et prolongations

Si le patient ne dispose pas d'un DMG chez vous, vous pouvez le créer/reprendre via Créer.
​
​

​
​Historique
​
L'historique de remboursement vous montre l'historique de l'assurabilité et du statut eDMG du patient.
​
​

​
​Rechercher
​
Si vous désirez rechercher le statut à un moment précis, utilisez la fonction de recherche. Une requête sera alors envoyée à MyCareNet.
​
​

​
​ Chapitre IV
​
En ouvrant le chapitre IV, un onglet supplémentaire sera ajouté à la fin tant que le dossier est ouvert.
​
​

​
​Consulter
​
Sous le chapitre IV, vous pouvez consulter et demander le remboursement des médications du chapitre IV.
Ces informations sont directement récupérées de MyCareNet, et donc aux mutualités.
​

Si vous souhaitez vérifier les accords actuels, sélectionnez la date de début et la date de fin égale à aujourd'hui. Vous pouvez également préciser si vous souhaitez effectuer une recherche par paragraphe ou par médication (Intervalle de la recherche maximum 1 an).
​
​Demander
​
Dès que vous faites une demande de remboursement (voir aussi Médication), la demande apparaît dans l'aperçu.
​
Les demandes sont représentées par une boule verte, les réponses de MyCareNet par une boule jaune.
​
Vous recevez un message d'erreur lors d'une demande ou d'un renouvellement du chapitre IV ? Plus d'info dans cet article.
​Si le patient n'a pas d'eID, qu'en est-il du Chapitre IV ?
​
​

Vous pouvez envoyer une nouvelle demande depuis le dossier du patient vers MyCareNet. Cela peut se faire à partir de l'onglet Médication, mais aussi à partir de cet onglet du Chapitre IV.
​
Certaines demandes nécessitent des pièces jointes. Les formulaires supplémentaires peuvent également être remplis numériquement et signés pour les envoyer avec la demande.
​
​